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Supporto OCLC

View Shared Print retention commitments

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Learn how to view Shared Print commitments in FirstSearch, WorldCat Discovery, WorldShare Collection Manager, WorldShare Record Manager, and via the WorldCat Metadata API.

Overview

You can search for your library's Shared Print commitments using your OCLC symbol in the Shared Print Institution (sh:) index. This index is available in WorldCat Discovery, WorldShare Collection Manager, and WorldShare Record Manager.

When you search the Shared Print Institution index, WorldCat records for items that your library has committed to retain are retrieved. The 583 retention note is not visible in the bibliographic record display, because it is part of the library's local holdings record (LHR).

Although FirstSearch does not include the Shared Print Institution index, it does allow you to view your library's Shared Print commitments through various access points.

See OCLC Shared Print Solutions: Functionality across services for more information about accessing Shared Print commitment information available to your library through OCLC services.

FirstSearch

The FirstSearch interface provides multiple points of access to review retention commitments.

Search for records with Shared Print commitments

There are two options available to search for records with Shared Print commitments: a basic bibliographic record search or an advanced bibliographic record search.

Ricerca di base

  1. Sign in to FirstSearch.
  2. Select a database from the Search in database drop-down list.
  3. Enter one or more search terms in any of the following index form fields:
     Note: If you are searching for an exact phrase, enclose the phrase in quotes.
    • Keyword - Includes information from Authors, Titles, Subjects, Notes, and ISBNs. Use this index if you are unsure of the correct title or subject.
    • Author - Includes authors of books, actors and directors of movies, and company names.
    • Title - Includes words from the title and translated or variant forms of titles.
    • ISBN - Includes publishing industry standard 10- or 13-digit identifiers for books, videos, and sound recordings.
    • Year - This index can be searched for an individual year or for ranges of years.
       Note: It cannot be searched without at least one other index.
  4. Click Search. The brief records in the search results will indicate whether the title has a retention commitment and if it does, the number of libraries that have retention commitments on the record.
    Brief records in basic search results list - Example
    Brief records in basic search results list

Ricerca avanzata

  1. Sign in to FirstSearch.
  2. Click the Advanced Search tab.
  3. Enter one or more search terms into the first Search for: box. If you are searching for an exact phrase, enclose the phrase in quotes.
  4. Indexes are displayed in the box to the right of your search term. Click the drop-down list box to see all available indexes. Then, select the index in which you expect to find these terms. By default, the Keyword index is selected.
  5. (Optional) Type search terms in the second and third Search for: box as needed.
    1. Choose the indexes for the second and third search strings.
    2. Browse the indexes if you would like to verify the correct spelling and format for any of your search terms. To access the Browse indexes feature, click the Index button (Index button) to the right of each drop-down index box.
    3. Select Boolean operators (AND, OR, and NOT) to combine the search strings entered in the second or third boxes.
    4. Select limits if you want to narrow your search. In an advanced search, you can limit by Year. Other available limits vary by database. For more information on limits, see Refine an advanced search.
      • Year format = yyyy (for a year range use yyyy-yyyy)
  6. Select Shared Print commitments only from the Limit availability to: area. This limiter will return any record matching the search term(s) with one or more Shared Print commitment.
    Enabled Shared Print commitments only limiter - Example
    Enabled Shared print commitments only limiter
  7. Click Search. All brief records in the search results will indicate that the title has a retention commitment and the number of libraries that have retention commitments on the record.
    Brief records in advanced search results list - Example
    Brief records in advanced search results list

View local holdings information

  1. Sign in to FirstSearch.
  2. Eseguire una ricerca di base o avanzata.
  3. From the search results list, click the title of an item to open the WorldCat record.
    WorldCat record in FirstSearch - Example
    WorldCat record in FirstSearch
  4. From the record screen, click Libraries worldwide that own item under Get This Item to open the Holdings display screen. The Holdings display screen provides a list of all libraries that own the title and indicates which libraries have committed to retain it.
    Holdings display screen - Example
    Holdings display screen
  5. Click Committed to Retain under the Shared Print Commitment column to view local holdings details related to Shared Print from the associated MARC record. These details are based on data included in the 583 subfields of the library's local holdings record.
    Local holdings details in FirstSearch - Example
    Local holdings details in FirstSearch

WorldCat Discovery

You can search for local holdings records with Shared Print retention commitments in WorldCat Discovery.

Ricerca di base

  1. Navigate to your library's WorldCat Discovery URL. Your library's WorldCat Discovery URL will have the following format: https://xxx.on.worldcat.org. Replace xxx with your library's identifier.
  2. Enter sh:your library's OCLC symbol (e.g., sh:tawms) in the search box to search the Shared Print Institution index.
  3. Click the search button (WorldCat Discovery Search button) or press <Enter>. Results are returned for all bibliographic records with associated LHRs containing the Shared Print holding type flag for your institution.
  4. From the results list, click the title of a bibliographic record to display LHRs with the Shared Print commitment. The bibliographic data screen opens.
  5. From the bibliographic data screen, scroll down to the Check Availability section. You will find a retention commitment note under your library's holdings.
    Bibliographic data screen > Check Availability section with retention commitment note - Example
    Retention commitment note in WorldCat Discovery

API dei metadati di WorldCat

Libraries that maintain an OCLC Cataloging subscription may access the Metadata API to search and retrieve WorldCat bibliographic records and holdings information for Shared Print monograph and serials records. For more information about using OCLC's Metadata API, see WorldCat Metadata API.

WorldShare Gestione Collezioni

You can create a query collection in WorldShare Collection Manager to output MARC records that include the 583 retention note. For your query, enter one of the following:

  • Individual libraries - sh:Library's OCLC symbol (e.g., sh:OCWMS) to search for a specific OCLC symbol.
  • Groups
    • sg:Your GAC group symbol (e.g., sg:ILLD) to return commitments made by group members to any group your institution is participating in. See the Shared Print Group index for more information.
      Or
    • l8:Your archiving name (e.g., l8:WEST) to return commitments made by group members to your Shared Print program. See the LHR Shared Print index for more information.

You will also need to select a collection type for your query.

  • Select One-time delivery to receive a file of records for the WorldCat query collection once. The One-time delivery option is output daily.
  • Select Ongoing delivery to receive records on an ongoing basis, and then select an output schedule:
    • Daily (default)
    • Settimanale
    • Mensile
    • Trimestrale

To download your MARC records:

  1. In the WorldShare interface, navigate to Metadata > My Files > Downloads.
  2. Locate the file you want to download. Files will include an .mrc extension.
  3. In the Action column, click Download. The report will automatically download to your computer.

Gestione record WorldShare

You can search for local holdings records with the Shared Print holding type flag in WorldShare Record Manager.

Update user preferences

Le preferenze dell'utente devono essere aggiornate per visualizzare le partecipazioni alla stampa condivisa in Record Manager. Se le preferenze non sono aggiornate, non sarà possibile cercare con successo i titoli di Shared Print.

  1. Accedere a Record Manager. 
  2. Fare clic su Preferenze utente.
  3. Aprire la fisarmonica Ricerca - Base.
    1. Nella scheda LHRs, selezionare la casella di controllo Stampa condivisa in Visualizza informazioni nei risultati della ricerca.
  4. Aprire l'accordion Lavorare con i record.
    1. Nella scheda LHRs, selezionare la casella di controllo Stampa condivisa in Visualizza informazioni nei record.
  5. Fare clic su Salva.

Cerca i record di stampa condivisa della tua biblioteca

Una volta aggiornate le preferenze dell'utente, è possibile cercare i record di stampa condivisi utilizzando tre diverse opzioni: una ricerca avanzata di record bibliografici, una ricerca per indice o una ricerca per nota d'azione dei record di posseduti locali.

Ricerca avanzata

  1. Accedere a Record Manager.
  2. Fare clic su Ricerca avanzata sotto la casella di ricerca.
  3. Selezionare quanto segue:
    1. Ambito di ricerca: Tutti i WorldCat
    2. Indice/i: Selezionare Istituzione di stampa condivisa (sh:) dall'elenco a discesa. L'indice Shared Print Institution cerca un simbolo OCLC specifico. 
    3. Casella di ricerca: Inserire il simbolo OCLC della propria biblioteca.
    4. (Facoltativo) Ripetere i passaggi b e c per cercare più simboli OCLC alla volta.
    5. Fare clic su Cerca. I risultati vengono restituiti per tutti i record bibliografici con LHR associati che contengono il flag del tipo di partecipazione Shared Print per la vostra istituzione.
      Finestra di dialogo della ricerca avanzata - Esempio
      Advanced search dialog window in Record Manager
  4. Fare clic sul titolo di un record bibliografico per visualizzare le LHR con la colonna Stampa condivisa che specifica le LHR con il flag di tipo holding (Sì).
    Record bibliografico con la colonna LHR Shared Print visualizzata - Esempio
    Bibliographic record with LHR Shared Print column displayed

Ricerca per indice

  1. Accedere a Record Manager.
  2. Selezionare quanto segue:
    1. Tipo di dati: Record bibliografici
    2. Ambito di applicazione: Tutti i WorldCat
    3. Indice: Parola chiave
    4. Termine/i: Inserire il simbolo OCLC di sh:Library (ad esempio, sh:OCWMS).
      Ricerca per indice - Esempio
      Index search example
  3. Fare clic su Cerca. I risultati vengono restituiti per tutti i record bibliografici con LHR associati che contengono il flag del tipo di partecipazione Shared Print per la vostra istituzione.

Ricerca dei registri delle aziende locali

  1. Accedere a Record Manager.
  2. Selezionare quanto segue:
    1. Tipo di dati: Registri delle aziende locali
    2. Ambito di applicazione: I miei LHR
    3. Indice: Nota d'azione
    4. Termine(i): Inserire l'impegno a mantenere
  3. Fare clic su Cerca.
    Risultati della ricerca dei registri delle aziende locali - Esempio
    Local Holdings Records search results
  4. Fare clic sul titolo per visualizzare il record bibliografico.
    Oppure
    Fare clic sul link del numero di chiamata per visualizzare il LHR.

Ricerca di record di stampa condivisi in tutto il gruppo

È possibile cercare i record di stampa condivisa posseduti dalle biblioteche del proprio gruppo cercando il simbolo del gruppo. La ricerca si limita ai record bibliografici per i quali i membri di un gruppo profilato hanno creato LHR con il flag del tipo di partecipazione Shared Print.

Potreste voler effettuare una ricerca all'interno del vostro gruppo per determinare se avete bisogno di conservare un titolo o se un titolo è già stato conservato da un'altra biblioteca del vostro gruppo.

Ricerca avanzata

  1. Accedere a Record Manager.
  2. Nel campo di testo Termine/i, inserire una delle seguenti ricerche:
    1. Inserite sg:Il simbolo del vostro gruppo GAC (ad esempio, sg:ILLD) per restituire gli impegni assunti dai membri del gruppo a qualsiasi gruppo a cui partecipi la vostra istituzione. Per ulteriori informazioni, vedere l'indice del Gruppo di stampa condiviso.
    2. Immettere l8:Il proprio nome di archiviazione (ad esempio, l8:WEST) per riportare gli impegni presi dai membri del gruppo al programma di stampa condiviso. Per ulteriori informazioni, consultare l'indice della stampa condivisa LHR.
  3. Fare clic su Cerca. I risultati vengono restituiti per tutti i record bibliografici del gruppo.