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Learn about the Check in screen and how to perform a standard check in using WorldShare Circulation.

Check in screen

The check-in screen allows you to check in items and control printing preferences, view instructions for processing items, and more. Options to make it easier to process materials include:

  1. View alerts and other messages about items that you have checked in.
  2. Choose to close the Settings accordion to gain more screen space for your work.
  3. Select items in the data grid (table) and use the bulk processing buttons to print or email one or more receipts.
  4. Print individual receipts for holds, schedules, and routing by clicking the print option for each applicable row in the data grid (table).
  5. View the date and time that an item was checked in along with any backdated date and time used during processing.

Circulation_modernized_Checkin.png

Check in settings 

The options in the Settings accordion allow you to customize your check-in options.

 Note: Your selected Settings will be retained for your current session only; when you log off or clear your browser cache, the system will no longer remember your choices. 

Circulation_modernized_Checkin_settings.png

Session settings

Use the Session settings section to choose the appropriate processing mode, your current service location within your branch, and a backdated date for processing materials that were on loan where appropriate.

 Note: Your selected Session settings will be retained for your current session only; when you log off or clear your browser cache, the system will no longer remember your choices. 

Settings include:

Modalità Check in

Select the appropriate processing mode. Options include:

  • Automatic (default): Use for normal transactions. Auto mode performs all of the normal actions associated with check-in (removes the item from the patron record, triggers a hold, sends the item to a shelving or pickup location, etc.).
  • Non loan return: Use to check in items that were used, but not checked out (items from the reference collection, items that are on reserve, or items found in a reading room). This mode updates the item’s Soft Issued Count on the item Statistics screen.
  • Inventario: Si usa quando si effettua un inventario (ad esempio, si esegue una lettura degli scaffali e si scansionano i codici a barre degli articoli presenti). Questa modalità aggiorna il conteggio degli articoli inventariati e la data dell'ultima inventariata nella schermata delle statistiche dell'articolo. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Inventario.
  • Delete hold: Use to delete a hold on an item that is on the pickup shelf, but has not yet expired. This mode checks the item in and cancels the hold for the patron that had been notified that the item was ready for pickup.
Branch location

Select the current service location within your branch. Optionally update an item's last seen statistics to specify a location inside a branch while checking the item into the system.  The system will continue to fulfil holds and item schedules if the item is checked in at the pickup branch. 

  • Use the Edit Location button to select the appropriate branch from the resulting drop-down list. Select Update to update the location.
  • Se la biblioteca ha più di un punto di ritiro per filiale, si consiglia di effettuare il check-in degli articoli nel punto di ritiro specificato per garantire che il rapporto Clear Hold Shelf possa elencare gli articoli in ogni punto. Il rapporto Clear Hold Shelf fornisce l'ultima posizione di ciascun articolo.
    •  Nota: il check-in di un elemento da qualsiasi altra interfaccia imposta le statistiche di ultima visualizzazione dell'elemento solo a livello di filiale. Qualsiasi posizione di filiale o valore di testo libero registrato in precedenza verrà rimosso. Questo include il check-in e l'estrazione degli articoli con Digby, la restituzione dei libri con RFID e le macchine di smistamento.
  • Any user with a Circulation or Student Worker role can set a Branch Location from the Check In screen.  By default, the current Branch will display. To specify a more exact location for the check in, use the Edit location button to open the editing options.
Backdated date

Select a backdated date for processing materials where appropriate. Select Edit date to alter the date information for the check in. 

  • La retrodatazione della data di consegna degli articoli eliminerà le multe maturate dal cliente dopo tale data.  Tra i motivi che giustificano la retrodatazione vi sono le emergenze della struttura, le chiusure per maltempo o i giorni di servizio del personale. 
    •  Nota: per evitare di dover retrodatare la data di check-in, inserire gli orari regolari e speciali nel Registro WorldCat.  Per ulteriori informazioni, consultare gli orari di apertura.  
  • To backdate for processing items:
    1. Click the Edit date button.
    2. Select the desired date.
    3. Optional. Select the timeframe for the new check in time. 
    4. Click OK. 
    5. La finestra si chiude e il sistema visualizza la data selezionata.
      • La data di check-in specificata rimane in vigore fino a quando non viene modificata.
    6. Dopo aver specificato la data e l'ora, selezionare gli elementi da retrodatare. 

Impostazioni di stampa

Control how receipts are generated with the Print Settings section. Choose different options for each type of receipt. For example, select network printing for hold and scheduling receipts while sending routing slips to a point-of-sale (POS) printer and using email for loan returned confirmations (previously called the Check In Receipt).

 Note: Your selected Print settings will be retained for your next session, regardless of which machine or browser you used.

  •  If using point-of-sale (POS) printers, you may need to select your POS printer each time you change workstations or install or rename a printer.

Select to use a Network printer or Do Not Print for the below slips:

  • Hold and schedule slip
  • Routing slip
  • ILL shipping slip

Determine to email, print, or not print the Loan returned confirmation.

When using a network printer, choose if the system should display the print preview modal (dialog box) immediately after you check in the item. If you would prefer to print paperwork when you are done checking in multiple items, you can deselect the Show preview immediately after Check in option to avoid being disrupted as you scan items. Regardless of your selection for the Show preview option, you may print receipts for items that you have already scanned by using the new options in the data grid (table) of processed items to print individual receipts or to batch print receipts.

  • Le ricevute utilizzano l'indirizzo e-mail fornito nella scheda del cliente.
  • Se non c'è un indirizzo e-mail nel record del patrono, il campo E-mail sarà vuoto. Per inviare al mecenate una ricevuta via e-mail, è necessario aggiungere il suo indirizzo e-mail al suo record di mecenate e quindi inviare nuovamente la ricevuta.
  • Se il cliente desidera che l'e-mail venga inviata a un indirizzo e-mail diverso, è possibile modificare l'indirizzo e-mail nella finestra Anteprima e-mail.
  • La modifica dell'indirizzo e-mail nella finestra Anteprima e-mail non modifica l'indirizzo e-mail nel record del patrono.

Per ulteriori informazioni sulle ricevute, vedere Ricevute di circolazione.

Check-in standard

  1. Nel pannello di sinistra fare clic su Check In.
  2. La modalità di controllo predefinita deve essere Auto.
  3. Opzionale. Impostare la posizione della filiale su un luogo di prelievo specifico.  Vedere Impostazione della posizione della filiale al momento del check-in.
  4. Selezionare un'opzione di ricezione.
  5. Scansionare o inserire il codice a barre nel campo Codice a barre dell'articolo. Se si usa uno scanner, di solito legge ed elabora il check-in a ogni scansione. Se si digita il codice a barre, è necessario premere Invio o fare clic sul pulsante Check In.
  6. Eseguire la scansione o digitare altri elementi.

Ogni articolo viene visualizzato nell'elenco Check In, con il nome del cliente a cui è stato prestato.

 Nota: la colonna Azione indica la prossima operazione da eseguire con l'elemento.

Se è stata scelta l'opzione di stampa e l'articolo deve essere trattenuto o instradato, viene stampata la distinta di trattenimento o instradamento. Se è stata selezionata l'opzione e-mail, viene visualizzata la finestra Anteprima e-mail.

(Opzionale). Fare clic su Cancella per cancellare l'elenco degli articoli restituiti dalla schermata Check In.

Come configurare le colonne

 Nota: le preferenze vengono mantenute per l'account utente.

È possibile scegliere le colonne che appaiono nella schermata Check In.

  1. On the right side of the screen, click the Show columns button  Worldshare_Circulation_Show_columns.png.
  2. Nella finestra Mostra colonne, selezionare o deselezionare le colonne che si desidera mostrare o nascondere. 
    • Le colonne selezionate o deselezionate vengono mostrate o nascoste.
    • Select Hide All to hide all the column headings from display. 
    • Le informazioni sul numero di copia vengono visualizzate solo per gli articoli LHR creati o aggiornati dopo il 18 settembre 2022.
  3. Chiudi la finestra di dialogo facendo un clic altrove.

Run time: 4:46

In questo video viene illustrato come effettuare il check-in dei materiali, compresa la stampa o l'invio via e-mail di una ricevuta di check-in e l'elaborazione di articoli che soddisfano una richiesta o che devono essere inoltrati a un'altra filiale.