Importa i dati della fattura dal file EDIFACT

Dati fattura EDIFACT

Le seguenti informazioni devono essere incluse nel file di dati della fattura ricevuto dal fornitore.

Nota: sebbene la prima colonna elenchi i campi WorldShare Acquisitions, i campi sono elencati nell'ordine in cui si trovano nel file EDIFACT.

Dati fattura EDIFACT - Tabella

Elemento in Acquisizioni	EDIFACT	Descrizione	Esempio
Numero fattura	BGM	Questo è un elemento obbligatorio e viene utilizzato insieme alla Data di fatturazione per abbinarlo a una fattura esistente o, se non viene trovata alcuna fattura, per crearne una nuova. 380 (fattura) e 38A (fattura per piani) sono gli unici tipi di fattura supportati. 9 (originale) e 43 (copia) sono le uniche funzioni di fatturazione supportate.	Valido BGM+380+inv122+43'   Non valido BGM+381+inv521488". BGM+380+inv665887+46'
Data fattura	DTM	Questo è un elemento opzionale ma consigliato. Viene utilizzato insieme al numero di fattura per corrispondere a una fattura esistente oppure, se non viene trovata alcuna fattura, crea una nuova fattura. La data della fattura deve essere nel formato AAAAMMGG. If this field is not present, today’s date will be used for the Invoice Date. 137 (data messaggio) è l'unico tipo supportato.	Valido DTM+137:20131029:102'   Non valido DTM+131:20130911:102' DTM+137:2013-09-11:102'
Valuta	CUX	La valuta è un elemento opzionale ma consigliato. Se fornito, deve corrispondere a un codice ISO 4217 alfabetico. In caso contrario, il sistema utilizzerà la valuta predefinita del fornitore. 2 (valuta di riferimento) è l'unico tipo supportato.	Valido CUX+2:EUR:4' CUX+2:USD:4'   Non valido CUX+2:EUR:10'
Sconti, costi di servizio e spedizione a livello di fattura	ALC (parte dell'intestazione)	È un elemento opzionale. Deve essere un importo monetario e deve essere presente nell'intestazione EDIFACT, anziché nel riepilogo. Se è un limite, viene immessa come riga di credito non bibliografica con un importo negativo. Se si tratta di un addebito, viene inserito come voce di debito non bibliografica. La descrizione dell'item è determinata dal codice del servizio speciale.	Valido ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' MOA+8:140'   Non valido ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' PCD+3:12.5:13'
Imposte a livello di fattura	IVA (parte dell'intestazione)	È un elemento opzionale. Deve essere un importo monetario e deve essere presente nell'intestazione EDIFACT, anziché nel riepilogo. È stata inserita come riga di debito non bibliografica.	Valido TAX+7++++++' MOA+124:10,5'   Non valido TAX+7+VAT+++:::17.5+S'
Quantità	QTÀ	Questo è un elemento obbligatorio. La quantità deve essere uguale alla quantità di copie non fatturate sulla voce d'ordine. 47 (quantità fattura) è l'unico tipo supportato.	Valido QTY+47:1' QTY+47:3'   Non valido QTY+1:1'
Prezzo unitario	PRI	This is an optional but recommended element. If not provided, the price from the order item is used. AAA (Prezzo netto), AAB (Prezzo lordo) e AAF (Prezzo informazioni) sono gli unici tre tipi supportati. Se vengono forniti più prezzi di tipo diverso, verrà utilizzato per primo il prezzo di tipo AAF, poi il prezzo di tipo AAA e infine il prezzo di tipo AAB. Quando viene utilizzato il prezzo di tipo AAA, i costi di servizio a livello di articolo, gli sconti o le spese di spedizione non verranno elaborati. Quando viene utilizzato il prezzo di tipo AAF, gli oneri di servizio a livello di elemento, gli sconti, le tasse o le spese di spedizione non verranno elaborati. Quando viene utilizzato il prezzo di tipo AAB, verranno elaborati costi di servizio, sconti, tasse e spedizione a livello di elemento.	Valido PRI+AAB:57 PRI+AAA:46,74 PRI+AAF:11.65'   Non valido PRI+AAE:11,65'
Identificativo riferimento linea d'ordine (per corrispondenza)	RFF	Questo è un elemento obbligatorio e viene utilizzato per corrispondere a una voce d'ordine esistente. Deve essere di tipo SLI o LI. Il tipo SLI verrà confrontato con il numero linea d'ordine fornitore, che è un identificatore fornito dal fornitore per l'item nell'ordine. (Questo può essere inserito manualmente nel sistema o importato usando un file MARC nel campo 981 $z.) Il tipo LI verrà confrontato con il numero linea d'ordine, che è l'identificativo generato dal sistema per l'item nell'ordine.	Valido RFF+LI:PO-2014-1-1' RFF+SLI:99954978355'   Non valido RFF+SNA:954872665' RFF+LBO:887458932'
Imposte a livello di riga	IVA (parte del dettaglio)	È un elemento opzionale. Sono consentiti solo valori percentuali.  Nota: È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad es. 7,745%). I valori percentuali con quattro cifre decimali saranno arrotondati a tre cifre decimali (ad esempio, 7,7454% sarà arrotondato a 7,745%). Per impostazione predefinita, il valore percentuale ha due cifre decimali a meno che non venga immessa una terza cifra decimale.	Valido IMPOSTA+7++++:::17,5+S".   Non valido TAX+7+VAT+++::::+S". MOA+56:10,5'
Sconto a livello di linea, costi di servizio e spedizione	ALC (parte di dettaglio)	È un elemento opzionale. Solo valori percentuali sono consentiti per Sconti o sconti e devono essere contenuti nell'elemento PCD. Per Costi di servizio e Spedizione sono consentiti solo valori monetari. Il fatto che un addebito sia considerato un Costo di servizio o un costo di spedizione è determinato dal codice del servizio speciale.	Valido ALC+C++++BJ::28' MOA+8:140' ALC+A++++DI' PCD+3:10'   Non valido ALC+A++++DI' MOA+8:140'

Note durante la configurazione dell'importazione dei dati della fattura

• You can choose to import service charges at the invoice level, at the item level, or both.
  • I costi di servizio a livello di articolo saranno inclusi nella voce della fattura.
  • Gli addebiti di servizio a livello di fattura creeranno una voce di fattura non bibliografica per questi addebiti.
• Per importare i costi di servizio a livello di articolo, è necessario utilizzare un prezzo di tipo AAB (vedere la tabella sopra).
• L'importo totale dei costi di servizio viene diviso per la quantità di articoli per calcolare automaticamente i costi di servizio per unità.
  • Se è divisibile in parti uguali, il numero risultante verrà inserito come costo unitario del servizio.
  • Se non è divisibile in modo uniforme, l'impostazione dei costi di servizio verrà modificata in totale e l'importo dell'elemento pubblicitario verrà inserito nel campo costi di servizio.
• Se la fattura contiene imposte sui costi di servizio diverse da zero (separate dalle imposte per l'articolo stesso), l'importo dell'imposta verrà calcolato per l'intero articolo e importato come valore totale in Imposta 1.
  • Se viene fornita solo una percentuale per un'imposta sul servizio, l'importo effettivo dell'imposta viene calcolato in base alla percentuale e aggiunto agli altri valori dell'imposta forniti per calcolare l'importo totale dell'Imposta 1.
• Le imposte a livello di articolo possono essere importate solo come percentuale, non come importo.
• Il processo di importazione della fattura fatturerà l'ordine più recente con lo stesso numero di articolo d'ordine fornitore.
  • If there are order items from separate subscription chains (i.e., groups of order items that have been renewed from the previous order item), the system will throw an error and the user will have to remove the vendor order item number from one of the chains.

Carica file dati fattura (EDIFACT)

 Nota: è possibile caricare fino a 100 fatture quando si importano fatture EDIFACT.

1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Fornitori.
2. Cerca il fornitore di cui stai importando i dati.
3. Nei risultati della ricerca fornitore, fare clic sul nome del fornitore.
4. Nel record del fornitore, fare clic sull'icona Partner Exchange Services.
5. Fare clic su Carica file.
6. Nella finestra di dialogo Importa dati, dall'elenco Tipo, selezionare Importa dati fattura (EDIFACT).
7. Fare clic su Scegli file. Individuare il file della fattura sul computer e fare clic su Apri.
8. Dall'elenco a discesa Gestione delle imposte, selezionare un metodo di calcolo delle imposte.
   1. Costo dell'articolo - Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale di imposta per il prezzo.
   2. Tax item, service charge, and shipping cost - Calculates tax amount by multiplying tax percentage by the price, service charges, and shipping costs
   3. Include le tasse nei costi - Calcola l'importo delle tasse considerandolo come incluso nel prezzo, costi di servizio e spedizione
9. Fare clic su Carica.
10. Il sistema conferma che il file è stato caricato.
11. Fare clic su Annulla o sulla x nell'angolo in alto a destra per chiudere la finestra Importa dati.
12. Se si sta importando anche un file MARC pronto per lo scaffale, seguire le istruzioni riportate in Importazione di dati di fatture e dati pronti per lo scaffale da un file MARC.

Esaminare la fattura e le voci della fattura

Il file caricato viene visualizzato nella prima riga del Log di elaborazione. Se il file non viene visualizzato nella tabella, fare clic sul pulsante Aggiorna button () sopra la tabella. Dopo aver caricato il file, riceverai anche un'e-mail con i dettagli di importazione del file.

1. Il sistema crea una fattura in base ai dati importati.
2. La colonna Dettagli si collega alla fattura creata come risultato del caricamento. Nella colonna Dettagli dell'importazione della fattura, fare clic sul collegamento Fattura:. Questo ti porterà alla fattura con gli articoli già aggiunti.
   • Gli importi degli articoli, gli sconti, le spese di servizio e le imposte verranno inseriti se inclusi nel file di dati della fattura.
   • Riceverete anche una notifica via e-mail che vi indicherà lo stato dell'importazione e di ciascun articolo. Il testo dell'e-mail è visualizzabile anche nella colonna Dettagli del registro di elaborazione.
   • Se nella fattura EDIFACT importata c'è una voce per la quale non esiste una voce d'ordine corrispondente in Acquisizioni, sia in base al numero di voce d'ordine (RFF+LI) sia in base al numero di voce d'ordine del fornitore (RFF+SLI), la voce non verrà importata e verrà visualizzato un errore nell'e-mail di notifica.
3. Per pagare la fattura, passare a Paga fattura.