Mahnungen für mehrere Zweigstellen

Dezentrale Mahnungen

In dieser Variante mahnt jede Zweigstelle selbst.

Für den Mahndruck können bei Bedarf pro Zweigstelle eigene Mahnbriefe angesteuert werden. Dies ist z. B. dann sinnvoll, wenn der Briefkopf für jede Zweigstelle separat gestaltet werden soll. Um dies zu ermöglichen, wird die Mahndatei angepasst:

1. Beim Druck über HED-Dateien werden die Dateien v_mahn1.hed bis v_mahn5.hed angepasst, beim Druck über Word die Dateien v_mahn1.dot bis v_mahn5.dot.

2. Die jeweilige Standarddatei wird aufgerufen.

3. Der entsprechende Text oder Briefkopf wird geändert.

4. Anschließend wird die Datei unter dem Namen v_mahn1ABC.hed bzw. v_mahn1ABC.dot gespeichert. ABC steht hierbei für das Kürzel der Zweigstelle. Die Datei sollte wie die anderen Mahndateien im Programmverzeichnis \Templates\MAIL liegen. Beim Mahndruck selbst wird anhand der Einstellung unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte: Zweigstellen erkannt, in welcher Zweigstelle man sich momentan befindet. Anhand dieser Information wird das Mahnformular ausgewählt. Die Option ist demnach nur für einen dezentralen Mahndruck geeignet.

Zentrale Mahnungen: ein Brief für alle Zweigstellen

Auf den Mahnbriefen können unterschiedliche Hinweise zur Ausleihstelle hinterlegt werden. Dies ist z. B. dann sinnvoll, wenn die Adresse, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse der aktuellen Ausleihstelle an den Benutzer weitergeben werden soll, damit dieser sich bei Rückfragen sofort an die betroffene Ausleihstelle wenden kann:

1. Rufen Sie in den Einstellungen den Menüpunkt Registerpflege > Werte > Tabelle: ZweigstelleLang auf. Es kann ein beliebiger Text zu einer Ausleihstelle erfassen werden, z. B. die Postadresse und E-Mail-Adresse.

2. Tragen Sie im Feld Kürzel das Kürzel der Zweigstelle ein, z. B. HST.

3. Geben Sie im Feld Wert den Text ein. Es stehen 250 Zeichen zur Verfügung, die auch durch Zeilenumbrüche unterteilt werden können. Zeilenumbrüche werden durch ein Pipe-Zeichen | dargestellt.
   Beispiel: Zentralbibliothek|Mustergasse 12|10000 Musterhausen|Tel.: 01234 / 56789|Mail: musterhausen@test.de.

4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Es werden so die gewünschten Texte für alle Zweigstellen hinterlegt.

5. Rufen Sie über den Formulareditor oder über Word die Mahnbriefe auf.

6. Fügen Sie das Steuerfeld <<Ausleihstelle>> an der Stelle ein, an der der zuvor erfasste Text erscheinen soll.

7. Starten Sie BIBLIOTHECAnext neu. Auf den Mahnbriefen wird jeweils der Text zur aktuellen Ausleihstelle hinterlegt. Wenn ein Benutzer Medien aus unterschiedlichen Stellen entliehen hat, gilt der Eintrag der erstgenannten Ausleihstelle.

 Hinweise:

• Diese Option ist auch für den Versand von Mahnungen per E-Mail und für Vorbestellungen per E-Mail gültig. In diesem Fall sollte das Feld <Ausleihstelle> in den Dateien v_mahnx.txt und in der Datei v_best.txt eingetragen werden, welche als E-Mail-Vorlage verwendet werden. Beachten Sie hierbei auch den Tipp im Kapitel Vorbestellungen – Vorbestellliste.

• Der Nachteil der zentralen Mahnung mit einem Brief für alle Zweigstellen ist, dass der Benutzer nur einen Mahnbrief erhält, auch wenn er eventuell in verschiedenen Ausleihstellen Medien entliehen hat, die sich nun in der Mahnung befinden.

Zentrale Mahnungen: ein Brief je Zweigstelle

Wenn der Benutzer je Ausleihstelle einen separaten Brief erhalten soll, kann folgende Möglichkeit genutzt werden. Es ist zu beachten, dass diese Möglichkeit nur anwendbar ist, wenn der Mahndruck über Word verwendet wird.

1. Gehen Sie im Einstellungsmodul auf Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe. > Parameter MAHNSORTKRIT.

2. Stellen Sie den Wert AUSLEIHSTELLE ein.

3. Speichern Sie diese Einstellung.

4. Starten Sie BIBLIOTHECAnext neu. Dadurch wird die Mahnung immer nach Ausleihstelle sortiert. Andere Sortierkriterien sind nicht mehr möglich.

5. Rufen Sie über Word den Mahnbrief für die 1. Mahnung auf (Datei v_mahn1.dot). Um anzusteuern, welche Ausleihstelle mit welchen Informationen angegeben werden soll, wird ein Bedingungsfeld benötigt.

6. Wählen Sie in Word die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen aus.

7. Markieren Sie den Punkt Wenn...dann...sonst.

8. Geben Sie im Feld Feldnamen den Wert Ausleihstelle an.

9. Geben Sie im Feld Vergleich den Wert Gleich an.

10. Geben Sie im Feld Vergleichen mit das Kürzel der Zweigstelle an, z. B. HST.

11. Tragen Sie im Feld Dann diesen Text einfügen den gewünschten Text ein, der für die Zweigstelle HST auf dem Mahnbrief erscheinen soll. Hier können Sie z. B. Adressdaten hinterlegen.

12. Lassen Sie das Feld Sonst diesen Text einfügen leer.

13. Klicken Sie auf OK.

14. Um die Funktion sichtbar zu machen, gehen Sie in Word auf den Menüpunkt Extras > Optionen und aktivieren Sie die Option Feldfunktionen.

15. Dadurch können Sie folgende Funktion im Mahnbrief sehen: {IF {MERGEFIELD Ausleihstelle } = “HST“ “Zentralbibliothek“ ““}
    Damit ist definiert, dass bei einem Mahnbrief, der sich auf die Ausleihstelle „HST“ bezieht, der genannte Text „Zentralbibliothek“ ausgegeben wird.

16. Um nun die weiteren Ausleihstellen einzubinden, fügen Sie wie im Beispiel HST weitere Bedingungsfelder ein, die Sie direkt mit einem Leerzeichen an die bisherige Funktion anhängen:
    {IF {MERGEFIELD Ausleihstelle } = “HST“ “Zentralbibliothek“ ““} {IF {MERGEFIELD Ausleihstelle } = “ZW1“ “Zweigstelle1“ ““ }

17. Speichern Sie den Mahnbrief und wiederholen Sie dieses Vorgehen mit den weiteren Mahnstufen 2. bis 5. Beim Mahnlauf wird nun pro Ausleihstelle ein Brief ausgedruckt. Auf dem Brief sind die Informationen sichtbar, die pro Ausleihstelle in den Bedingungsfeldern hinterlegt wurden. Hat ein Benutzer mehrere Medien aus verschiedenen Ausleihstellen in der Mahnung, erhält er für jede Ausleihstelle einen separaten Brief, in dem die unterschiedlichen Angaben der aktuellen Ausleihstelle ausgedruckt werden.

 Hinweis: Dieses Verfahren gilt nur für den Mahndruck über Word. Bei der Mahnung oder Vormerkung per E-Mail ist diese Möglichkeit nicht anwendbar. Es können jedoch beide Möglichkeiten miteinander kombiniert werden. In dem Fall würde beim Mahndruck per Brief ein Brief pro Ausleihstelle gedruckt. Bei der Mahnung per E-Mail würde eine E-Mail pro Leser versandt.

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