Creare, modificare o eliminare gli account utente

Scopri come creare, modificare ed eliminare gli account utente nel modulo WorldShare Admin.

Crea utenti

Creare account per i tuoi utenti in WorldShare. I campi obbligatori possono differire a seconda dei servizi sottoscritti dalla tua biblioteca. Inoltre, se si utilizza un sistema di autenticazione di terze parti, non sarà visibile la sezione Gestione identità.

Migliori pratiche per creare un account

  • Segui le convenzioni di denominazione degli account utilizzate dalla tua istituzione quando crei i nomi utente.
  • Se si creano account per i propri dipendenti, assicurarsi di comunicare loro il nome utente subito dopo aver creato l'account. Avranno bisogno del loro nome utente per creare una password.
  • Creare un account per ogni dipendente che accede al sistema. Il personale non dovrebbe condividere gli account.
  • Non riutilizzare gli account del personale.
  • Elimina account per i membri dello staff che non fanno più parte della tua istituzione.

Crea un account utente

Dalla sezione Admin di WorldShare:

  1. Nella navigazione a sinistra, sotto Gestione degli account, fare clic su Nuovo utente.
  2. Nel pannello dei dati utente di base, OCLC consiglia di compilare i seguenti campi:
    • Informazioni personali
      • Nome: altamente consigliato
      • Data di scadenza: Se non viene fornita una data di scadenza, gli account WorldShare scadranno per impostazione predefinita dopo 5 anni.
    • Record della biblioteca
      • Indirizzo, Numero di telefono o Email
        Nota: per creare un account, l'utente richiede un indirizzo e-mail primario.  Immettere un indirizzo e-mail e selezionare il pulsante Principale.
         
    • Se il tuo istituto ha un IdP fornito da OCLC configurato con Barcode come nome utente, devi inserire i seguenti campi:
      • Circolazione
        • Codice a barre: I codici a barre sono sensibili alle maiuscole e minuscole durante la ricerca di utenti. Nome utente non sarà modificabile.
        • Filiale principale: Selezionare la filiale preferita dell'utente dall'elenco.
        • Tipo di utente: Seleziona il tipo di utente dall'elenco.
           
    • Se la tua istituzione ha un IdP fornito da OCLC che non è configurato per usare il codice a barre come nome utente, devi inserire i seguenti campi:
      • Circolazione
        • Nome utente: L'utente/patrono richiede un Nome utente.
      • I seguenti campi sono facoltativi:
        • Barcode: I codici a barre sono sensibili a maiuscole/minuscole quando si cercano utenti.
        • Filiale principale: Selezionare la filiale preferita dell'utente dall'elenco.
        • Tipo di utente: Selezionare il tipo di utente dall'elenco.
           
  3. Fare clic su Salva. L'account utente/patrono appare.

Assegna ruoli a un account utente

  1. Nell'account utente, espandi l'accordione Ruoli .
  2. All'interno della fisarmonica Ruoli, clicca su Modifica (in fondo a destra).
  3. Seleziona i ruoli appropriati.
    • Per maggiori informazioni sulle azioni che gli utenti possono eseguire con i singoli ruoli, vedi Ruoli
    • Tutti gli account devono avere assegnato il ruolo Tutti . Il ruolo Tutti è incluso automaticamente e non dovrebbe essere rimosso
  4. Fare clic su Salva.

 Note: 

  • Se un utente nuovo o esistente richiede l'accesso a un particolare modulo di WorldShare, il ruolo può essere assegnato solo da un altro utente con il ruolo Admin del modulo. 
    • Ad esempio, i ruoli di WorldShare ILL possono essere assegnati solo da un altro utente con il ruolo di amministratore di WorldShare ILL. 
  • Affinché un utente possa assegnare ogni ruolo in WorldShare, deve avere tutti i ruoli di amministratore assegnati al proprio account.

Invita il tuo membro dello staff a impostare una password

  1. Per l'account che hai appena creato, esegui una delle seguenti azioni affinché il tuo membro dello staff possa creare una password:
    1. Fare clic su Invia e-mail di reimpostazione password nella sezione Gestione identità, se disponibile, oppure
    2. Indirizza il tuo staff a:
      1. Visita l'URL WorldShare della tua biblioteca. Sostituisci latuabiblioteca con l’identificativo della tua biblioteca: https://latuabiblioteca.share.worldcat.org/wms
      2. Fare clic su Imposta/reimposta password nella schermata di accesso.
  2. Entrambe le azioni invieranno un messaggio generato dal sistema all'indirizzo email dell'account. Si prega di notare:
    • Il membro dello staff deve seguire il collegamento nell'e-mail generata dal sistema entro 24 ore per impostare una password. Dovrebbero controllare la loro cartella posta indesiderata se non vedono l'e-mail entro pochi minuti
    • Se il collegamento scade, è possibile eseguire uno dei passaggi precedenti per chiedere nuovamente al membro dello staff

Nota: Invia al tuo membro dello staff il suo nome utente. Il tuo membro dello staff ha bisogno di queste informazioni per creare una password.

Cerca utenti

  1. Nel riquadro di navigazione a sinistra, sotto Gestione utenti, selezionare un indice dall'elenco Limita ricerca a.
  2. Immettere i termini di ricerca. È necessario immettere almeno due caratteri affinché la ricerca restituisca risultati.
  3. Fare clic <Enter> su Cerca o premere.
  4. Nei risultati della ricerca, fare clic sul nome utente per aprire il record.
Indici di ricerca disponibili - Tabella
Limite Descrizione
Nome, ID, e-mail

I termini di ricerca immessi per questo indice restituiscono risultati in base a quanto segue:

  • Nome: cognome, nome, secondo nome, o nome preferito
  • ID: codice a barre, ID utente alla fonte, identificatore ILL o PPID
  • Indirizzo e-mail: indirizzo e-mail che si trova nell'area Record biblioteca dei Dati utente di base per l'utente 

I valori ricercati per il nome e l'indirizzo e-mail nell'indice Nome, ID, E-mail potrebbero generare risultati leggermente diversi rispetto ai singoli indici Nome ed E-mail .
Identificatore  Barcode di circolazione, identificatore ILL, ID utente alla fonte e PPID
Nome Contenuti del nome, del secondo nome o del cognome
Codice a barre

Codice a barre (numero ID) dell'utente.

I codici a barre sono sensibili a maiuscole/minuscole quando si cercano utenti.
ID utente all'origine L'ID dell'utente in un sistema esterno (ad es ILS, PeopleSoft, Banner, CAS)
Identificatore ILL Identificatore univoco per l'utente nel sistema Tipasa. Potrebbe essere il barcode della biblioteca dell'utente
Indirizzo e-mail Indirizzo e-mail dell'utente
Numero di telefono Numero di telefono dell'utente
Indirizzo civico Indirizzo dell'utente (es numero civico, nome della via)
Città Città dell'indirizzo dell'utente
Stato / Provincia Stato o provincia dell'indirizzo dell'utente
Codice postale Codice postale (es CAP) dell'indirizzo dell'utente

Cerca tutte le istituzioni del tuo gruppo

 Nota: questa opzione è disponibile solo se fai parte di un gruppo WMS.

Deselezionare la casella di controllo per cercare gli utenti del proprio istituto. Quando la casella di controllo è selezionata, verranno mostrati gli utenti di tutte le istituzioni nel gruppo.

Non è possibile modificare gli utenti che non fanno parte della propria istituzione.
Ricerca approfondita (più lenta)

Cerca utenti per:

  • Nome parziale
  • Cognome parziale
  • Indirizzo email parziale
Seleziona

Recuperare account per: 

  • Posizione iniziale
  • Data di scadenza universale
  • Data scadenza password
  • Ruolo

Cerca per ruolo

È possibile cercare per ruolo per recuperare un elenco di utenti che hanno un ruolo di autorizzazione specifico. Ad esempio, è possibile cercare i membri del personale della propria biblioteca che hanno il ruolo STUDENT_WORKER.

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Gestione utenti per aprire la funzione di ricerca.
  2. Dal menu a tendina Limita la ricerca a , seleziona Ruolo sotto la voce Seleziona. 
  3. Utilizzare il menu a discesa Seleziona ruolo per recuperare gli utenti con il ruolo desiderato. 
  4. Fare cl <Enter>ic su Cerca o premere .
  5. Nei risultati della ricerca, fare clic sul nome utente per aprire il record.

Per un elenco di ruoli, vedere Esempi di ruoli per posizione in biblioteca.

 Nota: il ruolo Tutti non è ricercabile.

Modifica utenti

  1. Cerca l'utente che vuoi modificare
  2. Nella pagina dei risultati della ricerca, fare clic sul nome dell'utente.
  3. Sul pannello della sezione che si desidera modificare, fare clic su Modifica.
  4. Modificare le informazioni, come appropriato.
  5. Fare clic su Salva.

Cancellare gli account

L'eliminazione di un utente rimuove il suo account dal sistema. Questa azione deve essere eseguita con cautela. Non può essere annullato.

 Nota: Se si fa parte di un gruppo WMS, è possibile eliminare solo gli utenti della propria istituzione.

Se si utilizza WorldShare Circulation, gli account non possono essere eliminati se l'utente ha:

  • Prestiti in sospeso
  • Fatture in sospeso
  • Inviato a un'agenzia di recupero crediti

Se si tenta di eliminare un account utente che non può essere eliminato, si riceverà un messaggio che spiega perché l'utente non può essere eliminato.

  1. Cerca l'utente che desideri eliminare
  2. Nell'account utente, fare clic su Elimina account.
  3. Nella finestra Elimina utente, fare clic su Elimina.
  4. Se utilizzi Circolazione WorldShare, tutte le prenotazioni o i documenti non ritirati associati all'account utente verranno rimossi. Qualsiasi riferimento all'utente nelle statistiche degli item verrà visualizzato come “Utente sconosciuto”.