Overview

Introduction to the Acquisitions workflow and this guide

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This learning path will guide you through the general recommended workflow in WorldShare Acquisitions. This learning path is a good place to start if you would like an introduction and detailed overview of the Acquisitions process, whether you are considering using it for the first time, or you are a current user looking to brush up on your knowledge.

What this learning path covers

This learning path aims to:

  • Introduce you to the main features and processes of WorldShare Acquisitions
  • Familiarize you with the steps you should take before using Acquisitions for the first time
  • Outline a recommended day-to-day Acquisitions workflow
  • Familiarize you with additional resources
Note

The processes your library uses may differ from those described in this learning path. This learning path is not meant to be exhaustive or definitive on using Acquisitions. When relevant, links are included to guide you to more resources and advanced actions you can take as you continue to use Acquisitions.

How to use this learning path

This interactive learning path allows you to:

  • Navigate linearly: Work through each section in order using the sidebar navigation
  • Jump to specific topics: Click any section in the sidebar to go directly to that content
  • Expand/collapse sections: Use the buttons at the top to expand or collapse all sections at once
  • Search within the page: Use Ctrl+F (or Cmd+F on Mac) to find specific information
  • Track your progress: The progress indicator shows how many sections you've viewed

Before you begin using WorldShare Acquisitions, several key decisions should be made about your library's workflow, staff responsibilities, and system configuration.

Set-up

Make decisions about staff responsibilities:

  • Who can assign roles in general?
  • Who can order materials?
  • Who can receive and invoice materials?
  • Do accounting guidelines require that these staff be separate?

Ordering and Receiving

Choose which type of ordering you will use:

  • EDI
  • Vendor ordering website
  • Third-party service (Amazon, thrift books, etc.)

Decide what the length of your in-process status should be for different locations:

  • Refer to Collection Type Policy
  • Consider the length of time that may be needed to process and catalog a title

Make decisions on how cataloging will be incorporated into your workflows:

  • Decide who will select the record for an order item
  • For single-part monographs, decide who will review this record and when they will review it (i.e., before receiving or after receiving)
    • Changing the record in Acquisitions will update it elsewhere as well
  • For multi-parts, decide who will create LHRs/item records and how they will be notified when to do so
  • Decide if record selection will be reviewed by cataloging, and if so, at what time (i.e., before receiving or after receiving)

Invoicing

Decide if you will mark items as ready before marking them as paid:

  • If yes, choose a reviewer on your staff who will finalize the invoice status

Decide whether you would like to export your data to import into your campus accounting system:

Tip

Document these decisions in a shared location accessible to all acquisitions staff. This will help maintain consistency in your workflow and onboard new staff members more efficiently.

Familiarize yourself with key terms used throughout WorldShare Acquisitions. Understanding this terminology will help you navigate the system and communicate effectively with colleagues.

Tipologie d’ordine

Tipo di ordine Definizione Creato per Procedura Fondi
Approval Plan Lista di pubblicazioni ricevute come parte di un accordo con un fornitore, l’accordo prevede che le pubblicazioni spedite siano in linea con il profilo di sviluppo delle raccolte.La biblioteca ha il diritto di restituire i titoli che non ritiene idonei per lo sviluppo delle proprie collezioni.

Ogni piano d’acquisto ed editore con cui si ha un accordo di fornitura.

È possibile nominare il piano di approvazione in base al fornitore, all'anno di copertura del piano e al tipo di materiale (ad es YBP New Fiction 2015)
  1. Aggiungere le risorse una volta ricevute dall’editore.
  2. Ricevere e fatturare i prodotti. Receive and invoice items.
 I fondi non sono vincolati.È possibile designare un fondo di spesa per queste voci in un bilancio.I fondi vengono spesi quando le voci vengono fatturate e pagate.
Ordine globale Lista di pubblicazioni ricevute come parte di un accordo con un fornitore, l’accordo prevede che le pubblicazioni spedite siano in linea con il profilo di sviluppo delle raccolte. I fornitori non consentono la restituzione di articoli.

Ogni piano d’acquisto ed editore con cui si ha un accordo di fornitura.

È possibile assegnare un nome all'ordine globale in base al fornitore, all'anno di copertura del piano e al tipo di materiale (ad es Ingram Philosophy Books 2015).
  1. Aggiungere le risorse una volta ricevute dall’editore.
  2. Ricevere e fatturare i prodotti. Receive and invoice items.

Questa procedura è identica a quella per l’approval plan.

 I fondi non sono vincolati.È possibile designare un fondo di spesa per queste voci in un bilancio.I fondi vengono spesi quando le voci vengono fatturate e pagate.
DDA (Piano di acquisizione guidato dalla domanda) Elenco di articoli ricevuti come parte di un accordo con un fornitore per attivare l'acquisto di materiali online in base all'utilizzo da parte degli utenti. Conosciute anche come Patron Driven Acquisitions (PDA).

Ogni contratto di e-book viene mantenuto.

È possibile nominare il piano DDA in base al fornitore, all'anno di copertura del piano e al tipo di materiale (ad es Collezione personalizzata EBL 2015). 
  1. Aggiungere articoli a un piano DDA dopo che l'acquisto è stato attivato.
  2. Ricevere e fatturare i prodotti. Receive and invoice items.
 I fondi non sono vincolati.È possibile designare un fondo di spesa per queste voci in un bilancio.I fondi vengono spesi quando le voci vengono fatturate e pagate.
Lista doni/regali Elenco delle risorse ricevute tramite donazione da parte di una persona specifica o di un’organizzazione. Creare un elenco per tutti i regali/donazioni ricevuti o creare un elenco per ogni donatore.
  1. Aggiungere le risorse all’elenco dei doni.
  2. Ricevere gli articoli.
 N/A
Lista deposito legale Risorse ricevute nell'ambito di un accordo con un ente governativo per conservare alcune o tutte le sue pubblicazioni presso la biblioteca. Titoli ricevuti da agenzie federali o statali che distribuiscono la pubblicazione senza alcun costo per la biblioteca depositaria.
  1. Aggiungere le risorse alla lista una volta ricevute.Oppure aggiungete gli articoli da reclamare attraverso un ordine aperto.
  2. Ricevere gli articoli.
 N/A
Ordine d’acquisto Elenco di documenti creati dalla biblioteca da inviare a un fornitore. L’elenco delle risorse che si intende ordinare ad un fornitore.

Due opzioni:

1a. Effettuare un ordine al fornitore.

1b. Seguire l'ordine attraverso WorldShare Acquisitions.

 

2a. Effettuare un ordine con WorldShare Acquisitions.

2b. Notificare l’ordine al fornitore tramite WorldShare Acquisitions.

 Effettuare un ordine con WorldShare Acquisitions impegna i fondi.I fondi vengono spesi quando viene pagata la fattura.
Ordine permanente/ Ordine in continuazione

Lista di pubblicazioni ricevute come parte di un accordo con un fornitore, le risorse in questione fanno parte di collane e serie in continuazione.

Usare l’ordine aperto solo per le risorse che, pur appartenendo a delle serie, vengono catalogate individualmente (ogni risorsa ha un proprio record bibliografico).

If you are using a single bibliographic record for the series or publication, do not create a Standing Order. Add the item to a Purchase Order using the processing type Serial.

Ogni serie di libri o pubblicazione ricevuta da un fornitore man mano che vengono pubblicati nuovi titoli o edizioni.

È possibile rinominare l’ordine aperto per rispecchiare il nome della collana (per esempio: mercato editoriale o metodi in enzimologia).
  1. Aggiungere un riferimento temporale usando un record per l’anno di pubblicazione o dell’edizione di interesse.
  2. Aggiungere i volumi di un’opera in continuazione immettendo nel sistema i vari titoli unici delle sue parti, aggiungere anche il titolo unico della serie.
  3. Ricevere e fatturare i prodotti. Receive and invoice items.
 I fondi non sono vincolati. È possibile designare un fondo di spesa per queste voci in un bilancio. I fondi vengono spesi quando le voci vengono fatturate e pagate.

Tipologie di acquisto

Tipologie di acquisto Utilizzare quando si ordina Acquisto completato Esempi di risorse
Unico Titoli specifici e numero di copie. In un'unica transazione. Libri, e-book, DVD, file arretrati di riviste.
Abbonamento Periodici o risorse online in continuazione. Dopo un periodo di tempo o un numero di numeri designati. Riviste, riviste elettroniche, database aggregati.

Tipologie di materiale trattato

Tipologie di materiale trattato Usato per Esempi
Prodotti elettronici Tutti i prodotti elettronici.
  • Riviste elettroniche
  • E-book
  • raccolte digitali
Locale Un oggetto materiale o immateriale che non appartiene a WorldCat o alla knowledge base (p.e., abbonamento ai servizi, mobili, forniture per ufficio, tecnologia, etc.).Nella schermata di ricezione la tipologia di materiale trattato è suddivisa nei seguenti tipi in base alla relativa Tipologia di acquisto:
  • Locale – Unico
  • Locale - Abbonamento
  • Lavagne elettroniche
  • Tavoli e sedie
  • Abbonamenti
  • Pennarelli per lavagna
Serie monografiche Monografie pubblicate in volumi successivi da un unico editore.Ogni volume della serie ha un titolo proprio e un ISBN unico, ma tutti i volumi hanno un titolo di collana in comune.  
Periodico Stampa di riviste e monografie in più parti in cui sono applicati più codici a barre.
  • Opera di consultazione pubblicata in due volumi
  • Album musicale che consiste di due CD, ciascuno di essi ha un proprio barcode.
Monografia Monografie in cui viene applicato un solo codice a barre.
  • Libro in un unico volume
  • Libro in un unico volume
 

Before beginning with WorldShare Acquisitions, there are some important steps to take to prepare it for your library's use. These include:

  • Reviewing and modifying relevant settings
  • Setting up local data for vendors you plan to order from
  • Setting up your first budget

Review Acquisitions settings

Before using any WorldShare Acquisitions features, review the options under Settings > Administration to determine if any changes should be made. Below are some key settings that are recommended to review. To view details about all available administration settings, see Administer your institution configuration for WorldShare Acquisitions.

Budget e prezzi

  1. Fare clic su Budget e prezzi per aprire la finestra a fisarmonica.
  2. Per Durata periodo budget predefinito, selezionare la durata predefinita per i nuovi periodi budget creati dall'elenco a discesa.
    • 6 mesi
    • 1 anno
    • 2 anni

     Attenzione: questo campo attualmente non funziona come previsto. OCLC consiglia di non utilizzarlo per impostare la durata di un periodo di budget in questo momento.
  3. For Institution Currency, confirm that the selected currency in the drop-down menu is correct. If the listed currency is incorrect, contact OCLC Support in order to request a correction.
  4. Per Gestione imposte predefinita, selezionare la gestione imposte predefinita da utilizzare sui nuovi ordini e sulle nuove fatture dall'elenco a discesa.
    • Costo IVA dell'articolo - L'imposta viene calcolata solo in base al costo dell'articolo, anziché sulla somma del prezzo dell'articolo con i costi di servizio e la spedizione.
    • Tassa sui costi di articolo, spedizione e servizio - L'imposta viene calcolata in base a una percentuale della somma del prezzo dell'articolo insieme agli oneri di servizio e ai costi di spedizione.  Utilizzare quando sono tassati anche i costi di servizio e le spese di spedizione.
    • Includi tasse nei costi - Le tasse sono incluse nel prezzo unitario dell'elemento stesso.

     Nota: la gestione delle imposte predefinita può essere ignorata manualmente in un ordine o in una fattura.

Record di ricezione e posseduto locale

  1. Fare clic su Record di ricezione e posseduto locale per aprire la finestra a fisarmonica.
  2. Per Schema di scaffalatura predefinito, selezionare lo schema di scaffalatura da utilizzare per i nuovi record di posseduto locale creati da Acquisizioni durante la ricezione dall'elenco a discesa. La selezione determina anche quale collocazione dal record bibliografico inserire nella schermata Ricezione e fatturazione in Acquisizioni.
    • Decimale Dewey - Introduce anche il numero di chiamata Dewey Decimal dal record bibliografico nella schermata Ricevi e fattura.
    • Library of Congress - Introduce anche la collocazione Library of Congress dal record bibliografico nella schermata Ricevi e fattura.
    • Codice MARC
    • National Library of Medicine - Introduce anche la collocazione NLM dal record bibliografico nella schermata Ricevi e fattura.
    • Altro
    • Collocato separatamente
    • Numero di controllo collocazione
    • Soprintendente ai documenti
    • Titolo
    • Sconosciuto
  3. Per Prezzo record di posseduto locale, selezionare come viene calcolato il prezzo di tutti i record di posseduto locale creati da Acquisizioni.
    • Nessuno - Non è stato impostato alcun prezzo durante la creazione del record di posseduto locale.
    • Prezzo unitario, più tasse, spedizione e costi di servizio - Imposta il prezzo del record di posseduto locale in base al prezzo totale della voce d'ordine, incluso il prezzo unitario, tasse, spedizione e costi di servizio. 
    • Prezzo unitario - Imposta il prezzo del record di posseduto locale in base solo al prezzo unitario dell'articolo dell'ordine.
  4. For Set Arrival Date, select the checkbox to display the dialog to set the arrival date after receiving an item.
  5. Per la ricezione degli avvisi:
    • Selezionare la casella di controllo Prenotazioni per ricevere un avviso quando un elemento in ricezione ha una prenotazione.
    • Select the Requestor checkbox to receive an alert when an item being received has a requestor.
  6. Per Periodo di evasione previsto, immettere il numero di giorni dopo l'ordine di un articolo (per gli articoli dell'ordine di acquisto) o l'aggiunta all'ordine (per gli ordini del piano) per impostare la Data di evasione prevista. Questo può essere impostato per:
    • Monografie di una sola volta
    • Prodotti elettronici una tantum 

       Nota: se si lascia vuoto, la data di evasione prevista non verrà impostata per impostazione predefinita a meno che non venga assegnato un Periodo di evasione previsto per il fornitore.

  7. Per utilizzare il numero di chiamata più recente per copie aggiuntive dell'articolo dell'ordine, selezionare la casella di controllo per fare in modo che il numero di chiamata delle copie successive in un ordine precompili con il numero di chiamata delle copie precedentemente ricevute dello stesso ordine.

Set up order shipping and billing defaults

You can set a default shipping and billing address to be assigned to all new orders. All addresses included in the drop-down lists are populated from the WorldCat Registry information entered for the institution in OCLC Service Configuration. For more information, see Name and Location.

  1. On the left navigation, click Settings > User Preferences.
  2. Dalle impostazioni predefinite di spedizione e fatturazione:
    1. Impostare un indirizzo di spedizione predefinito.
      • Select a default shipping branch from the Shipping Branch drop-down list.
      • Select a default shipping address name from the Shipping Address Name drop-down list.
    2. Impostare un indirizzo di fatturazione predefinito.
      • Select a default billing branch from the Billing Branch drop-down list.
      • Select a default billing address name from the Billing Address Name drop-down list.
        Or
      • Select the Same as shipping address check box to set your default shipping address as your default billing address.
  3. Click Save. The next time you create an order, the default shipping and billing address will be set based on your selections.

Gestisci fornitori

The process of creating or enabling a vendor and editing local vendor fields is required before you can perform WMS Acquisitions transactions such as ordering and invoicing. For each vendor you plan to use you will need to enable them for use and add your library's local data. You will only need to create a new vendor if it does not already exist in the system. Before creating a new vendor, Search for the vendor to make sure the vendor does not already exist.

Guarda un video

Gestisci fornitori

Run time: 11;00

This video shows how to enable a vendor for transactions, how to edit local fields in a vendor record, and how to add a new vendor in WorldShare Acquisitions.

Watch Manage vendors

 

(Optional) Create a vendor record

 Attenzione: idealmente, un'altra biblioteca ha già creato il record fornitore necessario. Prima di creare un record fornitore, cercare un fornitore per assicurarsi che il fornitore non esista già. Creare un nuovo record fornitore solo se il fornitore non lo fa già.

Per creare un nuovo fornitore:

  1. Nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Fornitori > Nuovo fornitore.
  2. Compilare i campi pertinenti nelle sezioni che compongono le informazioni sul fornitore (opere generali, collegamenti e accessi, indirizzi, contatti, ecc.). Segui la prassi locale. La maggior parte dei campi è autoesplicativa. Per ulteriori informazioni, vedere Campi fornitore.

     Nota: il fornitore verrà selezionato automaticamente per l'uso.

  3. Al termine, scorrere fino all'angolo in alto a destra dello schermo e fare clic su Salva.
  4. Per condividere il record fornitore con altre biblioteche, fare clic su Pubblica. Vedere Pubblicare un fornitore.

     Nota: un fornitore deve essere salvato prima di poter essere pubblicato. Una volta pubblicato, non può essere annullato.

 Nota:

  • Gli asterischi (*) indicano i campi obbligatori.
  • Tutti i campi del fornitore hanno un massimo di 255 caratteri.
  • Impostazioni contatti e acquisizioni sono le impostazioni più comuni che devono essere configurate.
  • L'interazione con i record dei fornitori sarà diversa per gli utenti delle acquisizioni basate su sede. Vedere Informazioni sulle acquisizioni in base alla sede.
Generale

Se è stato pubblicato un record fornitore (condiviso con altre biblioteche nella propria regione), qualsiasi modifica alle informazioni generali avrà effetto su tutte le biblioteche che utilizzano questo fornitore. 

Campo Descrizione
Nome fornitore* Nome del fornitore.
Paese Paese del fornitore.
Ruoli Il ruolo svolto dal fornitore per le biblioteche (ad es editore, rivenditore, ecc.). Fare clic su Mostra opzioni per selezionare un ruolo.
Lingua Lingua usata per la comunicazione con il fornitore.
Relazioni Utilizzare per indicare relazioni tra diverse società, unità all'interno di una società o altre relazioni aziendali (distributore, ecc.).
Collegamenti e accessi

Elencare gli URL dei servizi/prodotti del fornitore, insieme a ID utente e password, se necessario. 

Alcuni campi necessitano di spiegazioni:

Campo Descrizione
Attivo (casella di controllo) (modificabile solo dopo il salvataggio)

Selezionato: il collegamento è pertinente alla biblioteca e viene visualizzato nella scheda Attivi

Deselezionato: utilizzare per indicare che il collegamento non è più pertinente, il collegamento si sposta nella scheda Inattivo
Indirizzi
Alcuni campi necessitano di spiegazioni:
Campo Descrizione
Attivo (casella di controllo)

Selezionato: l'indirizzo è quello corrente per il fornitore e viene visualizzato nella scheda Attivi

Deselezionato: utilizzare per indicare che l'indirizzo non è più rilevante, l'indirizzo viene spostato nella scheda Inattivo
Ruolo indirizzo Utilizzare per indicare il tipo di indirizzo (ad es fatturazione, spedizione). Fare clic su Mostra opzioni per selezionare un ruolo.
Predefinito (casella di controllo) Selezionare la casella di controllo per indicare l'indirizzo predefinito.
Contatti
Alcuni campi necessitano di spiegazioni:
Campo Descrizione
Attivo (casella di controllo)

Selezionato: il contatto è pertinente alla biblioteca e viene visualizzato nella scheda Attivi

Deselezionato: utilizzare per indicare che il contatto non è più rilevante, il contatto viene spostato nella scheda Inattivo
Nome breve del contatto Nome preferito dal contatto.
Lingua

Lingua usata dal contatto. Le notifiche verranno inviate al contatto nella lingua selezionata.

Le lingue disponibili includono:

  • Arabo
  • German
  • English
  • Spagnolo
  • Francese
  • Italiano
  • Giapponese
  • Korean
  • Olandese
  • Cinese semplificato
  • Cinese tradizionale
Indirizzo assegnato Un indirizzo assegnato a un contatto.
Partner Exchange Services (carica file)

Per informazioni sul caricamento dei file, vedere Importa.

Identificatori

Questi identificatori sono univoci per il fornitore.

Identificatore Descrizione
ID fornitore WMS Identificatore utilizzato nelle chiamate API dalla biblioteca o dai partner della biblioteca. Viene generato automaticamente e non può essere modificato. Questo campo è incluso come parte del file di esportazione WMS Accounting System Invoice Connector .json.
URL Valore(i) Uniform Resource Locator (URL) per il fornitore.
Partita IVA Partite IVA del fornitore.
Nome del fornitore precedente Nomi precedenti del fornitore.
Nome alternativo del fornitore Nome(i) alternativo(i) per il fornitore.
FEIN Il Federal Employer Identification Number (noto anche come Federal Tax Identification Number) è un numero di nove cifre emesso dall'Internal Revenue Service per tracciare le dichiarazioni dei redditi di un'azienda.
SAN Lo Standard Address Number (SAN) è un identificatore numerico di sette cifre utilizzato per identificare le organizzazioni e le imprese che interagiscono con l'industria editoriale (inclusi produttori di libri e periodici, biblioteche, editori).
OCLC Symbol Codice di tre o cinque caratteri assegnato da OCLC per identificare un'istituzione membro.
Prefisso ISBN Prefisso ISBN per il fornitore.
Identificatori aggiuntivi Selezionare un identificatore aggiuntivo dall'elenco a discesa Tipo e immettere il valore associato.
 
Tipo Descrizione
Numero posizione globale GLN Numero utilizzato per identificare in modo univoco un'entità fisica, funzionale o giuridica. Questo numero è indicato anche come International Location Number (ILN).
ILN International Location Number Numero univoco utilizzato per identificare un'entità fisica, funzionale o giuridica.
ISIL International Standard Identifier for Libraries Identificatore univoco assegnato alle biblioteche e alle organizzazioni correlate, come archivi e musei, dall'International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations (ISIL), ISO 15511.
Codice di organizzazione MARC Marc Un breve codice alfabetico utilizzato per rappresentare i nomi di biblioteche, organizzazioni e istituzioni che devono essere identificati nella catalogazione e nel controllo bibliografico. Per ulteriori informazioni, vedere Elenco codici MARC per organizzazioni.
NCES Identifier of National Center for Education Statistics Identificatore univoco assegnato a una LEA oa una scuola dal National Center for Education Statistics (NCS).
ID WorldCat knowledge base ID collezione assegnato a una collezione knowledge base.
Identificatori locali

Questi identificatori sono univoci per la tua biblioteca.

Identificatore locale Descrizione
Numero fornitore Un numero ID assegnato dall'istanza di WMS, nello stesso modo in cui vengono assegnati i numeri d'ordine.
Codici di corrispondenza

Usato quando è necessario un codice per identificare (corrispondere) i fornitori in altri sistemi. L'uso dello stesso codice di corrispondenza per lo stesso fornitore sia in WMS che in altri sistemi semplifica la condivisione delle informazioni sul fornitore tra i sistemi.
ID sistema contabile Utilizzato per tenere traccia dell'identificatore utilizzato dal sistema finanziario dell'istituzione principale. OCLC consiglia di utilizzare questo campo per il sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Questo campo è incluso come parte del file di esportazione WMS Accounting System Invoice Connector .json.
Numero fornitore ILS Utilizzato per tenere traccia dell'identificatore utilizzato dal precedente ILS. 
Numero di registrazione GST Un numero di identificazione univoco di 15 cifre emesso a un'azienda registrata ai sensi della Goods and Services Tax (GST) sulla base del numero PAN dell'azienda. L'ultima cifra è un numero di checksum. Questo campo è incluso come parte del file di esportazione WMS Accounting System Invoice Connector .json.
Numero di registrazione PST Un numero di identificazione univoco, di 11 caratteri (ad es. PST-1234-5678) emesso a un'impresa registrata ai sensi della Provincial Sales Tax (PST). Questo campo è incluso come parte del file di esportazione WMS Accounting System Invoice Connector .json.
Informazioni sul conto bancario
Alcuni campi necessitano di spiegazioni:
Campo Descrizione
Destinatario del pagamento Nome del destinatario del pagamento per il fornitore.
Codice banca Codice numerico assegnato dall'istituto finanziario centrale a tutte le banche o agli istituti finanziari membri con licenza.
Numero account Numero univoco di più (spesso otto o nove) cifre utilizzato per identificare il conto presso un istituto finanziario.
Codice identificativo banca (BIC) / codici SWIFT Un codice di identificazione univoco per gli istituti finanziari e non, assegnato dalla Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT).
IBAN (International Bank Account Number) Un numero univoco stabilito a livello internazionale, composto da un massimo di 34 caratteri alfanumerici e comprendente: il codice di un paese; due cifre di controllo; e un numero che includa il numero di conto bancario nazionale, l'identificatore della sede e le potenziali informazioni di instradamento.
Numeri cliente/account

Numeri utilizzati per indicare come vengono gestiti gli ordini (monografia, periodici, gestione urgente, materiali per bambini, ecc.)

Impostazioni acquisizioni

Alcune impostazioni richiedono una spiegazione:

Impostazione acquisizioni Descrizione
Valuta Valuta utilizzata dal fornitore.
Periodo di evasione previsto Per Periodo di evasione previsto, immettere il numero di giorni dopo l'ordine di un articolo (per gli articoli dell'ordine di acquisto) o l'aggiunta all'ordine (per gli ordini del piano) per impostare la Data di evasione prevista. Questo può essere impostato per:
  • Monografie di una sola volta
  • Prodotti elettronici una tantum 

     Nota: se si lascia vuoto, la data di evasione prevista non verrà impostata per impostazione predefinita a meno che non venga assegnato un Periodo di evasione previsto per il fornitore nella pagina Amministrazione.
Contatto predefinito Contatto predefinito presso il fornitore.
Metodo di consegna predefinito Metodo di consegna predefinito del fornitore.
Impostazioni di notifica specifiche
Impostazioni di notifica Descrizione
Azione Azione di cui si desidera notificare il fornitore (ordinazione, annullamento, ecc.).
Contatto Personale del fornitore che dovrebbe ricevere la notifica. 
Metodo di consegna Il metodo di consegna utilizzato per notificare il fornitore (e-mail, stampa, FTP, ecc.).
Profilo FTP Profilo FTP associato alla notifica.
Impostazioni di notifica Edifact Vedere messaggi EDIFACT per i fornitori.
Nota

Fare clic su Aggiungi nota per immettere una nota di testo libero sul fornitore.

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Gestisci fornitori

Durata: 11:02

Questo video mostra come abilitare un fornitore per le transazioni, come modificare i campi locali in un record fornitore e come aggiungere un nuovo fornitore in WorldShare Acquisitions.

 

(Optional) Publish vendor

Dopo aver creato un nuovo record fornitore, salvare le informazioni e pubblicarle per condividerle con altre biblioteche. La pubblicazione di un fornitore consente ad altre biblioteche di ordinarlo senza dover ripetere il lavoro svolto per crearlo.

  1. Al termine della creazione del fornitore, fare clic su Pubblica nell'angolo in alto a destra dello schermo.
  2. Nella schermata Pubblica fornitore, scegliere gli indirizzi dei fornitori e i contatti che si desidera pubblicare.

     Nota: dopo la pubblicazione, non è possibile modificare il nome del fornitore o gli indirizzi e i contatti pubblicati e non è possibile annullare la pubblicazione del fornitore.

  3. Fare clic su Pubblica fornitore per l'uso da parte di tutte le biblioteche.
  4. Nella finestra Pubblica fornitore, fare clic su Pubblica.

Set up a budget

Before you can start using WorldShare Acquisitions, you must set up your first budget. Even if you or someone at your institution has already set up your budget, it’s useful to understand the budget structure and fund levels before you begin ordering.

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WorldShare Acquisitions Best Practices: Setting up a budget

 Note: You must have access to the OCLC Community Center in order to view this workshop. For more information, see Sign in to the OCLC Community Center.

Run time: 50:07

This 50-minute session focuses on planning a budget, entering it into the system, creating funds, and reviewing the budget after creation.

View a recorded session

Setting up a budget

Run time: 19:45

This video demonstrates the recommended best practices for setting up a budget in WorldShare Acquisitions.

Questa procedura descrive i passaggi da compiere quando si crea un budget per la prima volta e le cose da tenere a mente durante il processo.

 Nota: gli utenti delle acquisizioni basate su sede possono creare un budget solo per una sede per cui hanno le autorizzazioni appropriate. Per ulteriori dettagli, vedere Informazioni sulle acquisizioni basate sulla sede.

1° passaggio: Decidere quando si vuole iniziare ad utilizzare WorldShare Acquisition per effettuare gli ordini d’acquisto

Il primo passo è decidere quando iniziare ad utilizzare WorldShare Acquisition per effettuare gli ordini d’acquisto. Ovvero, se si desidera utilizzarlo al principio del prossimo anno fiscale o durante quello corrente. Iniziare ad utilizzare un budget a metà di un ciclo fiscale comporta delle difficoltà aggiuntive (vedi sotto), tuttavia aspettare il prossimo anno fiscale implica altresì una duplicazione degli sforzi: sarà infatti necessario mantenere attivo il vecchio sistema di acquisizione nel mentre che si caricano i record degli acquisti fatti su WMS.

2° passaggio: Creare un budget

Dopo aver deciso quando iniziare ad utilizzare WorldShare Acquisitions per gli ordini d’acquisto, è possibile creare un budget.

  1. Nel pannello di sinistra fare clic su Budget.
  2. Fare clic su Nuovo Budget.

3° passaggio: Inserire la data di inizio e la data di chiusura del budget

Una volta creato, Inserire la data di inizio e di chiusura del budget. È possibile inserire la data di inizio e selezionare la finestra temporale di attività appropriata (solitamente un anno).

Quando si crea un budget per il prossimo anno fiscale:

  1. Inserire la data di inizio e selezionare il periodo di budget (6 mesi, 1 anno o 2 anni). La data di fine del periodo fiscale verrà quindi inserita automaticamente.

Quando si crea un budget per l’anno fiscale corrente esistono due opzioni:

  • Impostare la Data di inizio sulla data odierna o su qualsiasi altra data in cui si desidera iniziare a utilizzare le acquisizioni e regolare manualmente la Data di fine in modo che corrisponda alla data di fine del periodo fiscale corrente dopo la creazione del budget, oppure
  • Impostare la Data di inizio sulla data di inizio del periodo fiscale (nel passato) e impostare il Periodo sul valore appropriato.

4° passaggio: Creare dei fondi

Vedi Come creare i fondi.

 Nota: Una volta creato il primo fondo, il budget sarà automaticamente abilitato all’uso.

Overview

Purchase requests allow specific titles to be submitted for review for purchase. After a purchase request has been created, it remains under Purchase Requests > Pending Requests. From there, it can be reviewed for approval and purchase, or rejection.

Purchase requests are an optional step in the WorldShare Acquisitions workflow. Your library may or may not choose to utilize them as part of your ordering process or use them only some of the time. If you do not want to use purchase requests at this time, move on to Add order items.

WorldShare Acquisitions is great for managing one-time purchases as well as subscriptions to electronic and print resources. For more information, see Best practices for managing subscriptions.

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Richieste di acquisto

Durata: 10:32

This video demonstrates the workflow for purchase requests in WorldShare Acquisitions.

Create a purchase request for review

  1. Nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Trova elementi.
  2. Eseguire una ricerca di base o avanzata per un elemento che si desidera acquistare.
  3. Una volta identificato un articolo, fare clic su Aggiungi a... e selezionare Richiesta di acquisto dal menu a discesa.
  4. Nella finestra di dialogo Nuova richiesta di acquisto, compilare i seguenti campi:
    Campo Descrizione
    ISBN/ ISSN Selezionare un ISBN/ISSN dall'elenco a discesa.
    Tipo di acquisizione (obbligatorio) Select an acquisition type from the drop-down list. See Acquisitions Types.

     Note: Default selection is made based on the record chosen.
    Tipo di elaborazione (obbligatorio) Select a processing type from the drop-down list. See Processing Types.

     Note: Default selection is made based on the record chosen.
    Richiedente

    Inserire il nome della persona che ha richiesto l'articolo.

     Nota:

    • Si tratta di un campo di testo a suggerimento automatico. I suggerimenti automatici per gli elementi appropriati al campo iniziano con la prima pressione di un tasto nel campo di testo. I suggerimenti automatici includono un indirizzo e-mail per l'utente, estratto da Notifica di consegna del modulo WorldShare Admin. Se non esiste un'e-mail nella sezione Notifica di consegna, verrà utilizzato l'indirizzo e-mail del record della biblioteca.
    • Il sistema non notifica automaticamente al richiedente lo stato della richiesta.
    Data richiesta Inserire la data entro la quale è necessario l'articolo.

     Nota: inserire la data nel formato specifico della propria lingua (ad esempio, MM/GG/AAAA per l'inglese americano) o utilizzare il pulsante del calendario (Pulsante Calendario).
    Prenotazione utente

    Selezionare questo pulsante per riservare automaticamente l'elemento all'utente che lo ha richiesto.
    Recensore Immettere il nome della persona del personale che esaminerà la richiesta di acquisto per approvarla o rifiutarla.

     Nota: questo è un campo di testo suggerito automaticamente. I suggerimenti automatici per gli elementi appropriati al campo iniziano con la prima pressione di un tasto nel campo di testo. I suggerimenti automatici includono un indirizzo e-mail per l'utente che viene estratto dalla notifica di consegna del modulo WorldShare Admin. Se non esiste alcuna e-mail nella sezione Notifica di consegna, verrà utilizzato l'indirizzo e-mail del record della biblioteca.
    Nota Inserire eventuali note sulla richiesta di acquisto.
  5. Fare clic su Salva.
  6. Fare clic sul testo ipertestuale nel messaggio di conferma della richiesta di acquisto per accedere direttamente alla nuova richiesta di acquisto.

Review and approve a purchase request

Approvate un elemento dalla schermata Richieste in sospeso.

 Nota: questa opzione consente di approvare più voci alla volta.

  1. Andare su Richieste di acquisto > Richieste in sospeso.
  2. Fare clic su Cerca per visualizzare tutte le richieste di acquisto in sospeso.
  3. Selezionare la casella di controllo per gli articoli che si desidera approvare.
  4. Dal menu a discesa Approva, selezionare un'opzione di approvazione.
    • Approva - Approva l'articolo, ma non aggiunge la richiesta come articolo a un ordine.
    • Approva e ordina - Approva l'articolo e indirizza l'utente alla finestra Aggiungi articolo all'ordine. Per ulteriori informazioni, vedere Aggiunta di un articolo all'ordine.

Approvare un elemento dalla schermata Dettagli richiesta

  1. Andare su Richieste di acquisto > Richieste in sospeso.
  2. Fare clic su Cerca per visualizzare tutte le richieste di acquisto in sospeso.
  3. Fare clic sul titolo dell'elemento che si desidera approvare.
  4. Nella schermata Dettagli richiesta, selezionare un'opzione di approvazione dal menu a discesa Approva.
    • Approva - Approva l'articolo, ma non aggiunge la richiesta come articolo a un ordine.
    • Approva e ordina - Approva l'articolo e indirizza l'utente alla finestra Aggiungi articolo all'ordine. Per ulteriori informazioni, vedere Aggiunta di un articolo all'ordine.

Rifiutare una richiesta di acquisto

Rifiutare un elemento dalla schermata Richieste in sospeso

 Nota: questa opzione consente di rifiutare più elementi alla volta.

  1. Andare su Richieste di acquisto > Richieste in sospeso.
  2. Fare clic su Cerca per visualizzare tutte le richieste di acquisto in sospeso.
  3. Selezionare la casella di controllo per gli articoli che si desidera rifiutare.
  4. Fare clic su Rifiuta.

Rifiutare un elemento dalla schermata Dettagli richiesta

  1. Andare su Richieste di acquisto > Richieste in sospeso.
  2. Fare clic su Cerca per visualizzare tutte le richieste di acquisto in sospeso.
  3. Fare clic sul titolo dell'elemento che si desidera rifiutare.
  4. Dalla schermata Dettagli richiesta, fare clic su Rifiuta.

 

Overview

There are several options for ordering in WorldShare Acquisitions. In general, you will follow these steps:

  1. Search for an item, collection, or subscription to order
  2. Aggiungere l'articolo a un ordine o a un piano
  3. Effettuare l'ordine

For more information on purchase orders and the different types of plan orders, see Order types.

Below you will find instructions for ordering items using Discover Items and Discover Collections. For more information on ordering and order items, see Orders and order items.

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Search Discover Items

Use Discover Items in the left navigation to search through WorldCat for print or other physical format monographs and serials. For more information, see Search WorldCat.

You will need to find a record in WorldCat for both ordering and adding holdings for items you have in hand, or for items that you have acquired outside of the WMS Ordering process (e.g. gifts).

  1. Scegliere l'Ambito di ricerca per limitare la ricerca. Vedere Ricerca di base.
  2. Selezionare un indice di ricerca. Vedere Ricerca di base.
  3. Enter your search term(s) in the text box.
  4. Fare cl <Enter>ic su Cerca o premere .
  5. To switch between results views, click the View Enhanced Search Results or View Condense Search Results button above the search results list.

Prima di ordinare, controllate il patrimonio della vostra biblioteca.

Nella schermata dei risultati della ricerca, la colonna centrale indica se la vostra biblioteca possiede l'articolo, come indicato di seguito.

  • Detenuto dalla mia biblioteca: La vostra biblioteca possiede l'articolo.
  • Non è in possesso della mia biblioteca: La tua biblioteca non possiede l'articolo
  • Le biblioteche possiedono questo articolo: Numero di biblioteche che possiedono l'articolo

Vedere i dettagli di un articolo

To see detailed information about an item, click View Enhanced Search Results above the results list. Place your cursor over the information icon (Icona informativa) for an item in the search results. A window appears listing information, which varies, depending on the type of item:

Trova elementi Trovare le collezioni
Articolo:
  • Autore
  • Copie ordinate: Numero di copie ordinate, ma non ricevute
  • Copie possedute
  • Copie selezionate: Numero totale di copie in ordini aperti
  • Frequenza di pubblicazione attuale (solo per i periodici)
  • Data di pubblicazione e/o designazione sequenziale (solo per i periodici)
  • Collocazione Dewey
  • Edizione
  • Lingua di catalogazione
  • Collocazione Library of Congress
  • ISBN/ ISSN
  • Numero OCLC
  • Numero di prese (se applicabile)
  • Descrizione fisica
  • Editore
  • Series
  • Fonte di catalogazione
Collezione:
  • Titoli disponibili
  • ID collezione
  • Tipo di materiale
  • Fornitore
  • Titoli selezionati
Titolo:
  • Collezione
  • Disponibilità dei contenuti
  • Tipo di materiale
  • Nome e sito web del fornitore

Per chiudere la finestra, allontanare il cursore dall'icona delle informazioni (Icona informativa).

Add item to a new order or plan

 Nota: al momento non è possibile cercare nelle collezioni Discover per una serie monografica.

  1. Dai risultati della ricerca, individuare l'articolo che si desidera ordinare e fare clic su Aggiungi all'ordine > .

     Nota: le monografie devono essere aggiunte a un ordine una alla volta dall'elenco dei risultati.

  2. Nella finestra Aggiungi articolo all'ordine, modificare le impostazioni secondo necessità.
    Aggiungi articolo ai campi ordine - tabella
    Setting Descrizione

    Tipo di acquisizione

    Una tantum: un ordine unico.

    Abbonamento: Un ordine per un articolo che viene pubblicato in modo continuativo (senza data di scadenza), ma in genere acquistato per periodo. Di solito richiede il rinnovo da parte dell'acquirente alla fine del periodo.
    ISBN/ ISSN ISBN/ ISSN che WMS invia al fornitore.
    Tipo di elaborazione

    Selezionare un tipo di elaborazione:

    • Prodotto elettronico - Un titolo elettronico non fisico. Può trattarsi di un singolo articolo o di un articolo in più parti. Può essere emesso in parti a tempo indeterminato.
    • Monografia - Monografie a cui è applicato un solo codice a barre.
    • Seriale - Stampa di serie e monografie in più parti dove sono applicati più codici a barre.
    Punto Selezionare la durata del periodo di abbonamento: 6 mesi, 1 anno, 2 anni o 3 anni.

     Nota: questa opzione viene visualizzata solo se Tipo di acquisizione è impostato su Abbonamento.
    Data di inizio

    Selezionare la data di inizio dell'abbonamento.

     Nota: questa opzione viene visualizzata solo se Tipo di acquisizione è impostato su Abbonamento.
    Data di fine

    Selezionare la data di scadenza dell'abbonamento.

     Nota: questa opzione viene visualizzata solo se Tipo di acquisizione è impostato su Abbonamento.
  3. (Opzionale) Applicare un modello (disponibile solo per gli ordini). Dall'elenco Applica modello di ordine, fare clic sul modello che si desidera applicare.
  4. Fare clic su Nuovo ordine.
  5. Nella finestra di dialogo Aggiungi nuovo ordine, completare i campi.
    Campi per l'aggiunta di un nuovo ordine - Tabella
    Campo Descrizione
    Nome ordine (obbligatorio) Date un nome significativo e unico per evitare confusione con altri ordini. Seguire la prassi locale.
    Tipo di ordine (obbligatorio)
    Tipo di ordine Descrizione
    Approval Plan Elenco di articoli ricevuti nell'ambito di un accordo con il fornitore per l'invio di articoli in base a un profilo. La biblioteca si riserva il diritto di restituire gli articoli non necessari.
    Ordine globale Elenco di articoli ricevuti nell'ambito di un accordo con un fornitore per l'invio di articoli in base a un profilo. I fornitori non consentono la restituzione di articoli.
    DDA (Piano di acquisizione guidato dalla domanda) Elenco di articoli ricevuti come parte di un accordo con il fornitore per attivare l'acquisto di materiali online in base all'utilizzo da parte degli utenti.
    Lista doni/regali Elenco delle risorse ricevute tramite donazione da parte di una persona specifica o di un’organizzazione.
    Lista deposito legale Risorse ricevute nell'ambito di un accordo con un ente governativo per conservare alcune o tutte le sue pubblicazioni presso la biblioteca.
    Ordine d’acquisto Elenco degli articoli creati dalla biblioteca da inviare al fornitore.
    Ordine permanente/ Ordine in continuazione Elenco degli articoli ricevuti nell'ambito di un accordo con il fornitore per l'invio di articoli appartenenti a una serie o a una pubblicazione specifica.
    Fornitore (non richiesto per gli ordini di acquisto) Durante la digitazione, il sistema suggerisce automaticamente i nomi dei fornitori tra quelli elencati come in uso in Fornitori.

    Immettere il nome del fornitore tra virgolette (ad es. "Le Jour") per eseguire una ricerca per frase esatta. La ricerca per frase esatta è utile nei casi in cui il nome del fornitore termina con una parola che può corrispondere a diverse altre parole nel nome di un fornitore (ad es. Le Jour corrisponde ai nomi dei fornitori che contengono la parola Rivista).
    Numero di ordine del fornitore (numero) Aggiungere il numero d'ordine del fornitore, se noto. Seguire la prassi locale.
    Gestione delle imposte Selezionare un metodo di calcolo delle imposte dall'elenco a discesa.
    Metodo di calcolo delle imposte Descrizione
    Costo imposta Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale di imposta per il prezzo.
    Voce fiscale, costo del servizio e spese di spedizione Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale di imposta per il prezzo, le spese di servizio e la spedizione.
    Include le imposte nei costi Calcola l'importo dell'imposta considerandolo come incluso nel prezzo, negli oneri di servizio e nella spedizione
    Comments Aggiungere eventuali note sull'ordine. Seguire la prassi locale.
  6. Fare clic su Salva. Il nuovo ordine verrà visualizzato nella tabella Ordini esistenti.
  7. Fare clic su Aggiungi per aggiungere il volume all'ordine appena creato.
  8. (Facoltativo) Fare clic sul nome dell'ordine per inserire i dettagli dell'articolo (ad esempio, Fondo, Luogo, Prezzo, ecc.).
  9. Click Close.

Add item to an existing order or plan

 Nota: al momento non è possibile cercare nelle collezioni Discover per una serie monografica.

  1. Dai risultati della ricerca, individuare l'articolo che si desidera ordinare e fare clic su Aggiungi all'ordine > .

     Nota: le monografie devono essere aggiunte a un ordine una alla volta dall'elenco dei risultati.

  2. Nella finestra Aggiungi articolo all'ordine, modificare le impostazioni secondo necessità.
    Aggiungi articolo ai campi ordine - tabella
    Setting Descrizione

    Tipo di acquisizione

    Una tantum: un ordine unico.

    Abbonamento: Un ordine per un articolo che viene pubblicato in modo continuativo (senza data di scadenza), ma in genere acquistato per periodo. Di solito richiede il rinnovo da parte dell'acquirente alla fine del periodo.
    ISBN/ ISSN ISBN/ ISSN che WMS invia al fornitore.
    Tipo di elaborazione

    Selezionare un tipo di elaborazione:

    • Prodotto elettronico - Un titolo elettronico non fisico. Può trattarsi di un singolo articolo o di un articolo in più parti. Può essere emesso in parti a tempo indeterminato.
    • Monografia - Monografie a cui è applicato un solo codice a barre.
    • Seriale - Stampa di serie e monografie in più parti dove sono applicati più codici a barre.
    Punto Selezionare la durata del periodo di abbonamento: 6 mesi, 1 anno, 2 anni o 3 anni.

     Nota: questa opzione viene visualizzata solo se Tipo di acquisizione è impostato su Abbonamento.
    Data di inizio

    Selezionare la data di inizio dell'abbonamento.

     Nota: questa opzione viene visualizzata solo se Tipo di acquisizione è impostato su Abbonamento.
    Data di fine

    Selezionare la data di scadenza dell'abbonamento.

     Nota: questa opzione viene visualizzata solo se Tipo di acquisizione è impostato su Abbonamento.
  3. (Opzionale) Applicare un modello (disponibile solo per gli ordini). Dall'elenco Applica modello di ordine, fare clic sul modello che si desidera applicare.
  4. Trovare l'ordine di acquisto esistente a cui si desidera aggiungere l'articolo.
  5. Nella tabella Ordini esistenti, fare clic su Aggiungi nella colonna Azione (a destra) per l'ordine scelto:
    • Il numero nella colonna Voci aumenta.
    • Gli articoli aggiunti ai piani possono essere ricevuti anche immediatamente. Viene visualizzato un messaggio di conferma dell'aggiunta dell'elemento. Fare clic su Ricevi oggetto per avviare il processo di ricezione. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Ricezione di monografie o Ricezione di serie e prodotti elettronici.
  6. Click Close.

Aggiungere un elemento dalla base di conoscenza WorldCat

Search Discover Collections

Use Discover Collections to search for e-products in the WorldCat knowledge base. You will be searching for either collections or titles. For more information, see WorldCat knowledge base.

  1. Enter your search terms.

     Note: The My Selected Collections check box is automatically selected. If you want to search all of the WorldCat knowledge base, deselect the My Selected Collections check box.

    Use Discover Collections to search for e-products in the WorldCat knowledge base. For more information, see WorldCat knowledge base.

  2. Click Search or press <Enter>
Prima di ordinare, controllate il patrimonio della vostra biblioteca.

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  • Detenuto dalla mia biblioteca: La vostra biblioteca possiede l'articolo.
  • Non è in possesso della mia biblioteca: La tua biblioteca non possiede l'articolo
  • Le biblioteche possiedono questo articolo: Numero di biblioteche che possiedono l'articolo

Add the collection to an order

  1. In the Results list, click Add to > Order.
  2. On the Add Item to Order window, review the settings and change as needed.
    Aggiungi articolo ai campi ordine - tabella
    Setting Descrizione

    Tipo di acquisizione

    Una tantum: un ordine unico.

    Abbonamento: Un ordine per un articolo che viene pubblicato in modo continuativo (senza data di scadenza), ma in genere acquistato per periodo. Di solito richiede il rinnovo da parte dell'acquirente alla fine del periodo.
    Tipo di elaborazione
    • Prodotto elettronico - Un titolo elettronico non fisico. Può trattarsi di un singolo articolo o di un articolo in più parti. Può essere emesso in parti a tempo indeterminato.
    Punto Selezionare la durata del periodo di abbonamento: 6 mesi, 1 anno, 2 anni o 3 anni.

     Nota: questa opzione viene visualizzata solo se Tipo di acquisizione è impostato su Abbonamento.
    Data di inizio

    Selezionare la data di inizio dell'abbonamento.

     Nota: questa opzione viene visualizzata solo se Tipo di acquisizione è impostato su Abbonamento.
    Data di fine

    Selezionare la data di scadenza dell'abbonamento.

     Nota: questa opzione viene visualizzata solo se Tipo di acquisizione è impostato su Abbonamento.
  3. (Opzionale) Applicare un modello (disponibile solo per gli ordini). Dall'elenco Applica modello di ordine, fare clic sul modello che si desidera applicare.
  4. Per aggiungere l'articolo all'ordine o al piano, nella colonna Azione (a destra), fare clic su Aggiungi:
    • Il numero nella colonna Voci aumenta.
    • Gli articoli aggiunti ai piani possono essere ricevuti anche immediatamente. Viene visualizzato un messaggio di conferma dell'aggiunta dell'elemento. Fare clic su Ricevi oggetto per avviare il processo di ricezione. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Ricezione di monografie o Ricezione di serie e prodotti elettronici.
  5. Click Close.

Aggiungere un elemento non presente in WorldCat o nella base di conoscenza di WorldCat

Se è stata effettuata una ricerca su WorldCat e sulla Knowledge Base di WorldCat e non c'è nessun record che corrisponda all'articolo che si sta ordinando, è possibile utilizzare uno dei seguenti metodi per gestire questa situazione:

Posizione predefinita della filiale e della scaffalatura per gli articoli dell'ordine

Il ramo e la posizione di scaffale predefiniti degli articoli d'ordine vengono impostati in base al tipo di materiale e a seconda di come viene creato l'articolo d'ordine. 

 Note: When importing order data, vendors can include the branch and shelving location in the 9xx data.

Come è stato creato l'articolo Tipo di elaborazione = E-Prodotto Creato utilizzando il modello di articolo d'ordine Creato utilizzando la Richiesta di acquisto Sede predefinita Posizione a scaffale predefinita
Piattaforma Sì o No N/A N/A Non specificato Non specificato
Interfaccia utente No No No Ramo selezionato al momento dell'accesso Prima localizzazione a scaffale per la sede selezionata
Interfaccia utente No Sì No Sede nel modello di linea d'ordine Posizione della scaffalatura nel modello degli articoli ordinati
Interfaccia utente No No Sì Sede dalla richiesta di acquisto Posizione della scaffalatura da richiesta di acquisto
Interfaccia utente Sì No No Non specificato Non specificato
Importa (dati MARC ) No N/A N/A Ramo selezionato al momento dell'accesso Prima localizzazione a scaffale per la sede selezionata
Importa (dati MARC ) Sì N/A N/A Non specificato Non specificato

 

 

 Note: Branch-based acquisitions users can only manage orders for a branch where they have the appropriate permissions. See About branch-based acquisitions.

Search for an order

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Ordini > Ordini.
  2. Fare clic su Cerca. Tutti gli ordini e i piani appaiono.
    • I risultati sono ordinati alfabeticamente per nome.
    • Per modificare l'ordinamento, fare clic su qualsiasi intestazione di colonna.
    • Per personalizzare le intestazioni delle colonne visualizzate, vedere Mostra/nascondi colonne. Per impostazione predefinita, non tutte le intestazioni di colonna sono visibili.
  3. Fare clic su Nome ordine o Numero ordine per visualizzare o modificare l'ordine o il piano. Per i dettagli, vedere Visualizzare e modificare un ordine.

 Nota: non è possibile effettuare ordini da un piano. Ai piani viene assegnato automaticamente lo stato Effettuato.

Effettua ordine

Prima di effettuare un ordine: aprire l'ordine, completare le modifiche e fare clic su Salva ordine nella parte superiore dello schermo.

  1. Fare clic su Effettua ordine.
  2. Nella finestra Effettua ordine, seguire la prassi locale per determinare se selezionare la casella per notificare al fornitore questo ordine.

     Nota: i motivi per notificare un ordine al fornitore variano. Ad esempio, se l'ordine è già stato effettuato sul sito Web del fornitore o se l'ordine fa parte di un abbonamento corrente, non è necessario avvisare il fornitore. In caso contrario, è possibile avvisare il fornitore da WMS.

    • Sì - Effettuare l'ordine e avvisare il fornitore
      1. Selezionare la casella di controllo.
      2. Fare clic su Continua.
      3. Vai al passaggio 3.
    • No - Effettuare l'ordine, ma non avvisare il fornitore
      1. Non selezionare la casella.
      2. Fare clic su Effettua ordine
      3. L'ordine è stato effettuato.
  3. Nella finestra Notifica ordine al fornitore, compilare i campi seguenti:
    1. Metodo - Il metodo scelto per notificare l'ordine al fornitore.
      1. E-Mail (EDIFACT): inviare un messaggio d'ordine EDIFACT via e-mail. Prima di utilizzare questo metodo, leggere Configurare i messaggi EDIFACT per un fornitore per informazioni sulla configurazione.
      2. E-Mail (HTML): inviare l'ordine via e-mail.
      3. Stampa: stampare l'ordine da inviare via e-mail.
      4. FTP (EDIFACT): invia un messaggio d'ordine EDIFACT via FTP. Prima di utilizzare questo metodo, leggere Configurare i messaggi EDIFACT per un fornitore per informazioni sulla configurazione.
    2. A (e-mail o stampa) - La persona o il dipartimento del fornitore che riceverà la notifica di un ordine.
    3. Rispondi a (e-mail (HTML) o stampa) - La persona della biblioteca che il fornitore può contattare in merito all'ordine.
      • L'impostazione predefinita è la prima persona elencata nella pagina Contatti in Configurazione servizio OCLC (WorldCat Registry > Contatti).
      • È possibile impostare un contatto ricorrente per quando i fornitori rispondono a un ordine nelle Impostazioni istituzione per il proprio sistema. Per ulteriori informazioni, vedere Creare un contatto Rispondi a ricorrente.
      • È possibile impostare un metodo predefinito e un contatto con il fornitore modificando le Impostazioni di acquisizione nel record del fornitore. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazioni acquisizioni.
  4. Il metodo scelto determina il passo successivo.
    1. Email (EDIFACT e HTML) e FTP (EDIFACT)
      1. (Optional) To preview the message, select Preview message before sending and click Continue.
      2. Fare clic su Invia ordine.
      3. Controllare lo stato dell'ordine per confermare che l'ordine è andato a buon fine. 
        • Uno stato dell'ordine che rimane impostato su Aperto indica che si è verificato un errore e l'ordine non è stato inviato al fornitore.
        • Lo stato dell'ordine impostato su Effettuato indica che la notifica dell'ordine è stata inviata al fornitore. Per gli ordini FTP (EDIFACT), questo conferma che l'ordine è stato consegnato correttamente al server FTP di destinazione. Per gli ordini e-mail (EDIFACT e HTML), il sistema può solo confermare che la notifica è stata accettata dal server SMTP in uscita, ma non può tenere conto di altri errori, ad es. un indirizzo e-mail errato.
    2. Stampa
      1. Fare clic su Continua.
      2. Dalla finestra di dialogo Anteprima di stampa, fare clic su Ordine di stampa.

Invia nuovamente l'ordine

Prima di inviare nuovamente un ordine: aprire l'ordine, completare le modifiche e fare clic su Salva ordine nella parte superiore dello schermo.

  1. Fare clic su Invia nuovamente l'ordine.
  2. Nella finestra di dialogo Notifica ordine al fornitore, compilare i campi seguenti:
    1. Metodo - Il metodo scelto per notificare l'ordine al fornitore.
      1. E-mail (HTML): inviare l'ordine via e-mail.
      2. E-Mail (EDIFACT): inviare un messaggio d'ordine EDIFACT via e-mail. Prima di utilizzare questo metodo, leggere Inviare le informazioni sull'ordine EDIFACT al fornitore via e-mail per informazioni sulla configurazione.
      3. Stampa: stampare l'ordine da inviare via e-mail.
      4. FTP (EDIFACT): invia un messaggio d'ordine EDIFACT via FTP. Prima di utilizzare questo metodo, leggere Configurare i messaggi EDIFACT per un fornitore per informazioni sulla configurazione.
    2. A - La persona del fornitore che riceverà la notifica di un ordine, se l'invio avviene tramite stampa o e-mail (EDIFACT o HTML).
    3. Rispondere a - La persona della biblioteca che il fornitore può contattare in merito all'ordine, se l'invio avviene tramite stampa o e-mail (HTML).
      • L'impostazione predefinita è la prima persona elencata nella pagina Contatti in Configurazione servizio OCLC (WorldCat Registry > Contatti). 
      • È possibile impostare un metodo e un contatto predefinito per il fornitore modificando le Impostazioni di acquisizione nel record del fornitore. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazioni delle acquisizioni.
  3. Il metodo scelto determina il passo successivo.
    1. Email (HTML o EDIFACT) o FTP (EDIFACT)
      1. (Facoltativo) Per visualizzare un'anteprima del messaggio, selezionare Anteprima del messaggio prima dell'invio e fare clic su Continua.
      2. Nella finestra di dialogo Anteprima di stampa, fare clic su Invia ordine.
      3. Controllare lo stato dell'ordine per confermare che l'ordine è andato a buon fine. 
        1. Uno stato dell'ordine che rimane impostato su Aperto indica che si è verificato un errore e l'ordine non è stato inviato al fornitore.
        2. Lo stato dell'ordine impostato su Effettuato indica che la notifica dell'ordine è stata inviata al fornitore. Per gli ordini FTP (EDIFACT), questo conferma che l'ordine è stato consegnato correttamente al server FTP di destinazione. Per gli ordini e-mail (EDIFACT e HTML), il sistema può solo confermare che la notifica è stata accettata dal server SMTP in uscita, ma non può tenere conto di altri errori, ad es. un indirizzo e-mail errato.
    2. Stampa
      1. Fare clic su Continua.
      2. Dalla finestra di dialogo Anteprima di stampa, fare clic su Ordine di stampa.

Dati ordine EDIFACT

Se si sceglie di inviare l'ordine tramite messaggio EDIFACT (e-mail o FTP), quanto segue verrà incluso nel file di dati dell'ordine inviato al fornitore.

Dati ordine EDIFACT - Tabella
Elemento EDIFACT Segmento Definizione dell'elemento EDIFACT Come WMS imposta questo valore Esempio di segmento Valori di esempio
Identificativo biblioteca UNB UNB Primo di due identificatori nel segmento UNB. Identifica la biblioteca che invia il messaggio d'ordine. Identificatore per la biblioteca che invia il messaggio d'ordine. Può essere configurato dalla biblioteca per utilizzare:
  • SAN: utilizza il qualificatore 31B
  • GLN: utilizza il qualificatore 14
  • ISIL: utilizza il qualificatore 92
  • ID WorldCat Registry : qualificatore Uses 92
  • Identificativo fornito dal fornitore: utilizza il qualificatore 91
  • Identificativo fornito dalla biblioteca: utilizza il qualificatore 91
 UNB+UNOC:3+{UNB Library Identifier}:{Library Qualifier}+Fornitore SAN:31B+200623:0700+20200623070000' Biblioteca SAN: UNB+UNOC:3+Biblioteca SAN:31B+Fornitore SAN:31B+200623:0700+{Unique Interchange ID}'

Biblioteca GLN: UNB+UNOC:3+Biblioteca GLN:14+Vendor GLN:14+ 200623:0700+{Unique Interchange ID}'

ecc.
Identificativo fornitore UNB UNB Secondo di due identificatori nel segmento UNB. Identifica il fornitore destinatario del messaggio d'ordine. Identificatore per il fornitore che riceve il messaggio d'ordine. Può essere configurato per utilizzare:
  • SAN: utilizza il qualificatore 31B
  • GLN: utilizza il qualificatore 14
  • ISIL: utilizza il qualificatore 92
  • Numero fornitore locale: utilizza il qualificatore 92
  • Identificativo fornito dal fornitore: utilizza il qualificatore 91
  • Identificativo fornito dalla biblioteca: utilizza il qualificatore 91
 UNB+UNOC:3+LibrarySAN:31B+{UNB Vendor Identifier}:{Vendor Qualifier }+200623:0700+20200623070000'  Fornitore SAN: UNB+UNOC:3+LibrarySAN:31B+Fornitore SAN:31B+200623:0700+20200623070000'

Fornitore GLN: UNB+UNOC:3+LibraryGLN:14+VendorGLN:14+200623:0700+20200623070000'

ecc.
 
ID interscambio univoco UNB Identificatore per il messaggio stesso nel segmento UNB. Identificatore univoco assegnato ad ogni interscambio dal sistema.

Adatto al modello: aaaammgghmmss		 UNB+UNOC:3+LibrarySAN:31B+VendorSAN:31B+200623:0700+{Unique Interchange ID}' UNB+UNOC:3+LibrarySAN:31B+VendorSAN:31B+200623:0700+20200623070000'
ID messaggio univoco UNH Identificatore per il messaggio stesso nel segmento UNH. Identificatore univoco assegnato dal sistema a ciascun messaggio.

Adatto al modello: aaaammgghmmss		 UNH+{Unique Message ID}+ORDERS:D:96A:UN:EAN008' UNH+20200623070000+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'
Tipo di ordine BGM Identifica il tipo di ordine che viene inviato, incluso se l'ordine è a
  • Ordine urgente
  • Ordine di continuazione
 Se il Tipo di spedizione è "Express" o "Giorno successivo", WMS utilizzerà il valore 22E (ordine urgente)

Se tutti gli articoli dell'ordine sono Abbonamenti, WMS utilizzerà il valore 224 (ordine di continuazione)

Se si applicano entrambe le condizioni precedenti, WMS utilizzerà 224 (Ordine di continuazione)		 BGM+{Type of Order}+PO-2020-1+9' Ordine urgente: BGM+22E+PO-2020-1+9'

Ordine di continuazione: BGM+224+PO-2020-1+9'
Numero ordine BGM Identificatore per l'ordine stesso nel segmento BGM. Identificatore univoco per l'ordine inviato da WMS. BGM+220+{WMS OrderNumber}+9'  BGM+220+PO-2020-1+9' 
Ordine originale o ritrasmissione BGM Identifica se ordine è il messaggio d'ordine originale inviato o una ritrasmissione di un messaggio precedente. Se l'ordine è quello originale, WMS utilizzerà il valore 9.

Se l'ordine è una ritrasmissione di un ordine precedente, WMS utilizzerà il valore 7.		 BGM+220+PO-2020-1+{Resend Indicator}'  Ordine originale: BGM+220+PO-2020-1+9'

Ritrasmissione: BGM+220+PO-2020-1+7'
Data dell'ordine DTM Identifica la data dell'ordine. Data corrente in cui è stato inviato l'ordine. DTM+137:{AAAAMMGG}:102' DTM+137:20200623:102'
Identificativo biblioteca NAD NAD

(in particolare NAD+BY)		 Primo di due identificatori di segmento NAD. Identifica la biblioteca che invia il messaggio d'ordine. Identificatore per la biblioteca che invia il messaggio d'ordine. Può essere configurato dalla biblioteca per utilizzare:
  • SAN: utilizza il qualificatore 31B
  • GLN: utilizza il qualificatore 14
  • ISIL: utilizza il qualificatore 92
  • ID WorldCat Registry : qualificatore Uses 92
  • Identificativo fornito dal fornitore: utilizza il qualificatore 91
  • Identificativo fornito dalla biblioteca: utilizza il qualificatore 91
 NAD+BY+{NAD Library Identifier}::{Library Qualifier}' SAN: NAD+BY+LibrarySAN::31B'

GLN: NAD+BY+LibraryGLN::14'

ecc.
Identificativo fornitore NAD NAD

(in particolare NAD+SU)		 Secondo di due identificatori di segmento NAD. Identifica il fornitore destinatario del messaggio d'ordine. Identificatore per il fornitore che riceve il messaggio d'ordine. Può essere configurato per utilizzare:
  • SAN: utilizza il qualificatore 31B
  • GLN: utilizza il qualificatore 14
  • ISIL: utilizza il qualificatore 92
  • Numero fornitore locale: utilizza il qualificatore 92
  • Identificativo fornito dal fornitore: utilizza il qualificatore 91
  • Identificativo fornito dalla biblioteca: utilizza il qualificatore 91 
 NAD+SU+{NAD Vendor Identifier}::{Qualificatore fornitore}' SAN: NAD+SU+VendorSAN::31B'

GLN: NAD+SU+VendorGLN::14'

ecc.
Numero account RFF

(in particolare RFF+API)		 Identifica il numero di account da utilizzare per l'ordine. Numero di account configurato e selezionato dall'utente per l'ordine. RFF+API:{Numero account}' RFF+API:123456-1'
Codice valuta CUX Identifica la valuta utilizzata per l'ordine. Codice ISO che identifica la valuta utilizzata nell'ordine. CUX+2:{Codice valuta}:9' CUX+2:USD:9'
Numero di riga LIN Identifica il singolo item di un ordine. Numero progressivo che identifica l'item nell'ordine. LIN+{Line Number}++1234567890123:EN' LIN+1++1234567890123:EN'
Identificativo libro o periodico (ISBN o ISSN) LIN

PIA		 Contiene l'identificatore del libro (ISBN) o del periodico (ISSN) dell'articolo ordinato. ISBN o ISSN preferito selezionati dall'utente in WMS.
 

 Nota:

  • IS viene utilizzato per il qualificatore PIA se viene utilizzato ISSN
  • Se non viene selezionato alcun ISBN o ISSN preferito, il campo viene lasciato vuoto
 LIN+1++{ ISBN preferito }:EN'

PIA+5+{ ISBN preferito }:IB'

Oppure

LIN+1++{ ISSN preferito }:EN'

PIA+5+{ ISSN preferito }:Q'		 LIN+1++1234567890123:EN'

PIA+5+1234567890123:IB'

Or

LIN+1++1234-5678:EN'

PIA+5+1234-5678:IS'
Informazioni sulla risorsa IMD Identifica le informazioni sulla risorsa ordinata, tra cui:
  • Titolo
  • Autore
  • Edizione
  • Editore
  • Data di pubblicazione
 Informazioni sulle risorse recuperate da WorldCat, tra cui:
  • Titolo
  • Autore
  • Edizione
  • Editore
  • Data di pubblicazione
 IMD+L+010+:::{Autore}'

IMD+L+050+:::{Titolo del libro}'

IMD+L+065+:::{Autore}'

IMD+L+100+:::{Edition}'

IMD+L+120+:::{Editore}'

IMD+L+170+:::{Date of publication}'		 IMD+L+050+:::American Indians and the market economy, 1775-1850'

IMD+L+065+:::Lance Greene'

IMD+L+120+:::Tuscaloosa?: University of Alabama Press, © 2010.'

IMD+L+170+:::©2010'
Quantità QTÀ Identifica la quantità dell'articolo ordinato.

Ripetuto nel segmento GIR sottostante.		 Quantità immessa dall'utente in WMS. QTÀ+21:{Quantità}' QTÀ+21:1'
Ramo GIR Identifica la sede in cui si troverà l'articolo al ricevimento. Identificatore dal WorldCat Registry della sede selezionata come sede di questo documento. GIR+L01+1:LQT+{ID sede}:LLO+MAIN-STACKS:LSQ+BKS,100:LFN' GIR+L01+1:LQT+12345:LLO+MAIN-STACKS:LSQ+ BKS,100:LFN'
Posizione della scaffalatura GIR Identifica la posizione a scaffale in cui si troverà l'articolo al ricevimento. Identificatore configurato dalla biblioteca e selezionato nell'ordine per indicare la specifica localizzazione a scaffale di questo documento come sede. GIR+L01+1:LQT+12345:LLO+{Posizione scaffale}:LSQ+BKS,100:LFN' GIR+L01+1:LQT+12345:LLO+MAIN-STACKS:LSQ+ BKS,100:LFN'
Codice fondo GIR Identifica il fondo sul quale l'articolo verrà addebitato nel budget della biblioteca. Codice del fondo da utilizzare quando si impegnano soldi per l'elemento nel budget della biblioteca. GIR+L01+1:LQT+12345:LLO+MAIN-STACKS:LSQ+{Codice fondo},100:LFN' GIR+L01+1:LQT+12345:LLO+MAIN-STACKS:LSQ+BKS,100:LFN'
Nota per il fornitore FTX Nota per il fornitore che elabora l'ordine. Nota inserita dall'utente e specificata per essere per il fornitore.  Può avere più valori. FTX+LIN+++{Nota fornitore 1}'
FTX+LIN+++{Nota fornitore 2}'
FTX+LIN+++{Nota fornitore 3}'		 FTX+LIN+++Questa è una nota'
Prezzo PRI Prezzi dei vari tipi forniti per linPrezzi dei vari tipi forniti per l'elemento pubblicitario. Prezzo calcolato in diversi modi in base ai valori inseriti dall'utente in WMS:
  • Prezzo di tipo AAA: PrezzoUnitario - Importo sconto + Costi di servizio + Spedizione
  • Prezzo di tipo AAB: Prezzo unitario
  • Prezzo di tipo AAE: PrezzoUnitario + Importo IVA
  • Prezzo di tipo AAF: UnitPrice - Importo sconto + Importo tasse + Costi di servizio + Spedizione
 PRI+AAA:{UnitPrice - Importo sconto + Costi di servizio + Spedizione}:CA'

PRI+AAB:{UnitPrice}:CA'

PRI+AAE:{UnitPrice + Tax Amount}:CA'

PRI+AAF:{UnitPrice - Importo sconto + Importo tasse + Costi di servizio + Spedizione}:CA'

PRI+AAA:30.97:CA'

PRI+AAB:29.99:CA'

PRI+AAE:32.09:CA'

PRI+AAF:33.14:CA'
Identificatore riga dell'item RFF

(in particolare RFF+LI)		 Identificatore dell'item fornito dal sistema di gestione della biblioteca. Identificatore univoco generato dal sistema per la voce d'ordine in WMS. RFF+LI:{Numero articolo ordine}' RFF+LI:PO-2020-1-1'
Codice fondo RFF

(in particolare RFF+BFN)		 Identifica il fondo sul quale l'articolo verrà addebitato nel budget della biblioteca. Codice del fondo da utilizzare quando si impegnano soldi per l'elemento nel budget della biblioteca. RFF+BFN:{Codice fondo}' RFF+BFN:BKS'
Numero di voci CNT Conteggio degli item nell'ordine. Conteggio degli item nell'ordine. CNT+2:{Numero di linee}' CNT+2:5'
Numero di segmenti UNT Numero di segmenti nel messaggio d'ordine. N/A UNT+{Number of Segments}+20200623070000' UNT+23+20200623070000'
ID messaggio univoco UNT Ripetizione dell'ID messaggio univoco nel segmento UNH. Identificatore univoco assegnato dal sistema a ciascun messaggio.

Adatto al modello: aaaammgghmmss		 UNT+23+{ID messaggio univoco}' UNT+23+20200623070000'
Numero di messaggi UNZ Numero di messaggi nel file. N/A UNZ+{Number of Messages}+20200623070000' UNZ+1+20200623070000'
ID interscambio univoco UNZ Ripetizione dell'ID di interscambio univoco nel segmento UNB. Identificatore univoco assegnato ad ogni interscambio dal sistema.

Adatto al modello: aaaammgghmmss		 UNZ+1+{Unique Interchange ID}' UNZ+1+20200623070000'

Esempio di messaggio

 Nota: 

  • Utilizza la SAN per gli identificatori del fornitore e un identificatore fornito dalla biblioteca per gli identificatori della biblioteca
  • Le parti in grassetto sono specificate nella tabella sopra
  • UNA:+.? '
    UNB+UNOC:3+1234:92+1234567:31B+200623:1546+20200623154616
    ' UNH+20200623154616 +ORDERS:D:96A:UN:EAN008'
    BGM+220+PO-2017-3478+9

    ' 6300023 :102' RFF+API: 03487239847
    ' NAD+BY+1234::92 '
    NAD+SU+1234567::31B '
    CUX+2:USD:9'
    LIN+1++9780817317140:EN'
    PIA+5+9780817317140:EN'
    IMD+L+050+:::Indiani d'America e economia di mercato, 1775-1850 '
    IMD+L+065+:::Lance Greene '
    IMD+L+120+:::Tuscaloosa?: University of Alabama Press, © 2010. '
    IMD+L+170+:::©2010'
    QTY+21:2'
    GIR+L01+2:LQT+125569:LLO+EUS (Shelving Location):LSQ+books:LFN'
    FTX+LIN+++Questa è una nota.'
    PRI+AAA:5.99:CA'
    PRI+AAB:0:CA'
    PRI+AAE:0:CA'
    PRI+AAF:6.11:CA'
    RFF+LI:PO-2017-3478-1 '
    RFF+BFN:books '
    LIN+2++9780806141756:EN'
    PIA+5+9780806141756:EN'
    IMD+L+050+:::After Moctezuma?: native policies and self-government in Mexico City, 1524-1730 '
    IMD+L+065+:::William F. Connell
    ' IMD+L+120+::: Norman?: University of Oklahoma Press, ©2011. '
    QTY+21:1 '
    GIR+L01+1:LQT+125569:LLO+ EUS (posizione scaffale):LSQ+libri:LFN'
    PRI+AAA:30.97:CA'
    PRI+AAB:29.99:CA'
    PRI+AAE:32.09:CA'
    PRI+AAF:33.14:CA'
    RFF+LI:PO-2017-3478-5 '
    RFF+BFN:libri '
    LIN+3++9780812242973:EN'
    PIA+5+9780812242973:EN'
    IMD+L+050+:::Protezione dei diritti civili per conto di poveri '
    IMD+L+065+:::Catherine M. Paden
    ' IMD+L+120+::: Philadelphia?: University of Pennsylvania Press, 2011. '
    IMD+L+170+:::2011

    ' QTY+21: 5 ' GIR+L01+5:LQT+125569:LLO+EUS (Shelving Location):LSQ+ books:LFN'
    PRI+AAA:14.78:CA'
    PRI+AAB:0:CA'
    PRI+AAE:0:CA'
    PRI+AAF:15.52:CA'
    RFF+LI:PO-2017-3478-4 '
    RFF+BFN:books '
    LIN+4++9781438436319:EN'
    PIA+5+9781438436319:EN'
    IMD+L+050+:::The anarchist bastard?: in crescita up Italiano in America '
    IMD+L+065+:::Joanna Clapps. Herman
    ' IMD+L+120+::: Albany?: Excelsior Editions/State University of New York Press, ©2011. '
    IMD+L+170+:::©2011

    ' QTY+21: 3 ' GIR+L01+3:LQT+125569:LLO+EUS (Shelving Location):LSQ+ books:LFN'
    PRI+AAA:8.94:CA'
    PRI+AAB:0:CA'
    PRI+AAE:0:CA'
    PRI+AAF:9.21:CA'
    RFF+LI:PO-2017-3478-2 '
    RFF+BFN:libri '
    LIN+5++9780826219046:EN'
    PIA+5+9780826219046:EN'
    IMD+L+050+:::Brothers to the Buffalo Soldiers? : prospettive sulla milizia e sui volontari afroamericani, 1865-1917 '
    IMD+L+065+:::Bruce A. Glasrud
    ' IMD+L+120+::: Columbia, Missouri?: University of Missouri Press, ©2011. '
    IMD+L+170+:::©2011

    ' QTY+21: 4 ' GIR+L01+4:LQT+125569:LLO+EUS (Shelving Location):LSQ+ books:LFN'
    PRI+AAA:11.87:CA'
    PRI+AAB:0:CA'
    PRI+AAE:0:CA'
    PRI+AAF:12.35:CA'
    RFF+LI:PO-2017-3478-3'
    RFF+BFN:libri'
    UNS+S'
    CNT+2:5'
    UNT+80+20200623154616'
    UNZ+1+20200623154616'

 

Overview

Claiming and canceling items is an optional step in the WorldShare Acquisitions workflow. You may need to claim items as missing if you have ordered but not received them. You may need to cancel items for a variety of reasons and can do so if they have not been received. The workflow for claiming and canceling items may differ depending on the item type (i.e. order items or subscription items). This page discusses how to claim order items and cancel one-time items. For more information on other types of claims and cancellations, see Claim and cancel.

Sollecita voci dell'ordine

To claim using saved searches, see Automate serial issues claiming.

Se è stato ordinato un articolo, ma non lo si è ancora ricevuto dal fornitore, è possibile richiedere l'articolo nel sistema. Quando si sollecita un elemento in WorldShare Acquisitions, si ha la possibilità di notificare il reclamo al fornitore. Il sollecito di un elemento aumenta il numero di solleciti collegati a tale elemento e registra la data dell'ultimo sollecito, il che consente di tenere traccia degli elementi sollecitati in precedenza.

  1. On the left navigation, click Orders > Missing Order Items.
  2. Nella schermata Articoli ordine mancanti, trovare gli articoli che si desidera sollecitare. Per dettagli, vedere Cerca e filtra le voci d'ordine mancanti  .
  3. Selezionare le caselle di controllo accanto ai fascicoli che si desidera sollecitare. Per rivendicare tutti gli articoli nella tabella, selezionare la casella di controllo nella parte superiore della tabella.
  4. Nella parte superiore della schermata, fare clic su Sollecita.
  5. If you want to notify the vendor about the claim, go to the next step. If you do not want to notify the vendor about the claim, click Claim Items to finish the workflow.
  6. Selezionare la casella di controllo Notifica al fornitore questo reclamo.
  7. Fare clic su Continua.
  8. Nella finestra Notifica ordine al fornitore, compilare i campi seguenti:
    1. Metodo - Il metodo scelto per notificare l'ordine al fornitore.
      1. FTP (EDIFACT): Invia un messaggio d'ordine EDIFACT via FTP. 
      2. Posta elettronica (EDIFACT): Invia un messaggio d'ordine EDIFACT via e-mail. 
      3. E-Mail (HTML): inviare l'ordine via e-mail.
      4. Stampa: stampare l'ordine da inviare via e-mail.
    2. FTP Profile - The FTP profile you'd like to use to send the message if you are sending by FTP (EDIFACT).
    3. A - La persona presso il fornitore che riceverà la notifica di un ordine, se si sta inviando tramite stampa o e-mail (EDIFACT o HTML)
    4. Rispondi a - La persona della biblioteca che il fornitore può contattare in merito all'ordine se viene inviato tramite stampa o e-mail (HTML).
      • L'impostazione predefinita è la prima persona elencata nella pagina Contatti in Configurazione servizio OCLC (WorldCat Registry > Contatti).
      • È possibile impostare un contatto ricorrente per quando i fornitori rispondono a un ordine nelle Impostazioni istituzione per il proprio sistema. Per ulteriori informazioni, vedere Creare un contatto Rispondi a ricorrente.
      • È possibile impostare un metodo predefinito e un contatto con il fornitore modificando le Impostazioni di acquisizione nel record del fornitore. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazioni acquisizioni.
  9. Il metodo scelto determina il passo successivo.
    1. Email (EDIFACT e HTML) e FTP (EDIFACT)
      1. (Facoltativo) Per visualizzare l'anteprima del messaggio, selezionare Anteprima messaggio prima dell'invio, quindi fare clic su Continua.
      2. Fare clic su Invia ordine.
    2. Stampa
      1. Fare clic su Continua.
      2. Nella finestra di dialogo Anteprima di stampa, fare clic su Ordine di stampa.
  10. A confirmation message appears, and the items have been claimed in the system.

Cancel one-time items

If you have been notified by a vendor that they cannot supply you with an item that you ordered, or you have decided that you no longer want to receive an item that you ordered, you can cancel the item in the system. Canceling an item in WorldShare Acquisitions updates its Order Status to Cancelled, and the money that was encumbered for the item returns to the remaining fund balance.

Quando si annulla un elemento in WorldShare Acquisitions, si ha anche la possibilità di richiedere una conferma dell'annullamento al fornitore. Se viene richiesta la conferma per un elemento, lo stato dell'ordine viene aggiornato in Annullamento richiesto e l'importo impegnato per l'elemento rimane impegnato.

 Nota: solo quando viene confermato l'annullamento dell'elemento nel sistema, il denaro tornerà al saldo del fondo rimanente.

From the One-Time Items screen, you can cancel items, confirm the cancellation, or undo the cancellation. You can perform the same operations on the Missing Order Items screen.

1. Annulla elementi

Seguire le istruzioni seguenti per annullare gli elementi dalla schermata Elementi una tantum. Gli articoli una tantum possono essere annullati anche nella schermata Articoli ordine mancanti.

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Ordini > Articoli in un unico articolo.
  2. Utilizzare la casella di ricerca e i filtri per cercare un elemento.
  3. Selezionare le caselle di controllo accanto agli elementi che si desidera annullare. Per annullare tutti gli elementi nella tabella, selezionare la casella di controllo nella parte superiore della tabella.
  4. Nella parte superiore della schermata, fare clic su Annulla > Annulla elementi.
  5. Viene visualizzata la finestra Annulla elementi. Se non è possibile annullare le copie selezionate, ciò verrà segnalato qui.
  6. Determinare se si desidera annullare Tutte le copie, Copie non ricevute o Copie non ricevute e non fatturate e passare a quella sezione di questo documento.

Tutte le copie

Utilizzare questa opzione se si desidera annullare tutte le copie selezionate. Tutte le copie includono le copie non ricevute e le copie non ricevute e non fatturate.

  1. Nella finestra Annulla articoli, selezionare Tutte le copie.
  2. Se si sta annullando un abbonamento, selezionare se si desidera Annullare l'abbonamento alla fine del periodo di abbonamento o Annulla abbonamenti il [data]. Se si seleziona quest'ultimo, è necessario immettere una data manualmente o fare clic sull'icona del calendario per selezionare una data.
  3. Se si desidera notificare al fornitore l'annullamento e, facoltativamente, richiedere una conferma dell'annullamento, passare a Notifica al fornitore l'annullamento (e richiedere conferma).
  4. In caso contrario, fare clic su Annulla elementi.
  5. Le copie vengono annullate nel sistema e lo stato dell'ordine cambia in Annullato.

Copie non ricevute

Utilizzare questa opzione se si desidera annullare solo le copie che non sono state ricevute. Se non è possibile annullare una delle copie selezionate, verrà visualizzato il menu a tendina Copia che non può essere annullata. Fare clic sull'opzione Copia che non può essere annullata per visualizzare le copie che non possono essere annullate e i motivi.

  1. Nella finestra Annulla articoli, selezionare Copie non ricevute.
  2. Se si sta annullando un abbonamento, selezionare se si desidera Annullare l'abbonamento alla fine del periodo di abbonamento o Annulla abbonamenti il [data]. Se si seleziona quest'ultimo, è necessario immettere una data manualmente o fare clic sull'icona del calendario per selezionare una data.
  3. Se si desidera notificare al fornitore l'annullamento e, facoltativamente, richiedere una conferma dell'annullamento, passare a Notifica al fornitore l'annullamento (e richiedere conferma).
  4. In caso contrario, fare clic su Annulla elementi.
  5. Le copie vengono annullate nel sistema e lo stato dell'ordine cambia in Annullato.

Copie non ricevute e non fatturate

Utilizzare questa opzione se si desidera annullare solo le copie che non sono state ricevute o fatturate. Se non è possibile annullare una delle copie selezionate, verrà visualizzato il menu a tendina Copia che non può essere annullata. Fare clic sull'opzione Copia che non può essere annullata per visualizzare le copie che non possono essere annullate e i motivi.

  1. Nella finestra Annulla articoli, selezionare Copie non ricevute e non fatturate.
  2. Se si sta annullando un abbonamento, selezionare se si desidera Annullare l'abbonamento alla fine del periodo di abbonamento o Annulla abbonamenti il [data]. Se si seleziona quest'ultimo, è necessario immettere una data manualmente o fare clic sull'icona del calendario per selezionare una data.
  3. Nella colonna Quantità da annullare, indicare il numero di copie che si desidera annullare immettendo una quantità oppure fare clic sulle frecce su e giù per selezionare un numero.
  4. Se si desidera notificare al fornitore l'annullamento e, facoltativamente, richiedere una conferma dell'annullamento, passare a Notifica al fornitore l'annullamento (e richiedere conferma).
  5. In caso contrario, fare clic su Annulla elementi.
  6. Le copie vengono annullate nel sistema e lo stato dell'ordine cambia in Annullato.

2. Confermare l'annullamento

Seguire le istruzioni seguenti per confermare l'annullamento degli elementi di cui si desiderava l'annullamento. È possibile confermare l'annullamento solo per copie che hanno lo stato dell'ordine di Annullamento richiesto. Una volta confermato l'annullamento, lo stato delle copie cambia in Annullato e il denaro impegnato per le copie viene restituito al saldo del fondo rimanente.

È anche possibile confermare l'annullamento nella schermata Articoli ordine mancanti.

Confermare l'annullamento utilizzando la schermata Ordini una tantum

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Ordini > Articoli una tantum.
  2. Fare clic su Cerca per visualizzare tutti gli articoli dell'ordine una tantum.
  3. Selezionare le caselle di controllo accanto agli elementi di cui si desidera confermare l'annullamento. Per confermare l'annullamento di tutti gli articoli nella tabella, selezionare la casella di controllo nella parte superiore della tabella.
  4. Nella parte superiore dello schermo, fare clic su Annulla > Conferma annullamento.
  5. Nella finestra Conferma annullamento, fare clic su Conferma annullamento.
  6. The copies are canceled in the system, and their Order Status changes to Cancelled.

Confermare l'annullamento utilizzando la schermata Articoli ordine mancanti

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Ordini > Articoli ordine mancanti.
  2. Fare clic su Cerca per visualizzare tutte le voci d'ordine mancanti.
  3. Nella schermata Articoli ordine mancanti, individuare gli articoli che si desidera annullare.
    Nota: è possibile filtrare lo stato dell'ordine su Annullamento richiesto.
  4. Selezionare le caselle di controllo accanto agli elementi di cui si desidera confermare l'annullamento. Per confermare l'annullamento di tutti gli articoli nella tabella, selezionare la casella di controllo nella parte superiore della tabella.
  5. Nella parte superiore dello schermo, fare clic su Annulla > Conferma annullamento.
  6. Nella finestra Conferma annullamento, fare clic su Conferma annullamento.
  7. The copies are canceled in the system, and their Order Status changes to Cancelled.

 

Overview

The process of receiving and invoicing differs depending on the type of item. This page discusses receiving and invoicing for monographs. To learn about receiving and invoicing for other types of items, see Receive and Invoices.

Ricevere e fatturare monografie

  1. Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ricezione e fatturazione.
  2. Selezionare Monografia dall'elenco a discesa Tipo di elaborazione.
  3. Selezionare Ricevi e fattura dall'elenco a discesa Azione.
  4. Per ricevere e fatturare gli item, è necessario selezionare una fattura esistente o crearne una nuova.

    Selezionare una fattura esistente
    1. Selezionare il fornitore.
      • Inserire il nome del fornitore nella casella di ricerca Vendor nel pannello di sinistra. Man mano che si digita, appare un elenco con i fornitori in uso che corrispondono alla ricerca.
        • Se non viene visualizzato un fornitore, assicurarsi che il record fornitore sia elencato come In uso in Fornitori.
    2. Selezionare la fattura.
      • Digitare il numero della fattura nella casella di ricerca Numero fattura.
    3. Continuare con il passaggio 5.

    Crea una nuova fattura
    1. Dal pannello Ricezione e fatturazione, fare clic su Nuova fattura.
    2. Immettere il Fornitore, il numero e la data della fattura della fattura.
    3. Fare clic su Salva. Questa fattura verrà automaticamente selezionata per l'uso e sarà possibile saltare al passaggio 7.

  5. Fare clic su Visualizza elementi.
  6. Fare clic sul campo modulo Cerca testo e quindi <Enter> premere.
  7. Trovare gli articoli che si desidera ricevere e fatturare.

    Trovare un articolo specifico
    1. Selezionare un filtro di ricerca dall'elenco a discesa Ricerca.
    2. Immettere il codice a barre, l'ISBN, l'ISSN, il numero OCLC o il titolo, utilizzando il campo di ricerca del testo. I risultati della ricerca appaiono automaticamente quando si smette di digitare o si preme invio.

       Nota: le ricerche di codici a barre sono possibili solo dopo aver importato i dati pronti per lo scaffale. Vedere Importa fatture e/o file di dati pronti per lo scaffale.

    3. Per tornare all'elenco delle voci in sospeso, cancellare tutto il testo dal campo del modulo Testo di ricerca.

    Trova tutti gli articoli di un ordine
    1. Selezionare Numero d'ordine dall'elenco a discesa Ricerca.
    2. Immettere il numero d'ordine completo (numero di PO), compreso il PO "" e i trattini (-), nel campo del testo di ricerca. I risultati della ricerca vengono visualizzati automaticamente quando si smette di digitare.
    3. Per tornare all'elenco delle voci in sospeso, cancellare tutto il testo dal campo del modulo Testo di ricerca.

  8. È inoltre possibile restringere la ricerca in base a uno dei filtri sottostanti.
    Filtri di ricerca - Tabella
    Per cercare per Utilizzare il metodo di recupero
    Cerca Selezionare dall'elenco un indice con cui limitare la ricerca:
    • Parola chiave
    • Titolo (predefinito)
    • Numero copia
    • Codice a barre
    • Numero fattura
    • ISBN
    • ISSN
    • Numero d'ordine
    • Numero ordine
    Tipo di contenuto Selezionare il tipo di contenuto dell'elemento dall'elenco.
    • Per tornare all'elenco di tutte le voci, selezionare lo spazio vuoto nell'elenco.
    Ramo Selezionate la filiale a cui consegnare l'articolo dall'elenco.
    • La filiale si trova nella colonna Ubicazione dell'ordine.
    • Per tornare all'elenco delle voci in sospeso, selezionare lo spazio vuoto nell'elenco.
    Stato dell'ordine (non disponibile per la modifica quando l'azione è impostata su Ricezione) Selezionare il grado in cui è stato effettuato l'ordine:
    • Ordinato
    • Richiesta di cancellazione
    • Non cancellato
    • Annullato
    Stato della ricezione Selezionare il grado di completamento dell'ordine:
    • Non ricevuto
    • Ricevuto
    • Restituito
    • Ritirato
    Stato dell'acquisto Selezionare il grado di completamento della fatturazione:
    • Non fatturati
    • Parzialmente fatturati
    • Fatturato
    • Parzialmente pagato
    • Pagato
  9. Nella colonna Call#, Barcode, compilare i campi relativi al numero di chiamata. Seguire la prassi locale.
  10. Compilare il campo del codice a barre (utilizzare uno scanner o digitare il codice a barre). Se si digita il codice a barre, premere <Enter> per ricevere e fatturare l'articolo (il cursore deve trovarsi nel campo del codice a barre quando si <Enter> preme):
    Risultato
    • L'elemento si sposta nell'area Elementi elaborati in questa sessione, nella parte inferiore dello schermo.
    • La colonna Fatturato dice 100%.
    • Il codice a barre si collega al record dell'articolo.
    • L'articolo è ora disponibile in WMS Circulation e WorldCat Local/Discovery.
    • Se l'elemento ha una prenotazione o un richiedente, il sistema visualizza automaticamente un avviso nella parte superiore dello schermo. Contattare il supporto OCLC o il responsabile dell'implementazione per disattivare questa funzione.
    Per impostare il costo dell'articolo

    Il campo del costo (876 $c LHR) viene compilato automaticamente con il prezzo dell'articolo dall'ordine. Quando l'articolo viene ricevuto, il suo costo viene assegnato in base a:

    • Costo totale dell'unità (compresi eventuali costi di servizio, spedizione, sconti o tasse). È l'impostazione predefinita per tutte le librerie esistenti e nuove.
    • Costo unitario (esclusi costi di servizio, spedizione, sconti o imposte)
    • Non viene assegnato alcun costo

    Per modificare la modalità di assegnazione del costo dell'elemento, contattare il supporto OCLC o il responsabile dell'implementazione.

  11. Le prossime tappe:
    • Opzionalmente è possibile stampare le etichette per gli articoli ricevuti.
    • Per pagare la fattura, vedere Pagare una fattura.
    • Per modificare il record dell'articolo, fare clic sul codice a barre.

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Ricevere e fatturare monografie

Durata: 8:05

Questo video mostra come ricevere e fatturare monografie in una o più parti in WorldShare Acquisitions.

 

 

Receive e-products

Aggiornare lo stato di ricezione di più prodotti elettronici a Ricevuto

  1. Cercare gli articoli dell'ordine seguendo le istruzioni riportate in Cerca e filtra gli articoli dell'ordine.
  2. Selezionare le caselle di controllo accanto agli elementi che si desidera aggiornare. Per aggiornare tutti gli elementi della tabella, selezionare la casella di controllo nella parte superiore della tabella.
  3. Nella parte superiore della schermata, fare clic su Ricezione > Ricezione.
  4. Nella finestra di dialogo Ricevi, fare clic su Ricevi.

Aggiornare lo stato di ricezione di più prodotti elettronici a Parzialmente ricevuto.

  1. Cercare gli articoli dell'ordine seguendo le istruzioni riportate in Cerca e filtra gli articoli dell'ordine.
  2. Selezionare le caselle di controllo accanto agli elementi che si desidera aggiornare. Per aggiornare tutti gli elementi della tabella, selezionare la casella di controllo nella parte superiore della tabella.
  3. Nella parte superiore della schermata, fare clic su Ricezione > Ricezione parziale.
  4. Dalla finestra di dialogo Ricezione, fare clic su Ricezione parziale.

Ricevere una risorsa locale

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Ricezione e Fatturazione.
  2. Selezionare Locale - Una tantum dall'elenco a discesa Tipo di elaborazione.
    Oppure
    Selezionare Abbonamento dall'elenco a discesa Tipo di elaborazione.
  3. Selezionare Ricevi dall'elenco a discesa Azione.
  4. Fare clic su Visualizza elementi.
  5. Fare clic sul campo del modulo Testo di <Enter> ricerca e premere .
  6. È inoltre possibile restringere la ricerca in base a uno dei filtri sottostanti.
    Filtri di ricerca - Tabella
    Per cercare per Utilizzare il metodo di recupero
    Cerca Selezionare dall'elenco un indice con cui limitare la ricerca:
    • Parola chiave
    • Titolo (predefinito)
    • Numero copia
    • Codice a barre
    • Identificativo OCLC
    • Numero fattura
    • ISBN
    • ISSN
    • Numero d'ordine
    • Numero ordine
    Tipo di contenuto Selezionare il tipo di contenuto dell'elemento dall'elenco.
    • Per tornare all'elenco di tutte le voci, selezionare lo spazio vuoto nell'elenco.
    Ramo Selezionate la filiale a cui consegnare l'articolo dall'elenco.
    • La filiale si trova nella colonna Ubicazione dell'ordine.
    • Per tornare all'elenco delle voci in sospeso, selezionare lo spazio vuoto nell'elenco.
    Stato dell'ordine (non disponibile per la modifica quando l'azione è impostata su Ricezione) Selezionare il grado in cui è stato effettuato l'ordine:
    • Ordinato
    • Richiesta di cancellazione
    • Non cancellato
    • Annullato
    Stato della ricezione Selezionare il grado di completamento dell'ordine.
    Stato dell'acquisto Selezionare il grado di completamento della fatturazione:
    • Non fatturati
    • Parzialmente fatturati
    • Fatturato
    • Parzialmente pagato
    • Pagato
  7. Nella colonna Stato della ricezione, fare clic su Ricevi.

Receive serials and multi-parts

Aggiornare lo stato di ricezione di più seriali a Ricevuto

  1. Cercare gli articoli dell'ordine seguendo le istruzioni riportate in Cerca e filtra gli articoli dell'ordine.
  2. Selezionare le caselle di controllo accanto agli elementi che si desidera aggiornare. Per aggiornare tutti gli elementi della tabella, selezionare la casella di controllo nella parte superiore della tabella.
  3. Nella parte superiore della schermata, fare clic su Ricezione > Ricezione.
  4. Nella finestra di dialogo Ricevi, fare clic su Ricevi.

​ Update the Receipt Status of multiple serials to Partially Received

  1. Cercare gli articoli dell'ordine seguendo le istruzioni riportate in Cerca e filtra gli articoli dell'ordine.
  2. Selezionare le caselle di controllo accanto agli elementi che si desidera aggiornare. Per aggiornare tutti gli elementi della tabella, selezionare la casella di controllo nella parte superiore della tabella.
  3. Nella parte superiore della schermata, fare clic su Ricezione > Ricezione parziale.
  4. Dalla finestra di dialogo Ricezione, fare clic su Ricezione parziale.

Guarda un video

Receive and invoice serial subscriptions

Run time: 6:06

Questo video mostra come ricevere e fatturare abbonamenti ai periodici in WorldShare Management Services.

Ricevi un fascicolo periodico

 

  1. Cerca il periodico in Discover Items nella barra di navigazione a sinistra.
  2. Nei risultati della ricerca, fare clic sul titolo del periodico.
  3. Nella schermata Fascicoli, fare clic sulla scheda Ricevi fascicoli.
  4. Individua il fascicolo che desideri ricevere. Nella colonna Azione del fascicolo, fare clic su Ricevi.
  5. Viene visualizzata la finestra Ricevi numeri, che elenca le copie dello scaffale della biblioteca (record di posseduto locale) per il titolo.
  6. Nella finestra Ricevi problemi, esistono due modi per ricevere un problema:
    1. Immettere un codice a barre, che riceverà automaticamente il fascicolo.
    2. Selezionare la casella Ricevuto senza immettere un codice a barre.
  7. Fare clic su Salva.
    • La colonna Copie ricevute indica che la copia è stata ricevuta.
    • Viene creata un'emissione per la copia (record di possedimenti locali), che appare nelle schermate Issues e Copies (sotto Holdings for Selected Copy).

Supplemental, credit and refund items

Some types of invoice items require additional steps:

  • Credit invoice items: These allow the vendor to provide a credit that you can use to purchase future items from them.
  • Refund invoice items: These are similar to credit items, but in this case, the vendor refunds the money paid to the library for use in any way they wish, not just to purchase items from them.
  • Supplemental invoice items: These cover any additional costs for an item that was already invoiced previously. You can only create a supplemental invoice item for an item whose invoice percentage is 100%.

 Note:  Branch-based acquisitions users can only manage invoices and invoice items for a branch where they have the appropriate permissions. See About branch-based acquisitions.  

  1. From the left navigation, click Invoices > Invoices.
  2. Cerca una fattura aperta. Per trovare una fattura, vedere Cercare e filtrare fatture o Cercare e filtrare voci fattura.
  3. Nei risultati della ricerca, fare clic sul numero di fattura.
  4. Modificare la fattura se necessario. Vedere Modificare una fattura.
  5. Una volta pronti, fare clic su Pagamenti. Si apre la finestra di dialogo Pagare la fattura.
  6. Dalla finestra di dialogo Pagare una fattura:
    1. Immettere la data in cui la fattura è stata pagata nel campo Data pagamento. Questa data non deve necessariamente coincidere con la data in cui lo stato del pagamento della fattura cambia in Pagato e consente di indicare quando il pagamento è stato inviato al fornitore, anziché quando la fattura è stata contrassegnata come pagata in Acquisizioni.
    2. (Facoltativo) Inserire un ID di riferimento del pagamento. L'ID di riferimento del pagamento è un numero di assegno o di transazione per il pagamento effettivamente presentato per questa fattura.
    3. (Facoltativo) Inserire un ID fattura esterna. L'ID fattura esterna è un identificativo univoco della fattura utilizzato da un sistema finanziario esterno (ad es. come il sistema finanziario del campus).
  7. Fare clic su Paga.
  8. (Facoltativo) Per effettuare correzioni dopo il pagamento, consultare la sezione Non pagare una fattura.

Se il saldo di cassa totale verrà speso in eccesso durante il pagamento della fattura, verrà visualizzato un messaggio di avviso che include una tabella che riassume la spesa in eccesso e l'opzione per continuare o annullare. È anche possibile Integrare le informazioni sulla fattura con il sistema finanziario utilizzando l'API della piattaforma. 

 

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