Overview

Introduction to rolling over a budget in WorldShare Acquisitions and this guide.

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Ulteriori informazioni in una presentazione Community Center: Best practice WorldShare Acquisitions: rinnovare il budget (richiede l'accesso a Community Center)

When preparing for a new fiscal year you can roll your current budget over to preserve your budget structure and settings. Use this workflow to learn the best practices of the budget roll over process, including:

  • Setting up your budget for the next fiscal period by creating a new budget structure or by copying the structure and funds of your current budget
  • Risoluzione delle transazioni aperte sul budget corrente
  • Budget corrente in chiusura

How to use this guide

This interactive learning path allows you to:

  • Navigate linearly: Work through each section in order using the sidebar navigation
  • Jump to specific topics: Click any section in the sidebar to go directly to that content
  • Expand/collapse sections: Use the buttons at the top to expand or collapse all sections at once
  • Search within the page: Use Ctrl+F (or Cmd+F on Mac) to find specific information
  • Track your progress: The progress indicator shows how many sections you've viewed

Before closing a budget, you must set up and configure a budget for the next fiscal period. This workflow outlines the steps to follow when setting up a budget for the upcoming fiscal period.

 Note: Branch-based acquisitions users may only open a budget for a branch for which they have the appropriate permissions for. See About branch-based acquisitions for more details.

1° passaggio: aprire un nuovo budget e configurarne le date

  1. Fare clic su Budget > Nuovo Budget.Questa azione crea un nuovo budget, la data di inizio è il giorno successivo alla data di chiusura del budget precedente.Non è possibile modificare direttamente la data di inizio del nuovo budget poiché deve partire subito dopo la chiusura del budget precedente.
  2. (Facoltativo) È possibile modificare la data di chiusura del budget precedente nel caso si voglia intervenire sulla data di inizio del prossimo budget.
  3. Tieni presente che il budget non viene salvato fino a quando non viene creato il primo fondo nel passaggio successivo.

2° passaggio: aggiungere dei fondi a un budget

Nota importanti sull'aggiunta di fondi

  • Quando aggiungi fondi al nuovo budget, puoi scegliere di copiare fondi dal tuo budget precedente o aggiungere fondi da zero se il nuovo budget è significativamente diverso dal budget precedente.
  • Il modo più semplice per aggiungere fondi a un bilancio è copiare i fondi dal bilancio precedente. Con questo metodo si copiano tutti i fondi e le loro relazioni genitore-figlio, senza dover creare manualmente i fondi per il nuovo bilancio. Opzionalmente, è possibile trasferire anche gli importi preventivati.
  • Tuttavia, ci sono degli svantaggi nel copiare semplicemente i fondi.
    • È necessario modificare manualmente l'importo preventivato per tutti i fondi che non corrispondono esattamente.
    • Se aggiorni gli importi preventivati ​​in più sessioni, non c'è un modo semplice per tenere traccia del fondo che hai aggiornato l'ultima volta. Se si copiano i fondi e si lasciano tutti gli importi a budget su 0,00, è possibile distinguere tra gli importi a budget aggiornati e quelli no.

Opzione A: Aggiungere dei fondi copiandone il modello dal budget precedente

  1. Fare clic su Copia la struttura del budget.
  2. (Facoltativo) Nella finestra di dialogo:
    1. Selezionare la casella Copia i fondi con l’ammontare preventivato nel caso si desideri copiare gli importi preventivati dei fondi nel nuovo budget.
    2. Selezionare la casella Non copiare i fondi disabilitati per le nuove transazioni e i loro fondi annidati nel caso non si desideri copiare i fondi disabilitati per le nuove transazioni nel nuovo budget.
    3. Selezionare la casella di controllo Non copiare i fondi disabilitati per tutti gli usi e i relativi fondi derivati se non si desidera che i fondi disabilitati per tutti gli usi vengano copiati nel nuovo budget.
    4. Selezionare Copia note per copiare le note di tutti i fondi dal budget precedente al nuovo budget.
  3. Fare clic su Copia.
  4. Una volta copiata la struttura dei fondi dal budget precedente, è ancora possibile regolare i fondi per adattarli alle modifiche che si desidera apportare al nuovo budget.Ad esempio, si può voler ridistribuire gli importi di spesa preventivati tra i diversi fondi.

Opzione B: aggiungere manualmente dei fondi

  1. In the left navigation, click Budgets.
  2. Select the desired budget from the drop-down list and click Edit.
  3. Per aggiungere un fondo, fare clic su Aggiungi (Pulsante di aggiunta) nell’ultima colonna di destra (colonna Azioni).
  4. Ogni fondo deve avere un Nome del Fondo, un Codice del Fondo, e dev’essere stabilito un importo preventivato. Il Codice del Fondo dev’essere univoco, mentre il Nome del Fondo e l'importo preventivato possono ripetersi. Per esempio, si può avere un fondo annidato chiamato “Libri” sia sotto il fondo denominato “Inglese” e il fondo denominato “Geografia”.
    1. Nome del fondo: Scegliere un nome che sia esemplificativo e di facile lettura.
    2. Codice fondo : Ci sono numerose opzioni per scegliere un codice fondo appropriato. Alcuni suggerimenti:
      • Una versione abbreviata del nome del fondo (p.e. EngBks per English Books budget).
      • L’identificatore usato dal sistema amministrativo-contabile della tua istituzione (p.e. PeopleSoft, SAP). Questo permette di usare il codice fondo come nodo tra i due sistemi.
      • Una combinazione dei precedenti (p.e. EngBks-001234).
    3. Stato fondo: selezionare Abilitato Stato del fondo: Abilitato (predefinito), Disabilitato per nuove transazioni  Stato del fondo: Disabilitato per nuove transazioni  , o Disabilitato per tutti gli usi Stato fondo: Disabilitato per tutti gli usi.
    4. Budgeted Amount: There are multiple options for entering the Budgeted Amount. Considerations:
      1. Se si sta creando il budget per il prossimo periodo fiscale e si prevede di iniziare a usare le Acquisizioni all'inizio di quell’anno fiscale, utilizzare l'intero importo preventivato per quel periodo fiscale. Ad esempio, se si dispone di 1.000 $ per il prossimo periodo di bilancio, inserire 1.000,00.
      2. Se si sta creando il budget per il periodo fiscale corrente (che è già iniziato), si può usare il saldo rimanente per il fondo come Importo preventivato, invece dell'intero importo preventivato per quel periodo. Ad esempio, se si sono preventivati 1.000 $ per un fondo ma se ne sono già spesi 500, si può inserire 500,00 come Importo preventivato, poiché si tratta dell'importo rimanente da poter spendere.
  5. È possibile creare un fondo annidato a un altro fondo facendo clic sul pulsante con i tre puntini (Screenshot del pulsante con i puntini di sospensione in WorldShare Acquisitions) presente nella colonna azioni del fondo. È possibile creare fino a cinque livelli di fondi, ma ricordate che con l'aumentare della complessità della struttura dei fondi aumenta anche la complessità della scelta del fondo giusto quando si ordina o si fattura un articolo.
  6. Se si commette un errore, è possibile modificare il nome del fondo, il codice del fondo e l'importo preventivato in qualsiasi momento. Fare clic sul pulsante con le ellissi (Screenshot del pulsante con i puntini di sospensione in WorldShare Acquisitions) nella colonna delle azioni del fondo che si desidera modificare e scegliere Modifica dal menu a discesa. L'importo totale del budget verrà visualizzato nella parte superiore dello schermo in modo che sia possibile sperimentare facilmente con diversi importi in budget per ogni fondo e visualizzare i risultati.
  7. È possibile cancellare i fondi fintanto che non sono stati utilizzati. Tuttavia, appena un fondo viene impegnato o usato per saldare una fattura non sarà più possibile cancellarlo. Si consiglia, pertanto, la massima attenzione quando si utilizzano i fondi di un budget.

Limiti nella natura gerarchica dei fondi apicali e dei fondi annidati

È possibile assegnare fondi a tutti i livelli della gerarchia a un articolo in un ordine o in una fattura. Ciò significa che anche i fondi apicali che servono solo come contenitori per i fondi annidati possono essere selezionati come fondo per un articolo. Se non si desidera che questi fondi vengano selezionati, assicurarsi di aver impostato lo stato del fondo su Disabilitato per le nuove transazioni Stato del fondo: Disabilitato per nuove transazioni. Si può anche indicare ai selettori di utilizzare solo i fondi annidati e non i fondi apicali. Si potrebbe anche assegnare 0,00 come importo di bilancio per questi fondi.

Al momento, non è possibile configurare un fondo annidato affinché addebiti il costo di una transazione sul denaro presente in un fondo di livello superiore. Ad esempio, non è possibile assegnare 10.000,00 al fondo apicale “inglese” e, quando il suo fondo annidato viene utilizzato per un ordine, impegnare il fondo apicale. In questi casi, si può prendere in considerazione una delle due opzioni:

  1. Suddividere l’importo preventivato del fondo apicale tra i suoi fondi annidati; oppure…
  2. Mettere l'importo preventivato sul fondo padre, ma quando si analizza il bilancio, scaricare il file CSV per il budget e utilizzare le colonne Totale spese impegnate, e Totale speso per calcolare l'importo rimanente nel budget.

 Note: You can view the total amount encumbered and expended for a parent fund and all its child funds. To do this, click on the User Preferences button (Pulsante Preferenze utente) at the top right of the funds table and select to show the Total Enc. and Total Exp. columns.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di fondi, vedere Creare fondi per il budget.

3° passaggio: Decidere se si vuole utilizzare il nuovo budget prima di chiudere quello precedente

Quando si creano dei fondi, ricordate che verrà chiesto (durante il processo di chiusura del budget) di mappare tutti i fondi con impegni aperti verso i fondi del nuovo budget.

È necessario decidere se si intende utilizzare il nuovo budget prima di chiudere quello precedente.Per esempio, si possono effettuare ordini d’acquisto sul nuovo budget qualche settimana prima che termini il ciclo fiscale.Oppure, si può tenere aperto il budget precedente per alcune settimane dopo la fine del periodo fiscale e contemporaneamente effettuare degli ordini sul nuovo budget.

4° passaggio : Abilitare l’utilizzo del nuovo budget

  1. Nel pannello di sinistra fare clic su Budget.
  2. Nell’elenco dei budget, selezionare il budget che si desidera modificare.Il budget evidenziato è quello correntemente in uso.
  3. Fare clic su Modifica.
  4. Selezionare la casella Abilita all’uso nella parte superiore della pagina.
  5. Nella finestra relativa al periodo del bilancio fare clic su OK per attivare il budget e modificarne lo status.
  6. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Abilita come predefinita per abilitare il periodo di budget come periodo di budget predefinito per l'ordinazione e la fatturazione.
  7. Una volta abilitato un budget, questo apparirà come selezionabile quando si effettuano ordini d’acquisto o quando si pagano le fatture.

Before closing your previous budget, you can choose to optionally resolve any open transactions that remain on the budget.

  • Unpaid invoices that should be paid in this budget year.
  • Encumbered items that should be invoiced and paid in this budget year. 
  • Unpaid plan items that should be invoiced and paid in this budget year.

Find unpaid invoices 

  1. In the left navigation, click Invoices > Invoices.
  2. Click Search. All invoices appear.
  3. Filter the results list by the Payment Status of Open, Ready for Payment and Awaiting Payment.
  4. Click the Invoice # to view or edit the invoice and pay it to expend the funds from the current budget. For details, see Edit an invoice.

Find encumbered items

  1. In the left navigation, click Orders > Order Items.
  2. For Order Type, filter by Purchase Order.
  3. For Order Status, filter by Ordered.
  4. For Order Status, filter by Cancellation Requested.
  5. For Purchase Status, select the following filters.
    • Fattura
    • Non fatturati
    • Fatturato parzialmente
    • Pagato parzialmente
  6. The items with encumbered amounts display in the results.
  7. Rivedere gli item impegnati e, se necessario, pagare utilizzando la schermata Ricevi e fattura.

To find encumbered for one fund at a time, see Find items with encumbered amounts.

 Note: Encumbered items include monographic series and other items that were encumbered by amount but invoiced for an amount less than the encumbrance. It is recommended that even if you do not check encumbered items in general, it might be a good idea to check on these items. You can do this by adding the dis-encumbrance method filter = by amount and/or by processing type = monographic series.

Find unpaid plan items

  1. In the left navigation, click Orders > Order Items.
  2. For Order type, select all options except Purchase Order.
  3. For Purchase status, select the following filters.
    • Fatturato
    • Non fatturati
    • Fatturato parzialmente
    • Pagato parzialmente
  4. The unpaid approval plan items display in the results.
  5. Review the unpaid plan items and if needed, pay using the Receive and Invoice screen.

Importanti nota prima di chiudere un budget

  • È possibile chiudere un budget solo dopo che la sua data di chiusura è passata. 
  • Una volta chiuso, un budget non può essere più utilizzato. Inoltre, questa azione non può essere annullata.
  • Il sistema può impiegare fino ad alcune ore per chiudere un budget, si raccomanda di:
    • Chiudere i budget alla fine della giornata lavorativa.
    • Non effettuare azioni in Acquisitions per alcune ore dopo aver chiuso un budget.
  • Chiudere un budget presuppone che ne sia stato creato uno nuovo per il futuro ciclo fiscale.Vedi Come creare un budget per il prossimo ciclo fiscale.
  • Durante il processo di chiusura di un budget, sarà necessario trasferire i fondi dal budget in chiusura al nuovo budget. È necessario compiere quest’azione per le seguenti ragioni:
    • Per spostare al bilancio successivo le voci d'ordine che ancora impegnano denaro, in modo che il bilancio chiuso non abbia impegni aperti.
    • Per spostare le voci dell’ordine d’acquisto parzialmente pagate o non pagate al budget successivo così che possano essere fatturate sul nuovo budget.
    • Per spostare articoli su ordini aperti con un fondo selezionato.
    • Per spostare i modelli di acquisto sul nuovo budget affinché il sistema non carichi l’acquisto su un budget chiuso.
    • Per spostare le fatture di articoli non pagati sul nuovo budget, affinché le fatture non vengano addebitate su un budget chiuso.
  • Alcune biblioteche desiderano evitare la mappatura dei fondi al periodo di bilancio successivo risolvendo manualmente i problemi di cui sopra.Ad esempio:
    • Fatturazione e pagamento di articoli che ancora impegnano denaro nel bilancio. Per trovare queste voci, cercare le voci d'ordine per Periodo di bilancio = periodo di bilancio corrente e Spesa= superiore a 0,01.
    • Fatturazione e pagamento di articoli presenti nell’ordine di acquisto non ancora pagati o parzialmente pagati. Per trovare queste voci, cercare le voci d'ordine per Tipo di ordine = tutti i tipi tranne l'ordine di acquisto, Stato dell'acquisto = tutti gli stati tranne pagato.
    • Revisione degli articoli sugli ordini aperti per vedere se devono essere inseriti e ricevuti in questo anno di bilancio.
    • Cancellare i modelli di acquisto
        Attenzione: Questa operazione è sconsigliata, in quanto è necessario ricrearli, ma alcune biblioteche preferiscono farlo.
    • Saldare fatture pendenti. Per trovarle, cerca tra le fatture per Status del pagamento = tutti tranne Pagato.

       Nota: Questi ultimi passaggi non sono obbligatori. È possibile chiudere un budget che presenta le suddette situazioni, tutte le voci pendenti saranno spostate al budget del ciclo fiscale successivo.

  • Gli utenti delle acquisizioni basate su sede devono disporre delle autorizzazioni appropriate affinché una sede possa chiudere un budget in quella sede. Vedere Informazioni sulle acquisizioni in base alla sede. 

Chiudere il budget corrente e trasferire le voci di spesa ancora aperte

  1. (Facoltativo) Confermare di aver pagato tutte le fatture e gli articoli ordinati. Se ci sono fatture o ordini non pagati:
    • Pagare le fatture prima di chiudere il budget. Una volta chiuso il budget non potrà più essere utilizzato.
    • Chiudere il budget e successivamente pagare le fatture usando il nuovo budget.
  2. Nell’angolo superiore destro del budget, fare clic su Chiudi Budget.
  3. Nella finestra di dialogo, collegare tutti i fondi del budget corrente a quello successivo.Nella colonna di destra Nome del fondo, selezionare dall’elenco il fondo del nuovo budget o digita le informazioni.Tutte le modifiche verranno salvate.

     Attenzione: Non è possibile utilizzare un fondo inattivo come fondo di destinazione quando si chiude un budget di spesa. Se si seleziona un fondo inattivo come fondo di destinazione, esso sarà automaticamente rimosso la prossima volta che si apre la finestra di dialogo Chiudi budget.

    Nome fondo (budget corrente) Codice fondo Nome fondo (nuovo budget)
    Umanistica generale HG Umanistica generale
        Storia HG-hist     Storia
            Europa HG-hist-eu         Europa
  4. Fare clic su Chiudi budget.
  5. Nella finestra di avviso Chiudi Budget, fare clic su OK. Comparirà la risposta automatica “È in corso la chiusura del budget…”. Una volta terminata questa procedura il nuovo budget diventerà il budget corrente.
  6. Al termine del processo di chiusura budget:
    • Tutte le voci dell’ordine d’acquisto non pagate o parzialmente pagate verranno spostate sul nuovo budget di spesa.
    • Tutte le voci dell’ordine d’acquisto che ancora gravano su un fondo saranno spostate sul nuovo budget.
    • Tutte le fatture non pagate e le voci di fattura assegnate al budget in chiusura verranno spostate al budget successivo.
    • Tutti i modelli di articoli dell'ordine che utilizzano il budget corrente verranno spostati al budget successivo.
    • Tutte le richieste di acquisto che non sono state ordinate verranno spostate al budget successivo.
    • Tutte le voci dell'ordine e della fattura in modalità competenza, anche se pagate, verranno spostate al budget successivo.
 
Titolo Descrizione
Modificare il budget Learn how to edit an existing budget and configure the columns displayed for a budget.
Modificare le nota Learn how to edit existing funds in a budget to update information including Fund Name, Fund Code, and Budgeted Amount.
Come cancellare i fondi Learn how to delete funds from a budget.
Create a budget for next fiscal period After finishing your initial budget, discover how to create a budget for the next fiscal period.
Roll over your budget

Run time: 18:42

This video describes and demonstrates the steps you'll need to take to roll over your budget to your next fiscal period.
Chiudere un budget di spesa Learn how to close an active budget.