Best practices for importing vendor data
Overview
Discover tips and best practices for importing vendor data using MARC and EDIFACT formats in WorldShare Acquisitions.
Learn more in a Community Center presentation: WorldShare Acquisitions Best Practices: Importing Vendor Data (Requires Community Center login)
Certain types of data can be imported from vendors directly into WorldShare Acquisitions, saving you the time of entering data manually. Data can be provided in either MARC or EDIFACT formats.
This learning path will help guide you through two supported import methods in detail: Order data and invoice data. In the Additional resources section of this learning path, you will find links to documentation on the other supported import methods.
How to use this guide
This interactive learning path allows you to:
- Navigate linearly: Work through each section in order using the sidebar navigation
- Jump to specific topics: Click any section in the sidebar to go directly to that content
- Expand/collapse sections: Use the buttons at the top to expand or collapse all sections at once
- Search within the page: Use Ctrl+F (or Cmd+F on Mac) to find specific information
- Track your progress: The progress indicator shows how many sections you've viewed
Import basics for order and invoice data
Discover how to set up importing and which import data fields should be included in the data files you receive from your vendor in WorldShare Acquisitions.
Work with your vendor
Assicurarsi che il fornitore invii i campi dati corretti
Importa campi dati
Le tabelle seguenti descrivono le informazioni che devono essere incluse nei file di dati ricevuti dal fornitore. I file di dati devono essere impostati dall'utente e dal proprio fornitore prima di poter importare i file di dati in WorldShare Acquisitions. È possibile fornire al fornitore le informazioni in questa pagina per confermare che possa fornire i dati in questi campi.
Dati ordine MARC
Dati fattura EDIFACT
Importa i dati dell'ordine di acquisto dal file MARC
Scoprite come importare i dati degli ordini di acquisto da un file MARC e come vengono creati gli ordini dai dati importati in WorldShare Acquisitions.
Nozioni di base sull'importazione dei dati degli ordini
È possibile importare i dati dell'ordine in formato MARC utilizzando i campi 9xx del record MARC. Prima di importare i dati degli ordini, tuttavia, è necessario configurare l 'importazione con il proprio fornitore. Ciò può includere l'invio dei campi dati dell'ordine MARC al fornitore.
Dati ordine MARC
Le seguenti informazioni devono essere incluse nel file dati dell'ordine MARC ricevuto dal fornitore.
se i punti decimali non vengono utilizzati, il sistema li aggiunge alla fine. Ad esempio, 56 diventa 56.
Modi per importare i dati degli ordini
Quando si importano i dati dell'ordine, è possibile utilizzarli per eseguire una delle due operazioni seguenti:
- Creare un nuovo ordine di acquisto
- Per informazioni su come il sistema crea gli ordini dai dati degli ordini importati, vedere come vengono creati gli ordini dai dati degli ordini importati.
- Aggiungi a un ordine di acquisto esistente (per aggiungere articoli a un ordine esistente, è necessario disporre del numero d'ordine del fornitore nel campo 981 $n del record MARC ).
Consegna dei dati
I dati possono essere consegnati in due momenti diversi:
- Ora dell'ordine (ad es. dati dell'ordine)
- Ora della spedizione (ad es. dati della fattura)
se si importano i dati dell'ordine al momento della spedizione, è possibile che gli articoli dell'ordine non siano raggruppati come nell'ordine.
I dati potrebbero anche esserti stati consegnati:
- Direttamente dal fornitore
- Attraverso i partner di catalogazione WorldCat
Come vengono creati gli ordini dai dati degli ordini importati
La creazione dell'ordine si basa sul numero d'ordine del fornitore nel campo 981 $n e sugli altri fattori indicati di seguito.
- Se il campo 981 $n contiene un numero d'ordine del fornitore, il sistema controlla che non ci sia un ordine o un piano con lo stesso numero d'ordine del fornitore:
- Esiste un ordine non eseguito, il sistema vi aggiunge l'articolo
- Il piano esiste, il sistema vi aggiunge l'elemento
- L'ordine effettuato esiste, si verifica un errore
- Non esiste alcun ordine, il sistema crea un nuovo ordine con il numero d'ordine del fornitore dal campo 981 $n e vi aggiunge tutti gli articoli con quel numero d'ordine del fornitore.
- Se il campo 981 $n è vuoto:
- Il sistema crea un ordine utilizzando il nome dell'ordine nel campo 981 $l.
- Se il campo 981 $l è vuoto, il sistema crea un ordine senza un numero d'ordine fornitore o un nome ordine e inserisce tutti gli articoli nel file.
Importa un file dati ordine
Seguire le istruzioni seguenti se si sta importando un file di dati dell'ordine.
Caricare il file dei dati dell'ordine
- Nella navigazione a sinistra, fare clic su Fornitori.
- Cerca il fornitore di cui stai importando i file.
- Nei risultati della ricerca fornitore, fare clic sul nome del fornitore.
- Nel record del fornitore, fare clic sull'icona Partner Exchange Services.
- Fare clic su Carica file.
- Nella finestra Importa dati, dall'elenco Tipo selezionare Importa dati ordine (MARC).
- Fare clic su Sfoglia.
- Individua il file dati dell'ordine sul tuo computer. Fare clic su Apri.
- (Facoltativo) Selezionare il budget che si desidera utilizzare quando si importa il file di dati dell'ordine dall'elenco a discesa Budget di destinazione. Il periodo di budget abilitato per impostazione predefinita è selezionato per impostazione predefinita (di solito il periodo di budget corrente).
- (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Visualizza articoli importati in WorldCat se si desidera che tutti gli articoli importati appaiano con lo stato di On Order in WorldCat Discovery dopo l'ordine.
- (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Verifica numeri OCLC se forniti se si desidera che il sistema utilizzi il numero OCLC per trovare il record WorldCat e verificare che le informazioni bibliografiche dell'articolo corrispondano al record.
- (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Includi corrispondenze a bassa affidabilità se si desidera che il sistema tenti di trovare una corrispondenza in WorldCat per il record utilizzando tutti i protocolli di corrispondenza. Il sistema cercherà innanzitutto di trovare una corrispondenza utilizzando il protocollo di corrispondenza standard, per poi passare all'utilizzo dei seguenti metodi:
- Un algoritmo che cerca in base all'identificatore standard (usando il valore dei campi 020, 022 o 024 nel record MARC ) e quindi utilizza il numero di posseduti per selezionare il miglior record candidato. Questo algoritmo filtra anche i risultati per Tipo di materiale utilizzando il valore del Leader/06 e del Modulo 008 (23 o 29).
- Una ricerca per titolo/autore.
- Fare clic su Carica.
- Il sistema conferma che il file è stato caricato.
- Fare clic su Annulla o sulla x nell'angolo superiore destro per chiudere la finestra Importa dati.
Rivedere l'ordine
Dopo aver caricato un file d'ordine, è possibile rivedere l'ordine per verificare la presenza di eventuali errori.
Quando rivedere
È possibile rivedere i record selezionati durante l'importazione in diversi punti del flusso di lavoro di importazione. Non esiste un momento giusto o sbagliato per rivedere i record, ma ci sono delle conseguenze sulla revisione. È possibile rivedere:
- Subito dopo l'importazione (prima di effettuare l'ordine)
- Subito dopo aver effettuato l'ordine
- Prima di ricevere
- Dopo aver ricevuto
Note importanti sulla revisione:
- Se si invia l'ordine al fornitore tramite EDI o e-mail, assicurarsi che il record selezionato sia corretto prima di effettuare l'ordine.
- Se si desidera che il sistema visualizzi gli articoli in ordine in WorldCat al momento dell'ordine, è possibile che si vogliano rivedere i record selezionati prima che gli utenti abbiano avuto il tempo di mettere in attesa questi articoli. Questo per due motivi:
- In modo che gli utenti non effettuino prenotazioni sull'elemento sbagliato.
- In modo da non dover spostare le prenotazioni sul nuovo record dopo aver utilizzato la funzionalità Cambia risorsa per modificare la risorsa collegata.
- Come indicato sopra, se si esaminano i record e si modifica la risorsa dopo che sono stati creati LHR (LHR su ordine o LHR ricevuti), gli LHR verranno spostati nella nuova risorsa, ma eventuali prenotazioni a livello di titolo rimarranno con la risorsa precedente e dovranno essere spostati manualmente.
Rivedere le voci dell'ordine
Il file caricato viene visualizzato come prima riga nel log di elaborazione. Il Processing Log è la tabella che elenca tutti i file caricati per il fornitore. Se il file non viene visualizzato nella tabella, fare clic sul pulsante Aggiorna (
) sopra la tabella.
- Nel log di elaborazione, visualizzare lo stato dell'importazione nella colonna Stato. Se il caricamento non riesce, verrà annotato qui.
- La colonna Dettagli si collega a tutti gli ordini creati come risultato del caricamento. Fare clic sul collegamento PO nella colonna Dettagli per visualizzare l'ordine (sarà il numero d'ordine assegnato all'ordine di acquisto o al piano dal sistema, ad es. PO-2015-100).
- Riceverete anche un'e-mail di notifica che fornisce lo stato dell'importazione e di ciascun articolo. Questa e-mail è visualizzabile anche facendo clic sul file .html nella colonna dei dettagli del registro di elaborazione.
- Se necessario, apportare altre modifiche agli articoli dell'ordine.
- Se l'ordine è un ordine d'acquisto, fare clic su Effettua ordine. Assicurarsi che la casella di controllo Notifica al fornitore di questo ordine non sia selezionata. Fare clic su Effettua ordine.
Guarda un video
Importa file di dati ordine, fattura e dati pronti per lo scaffale
Durata: 10:09
Questo video mostra come importare file di ordini, fatture e dati pronti per lo scaffale in WorldShare Acquisitions.
Importa i dati dell'ordine del piano dal file MARC
Scopri come importare i dati dell'ordine del piano da un file MARC e come vengono creati gli ordini dai dati degli ordini importati in WorldShare Acquisitions.
Nozioni di base sull'importazione dei dati degli ordini
È possibile importare i dati dell'ordine in formato MARC utilizzando i campi 9xx del record MARC. Prima di importare i dati degli ordini, tuttavia, è necessario configurare l 'importazione con il proprio fornitore. Ciò può includere l'invio dei campi dati dell'ordine MARC al fornitore.
Dati ordine MARC
Le seguenti informazioni devono essere incluse nel file dati dell'ordine MARC ricevuto dal fornitore.
se i punti decimali non vengono utilizzati, il sistema li aggiunge alla fine. Ad esempio, 56 diventa 56.
Modi per importare i dati degli ordini
Quando si importano i dati dell'ordine, è possibile utilizzarli per eseguire una delle due operazioni seguenti:
- Creare un nuovo ordine di acquisto
- Per informazioni su come il sistema crea gli ordini dai dati degli ordini importati, vedere come vengono creati gli ordini dai dati degli ordini importati.
- Aggiungi a un ordine di acquisto esistente (per aggiungere articoli a un ordine esistente, è necessario disporre del numero d'ordine del fornitore nel campo 981 $n del record MARC ).
Consegna dei dati
I dati possono essere consegnati in due momenti diversi:
- Ora dell'ordine (ad es. dati dell'ordine)
- Ora della spedizione (ad es. dati della fattura)
se si importano i dati dell'ordine al momento della spedizione, è possibile che gli articoli dell'ordine non siano raggruppati come nell'ordine.
I dati potrebbero anche esserti stati consegnati:
- Direttamente dal fornitore
- Attraverso i partner di catalogazione WorldCat
Come vengono creati gli ordini dai dati degli ordini importati
La creazione dell'ordine si basa sul numero d'ordine del fornitore nel campo 981 $n e sugli altri fattori indicati di seguito.
- Se il campo 981 $n contiene un numero d'ordine del fornitore, il sistema controlla che non ci sia un ordine o un piano con lo stesso numero d'ordine del fornitore:
- Esiste un ordine non eseguito, il sistema vi aggiunge l'articolo
- Il piano esiste, il sistema vi aggiunge l'elemento
- L'ordine effettuato esiste, si verifica un errore
- Non esiste alcun ordine, il sistema crea un nuovo ordine con il numero d'ordine del fornitore dal campo 981 $n e vi aggiunge tutti gli articoli con quel numero d'ordine del fornitore.
- Se il campo 981 $n è vuoto:
- Il sistema crea un ordine utilizzando il nome dell'ordine nel campo 981 $l.
- Se il campo 981 $l è vuoto, il sistema crea un ordine senza un numero d'ordine fornitore o un nome ordine e inserisce tutti gli articoli nel file.
Importa un file dati ordine
Seguire le istruzioni seguenti se si sta importando un file di dati dell'ordine.
Caricare il file dei dati dell'ordine
- Nella navigazione a sinistra, fare clic su Fornitori.
- Cerca il fornitore di cui stai importando i file.
- Nei risultati della ricerca fornitore, fare clic sul nome del fornitore.
- Nel record del fornitore, fare clic sull'icona Partner Exchange Services.
- Fare clic su Carica file.
- Nella finestra Importa dati, dall'elenco Tipo selezionare Importa dati ordine (MARC).
- Fare clic su Sfoglia.
- Individua il file dati dell'ordine sul tuo computer. Fare clic su Apri.
- (Facoltativo) Selezionare il budget che si desidera utilizzare quando si importa il file di dati dell'ordine dall'elenco a discesa Budget di destinazione. Il periodo di budget abilitato per impostazione predefinita è selezionato per impostazione predefinita (di solito il periodo di budget corrente).
- (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Visualizza articoli importati in WorldCat se si desidera che tutti gli articoli importati appaiano con lo stato di On Order in WorldCat Discovery dopo l'ordine.
- (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Verifica numeri OCLC se forniti se si desidera che il sistema utilizzi il numero OCLC per trovare il record WorldCat e verificare che le informazioni bibliografiche dell'articolo corrispondano al record.
- (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Includi corrispondenze a bassa affidabilità se si desidera che il sistema tenti di trovare una corrispondenza in WorldCat per il record utilizzando tutti i protocolli di corrispondenza. Il sistema cercherà innanzitutto di trovare una corrispondenza utilizzando il protocollo di corrispondenza standard, per poi passare all'utilizzo dei seguenti metodi:
- Un algoritmo che cerca in base all'identificatore standard (usando il valore dei campi 020, 022 o 024 nel record MARC ) e quindi utilizza il numero di posseduti per selezionare il miglior record candidato. Questo algoritmo filtra anche i risultati per Tipo di materiale utilizzando il valore del Leader/06 e del Modulo 008 (23 o 29).
- Una ricerca per titolo/autore.
- Fare clic su Carica.
- Il sistema conferma che il file è stato caricato.
- Fare clic su Annulla o sulla x nell'angolo superiore destro per chiudere la finestra Importa dati.
Rivedere l'ordine
Dopo aver caricato un file d'ordine, è possibile rivedere l'ordine per verificare la presenza di eventuali errori.
Quando rivedere
È possibile rivedere i record selezionati durante l'importazione in diversi punti del flusso di lavoro di importazione. Non esiste un momento giusto o sbagliato per rivedere i record, ma ci sono delle conseguenze sulla revisione. È possibile rivedere:
- Subito dopo l'importazione (prima di effettuare l'ordine)
- Subito dopo aver effettuato l'ordine
- Prima di ricevere
- Dopo aver ricevuto
Note importanti sulla revisione:
- Se si invia l'ordine al fornitore tramite EDI o e-mail, assicurarsi che il record selezionato sia corretto prima di effettuare l'ordine.
- Se si desidera che il sistema visualizzi gli articoli in ordine in WorldCat al momento dell'ordine, è possibile che si vogliano rivedere i record selezionati prima che gli utenti abbiano avuto il tempo di mettere in attesa questi articoli. Questo per due motivi:
- In modo che gli utenti non effettuino prenotazioni sull'elemento sbagliato.
- In modo da non dover spostare le prenotazioni sul nuovo record dopo aver utilizzato la funzionalità Cambia risorsa per modificare la risorsa collegata.
- Come indicato sopra, se si esaminano i record e si modifica la risorsa dopo che sono stati creati LHR (LHR su ordine o LHR ricevuti), gli LHR verranno spostati nella nuova risorsa, ma eventuali prenotazioni a livello di titolo rimarranno con la risorsa precedente e dovranno essere spostati manualmente.
Rivedere le voci dell'ordine
Il file caricato viene visualizzato come prima riga nel log di elaborazione. Il Processing Log è la tabella che elenca tutti i file caricati per il fornitore. Se il file non viene visualizzato nella tabella, fare clic sul pulsante Aggiorna () sopra la tabella.
- Nel log di elaborazione, visualizzare lo stato dell'importazione nella colonna Stato. Se il caricamento non riesce, verrà annotato qui.
- La colonna Dettagli si collega a tutti gli ordini creati come risultato del caricamento. Fare clic sul collegamento PO nella colonna Dettagli per visualizzare l'ordine (sarà il numero d'ordine assegnato all'ordine di acquisto o al piano dal sistema, ad es. PO-2015-100).
- Riceverete anche un'e-mail di notifica che fornisce lo stato dell'importazione e di ciascun articolo. Questa e-mail è visualizzabile anche facendo clic sul file .html nella colonna dei dettagli del registro di elaborazione.
- Se necessario, apportare altre modifiche agli articoli dell'ordine.
- Se l'ordine è un ordine d'acquisto, fare clic su Effettua ordine. Assicurarsi che la casella di controllo Notifica al fornitore di questo ordine non sia selezionata. Fare clic su Effettua ordine.
Guarda un video
Importa file di dati ordine, fattura e dati pronti per lo scaffale
Durata: 10:09
Questo video mostra come importare file di ordini, fatture e dati pronti per lo scaffale in WorldShare Acquisitions.
Importa i dati della fattura dal file EDIFACT
Scopri come importare i dati delle fatture da un file EDIFACT in WorldShare Acquisitions.
Nota:
- È possibile automatizzare il recupero e l'importazione dei file. Vedere Automatizzare il recupero e l'importazione di file.
- Gli utenti di Acquisizioni basate sulla sede con le autorizzazioni appropriate per una sede possono scegliere una sede acquisizioni durante l'importazione. Vedere Informazioni sulle acquisizioni in base alla sede.
È possibile importare i dati delle fatture in formato EDIFACT. Prima di importare i dati delle fatture, è necessario impostare l'importazione con il fornitore. Ciò può includere l'invio di informazioni importanti su quali campi EDIFACT sono supportati.
Nozioni di base sull'importazione dei dati delle fatture
Le tabelle seguenti descrivono le informazioni che devono essere incluse nei file di dati ricevuti dal fornitore. I file di dati devono essere impostati dall'utente e dal proprio fornitore prima di poter importare i file di dati in WorldShare Acquisitions. È possibile fornire al fornitore le informazioni in questa pagina per confermare che possa fornire i dati in questi campi.
Dati fattura EDIFACT
Le seguenti informazioni devono essere incluse nel file di dati della fattura ricevuto dal fornitore.
sebbene la prima colonna elenchi i campi WorldShare Acquisitions, i campi sono elencati nell'ordine in cui si trovano nel file EDIFACT.
Note durante la configurazione dell'importazione dei dati della fattura
- You can choose to import service charges at the invoice level, at the item level, or both.
- I costi di servizio a livello di articolo saranno inclusi nella voce della fattura.
- Gli addebiti di servizio a livello di fattura creeranno una voce di fattura non bibliografica per questi addebiti.
- Per importare i costi di servizio a livello di articolo, è necessario utilizzare un prezzo di tipo AAB (vedere la tabella sopra).
- L'importo totale dei costi di servizio viene diviso per la quantità di articoli per calcolare automaticamente i costi di servizio per unità.
- Se è divisibile in parti uguali, il numero risultante verrà inserito come costo unitario del servizio.
- Se non è divisibile in modo uniforme, l'impostazione dei costi di servizio verrà modificata in totale e l'importo dell'elemento pubblicitario verrà inserito nel campo costi di servizio.
- Se la fattura contiene imposte sui costi di servizio diverse da zero (separate dalle imposte per l'articolo stesso), l'importo dell'imposta verrà calcolato per l'intero articolo e importato come valore totale in Imposta 1.
- Se viene fornita solo una percentuale per un'imposta sul servizio, l'importo effettivo dell'imposta viene calcolato in base alla percentuale e aggiunto agli altri valori dell'imposta forniti per calcolare l'importo totale dell'Imposta 1.
- Le imposte a livello di articolo possono essere importate solo come percentuale, non come importo.
- Il processo di importazione della fattura fatturerà l'ordine più recente con lo stesso numero di articolo d'ordine fornitore.
- If there are order items from separate subscription chains (i.e., groups of order items that have been renewed from the previous order item), the system will throw an error and the user will have to remove the vendor order item number from one of the chains.
Istruzioni per l'importazione dei dati della fattura (EDIFACT).
Carica file dati fattura (EDIFACT)
Nota: è possibile caricare fino a 100 fatture quando si importano fatture EDIFACT.
- Nella navigazione a sinistra, fare clic su Fornitori.
- Cerca il fornitore di cui stai importando i dati.
- Nei risultati della ricerca fornitore, fare clic sul nome del fornitore.
- Nel record del fornitore, fare clic sull'icona Partner Exchange Services.
- Fare clic su Carica file.
- Nella finestra di dialogo Importa dati, dall'elenco Tipo, selezionare Importa dati fattura (EDIFACT).
- Fare clic su Scegli file. Individuare il file della fattura sul computer e fare clic su Apri.
- Dall'elenco a discesa Gestione delle imposte, selezionare un metodo di calcolo delle imposte.
- Costo dell'articolo - Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale di imposta per il prezzo.
- Tax item, service charge, and shipping cost - Calculates tax amount by multiplying tax percentage by the price, service charges, and shipping costs
- Include le tasse nei costi - Calcola l'importo delle tasse considerandolo come incluso nel prezzo, costi di servizio e spedizione
- Fare clic su Carica.
- Il sistema conferma che il file è stato caricato.
- Fare clic su Annulla o sulla x nell'angolo in alto a destra per chiudere la finestra Importa dati.
- Se si sta importando anche un file MARC pronto per lo scaffale, seguire le istruzioni riportate in Importazione di dati di fatture e dati pronti per lo scaffale da un file MARC.
Esaminare la fattura e le voci della fattura
Il file caricato viene visualizzato nella prima riga del Log di elaborazione. Se il file non viene visualizzato nella tabella, fare clic sul pulsante Aggiorna button () sopra la tabella. Dopo aver caricato il file, riceverai anche un'e-mail con i dettagli di importazione del file.
- Il sistema crea una fattura in base ai dati importati.
- La colonna Dettagli si collega alla fattura creata come risultato del caricamento. Nella colonna Dettagli dell'importazione della fattura, fare clic sul collegamento Fattura:. Questo ti porterà alla fattura con gli articoli già aggiunti.
- Gli importi degli articoli, gli sconti, le spese di servizio e le imposte verranno inseriti se inclusi nel file di dati della fattura.
- Riceverete anche una notifica via e-mail che vi indicherà lo stato dell'importazione e di ciascun articolo. Il testo dell'e-mail è visualizzabile anche nella colonna Dettagli del registro di elaborazione.
- Se nella fattura EDIFACT importata c'è una voce per la quale non esiste una voce d'ordine corrispondente in Acquisizioni, sia in base al numero di voce d'ordine (RFF+LI) sia in base al numero di voce d'ordine del fornitore (RFF+SLI), la voce non verrà importata e verrà visualizzato un errore nell'e-mail di notifica.
- Per pagare la fattura, passare a Paga fattura.
Risorse aggiuntive
Discover additional resources related to importing data from vendors in WorldShare Acquisitions.
Explore the resources below to learn more about importing data in WorldShare Acquisitions.
| Titolo | Descrizione |
|---|---|
| Importa i dati di risposta ordine EDIFACT | Scopri come importare i dati di risposta agli ordini da un file EDIFACT in WorldShare Acquisitions. |
| Importa fattura e dati pronti per lo scaffale dal file MARC | Discover how to import invoice and shelf-ready data from a MARC file in WorldShare Acquisitions. |
| Importa i dati pronti per lo scaffale dal file EDIFACT | Scopri come importare dati pronti per lo scaffale da un file EDIFACT in WorldShare Acquisitions. |
| Automatizza il recupero e l'importazione dei file | Scopri come configurare, eseguire ed eliminare un processo automatizzato in WorldShare Acquisitions. |