Overview

Introduction to EDIFACT ordering in WorldShare Acquisitions and this guide.

Expand section

 Learn more in a Community Center presentation: WorldShare Acquisitions Best Practices: EDIFACT ordering and claiming (Requires Community Center login)

EDIFACT stands for Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport. It is an international standard for EDI (electronic data interchange).

Quando si completano determinate azioni in WorldShare Acquisitions, è possibile avvisare il fornitore inviando un messaggio EDIFACT utilizzando FTP sicuro (SFTP) o e-mail. SFTP è il metodo preferito. A seconda del fornitore con cui si lavora, è possibile utilizzare i messaggi EDIFACT per:

  • Effettua ordini
  • Sollecita voci dell'ordine
  • Sollecito fascicoli di periodico

How to use this guide

This interactive learning path allows you to:

  • Navigate linearly: Work through each section in order using the sidebar navigation
  • Jump to specific topics: Click any section in the sidebar to go directly to that content
  • Expand/collapse sections: Use the buttons at the top to expand or collapse all sections at once
  • Search within the page: Use Ctrl+F (or Cmd+F on Mac) to find specific information
  • Track your progress: The progress indicator shows how many sections you've viewed

Prima di iniziare la configurazione, è necessario contattare il fornitore per determinare le impostazioni di notifica EDIFACT corrette:

  • Il fornitore fornirà cosa inserire nei campi Identificativo fornitore UNB e Identificativo fornitore NAD.
  • Il fornitore può anche avere consigli su come la propria biblioteca deve identificarsi nei campi Identificativo biblioteca UNB e Identificativo biblioteca NAD. Il fornitore può richiedere l'uso di determinati tipi di identificatore o può fornire le opzioni supportate.
  • Per i messaggi FTP protetti, chiedere al fornitore le informazioni FTP sicuro per trasferire i messaggi.
  • Per i messaggi e-mail, chiedere al fornitore a quale contatto e-mail deve essere inviato il messaggio.
  • È responsabilità della biblioteca parlare con il fornitore dell'identificativo della biblioteca. Se si incontra un ostacolo nel processo, contattare l'assistenza OCLC.

Some vendors have provided more information about configuring their vendor profile for sending EDIFACT messages. See EDIFACT messages for vendors for more information.

For all other vendors, please use the general workflow below. 

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Fornitori.
  2. Cercare il fornitore che si desidera configurare per il metodo di notifica EDIFACT.
  3. Nei risultati della ricerca fornitore, fare clic sul nome del fornitore.
  4. Nel record del fornitore, fare clic su Collegamenti e accessi.
    1. Fare clic su Aggiungi nuovo collegamento.
    2. Completare i campi seguenti per il collegamento FTP sicuro.
      • Nome collegamento - Immettere un nome descrittivo per il collegamento (ad es. account FTP per attestazioni EDIFACT).
      • URL - Immettere l'URL del sito FTP del fornitore. L' URL deve iniziare con sftp://.
      • ID utente - Immettere il nome utente fornito dal fornitore per l'account FTP sicuro.
      • Password - Immettere la password fornita dal fornitore per l'account FTP sicuro.
      • Directory - Immettere la directory o la cartella in cui devono andare i messaggi EDIFACT.
        • Le cartelle di primo livello non richiedono una barra (ad es sinistri non / sinistri).
        • Le sottocartelle richiedono una barra (ad es. in entrata/sollecito).
    3. Fare clic su Salvanell'angolo in alto a destra.
  5. Nel record del fornitore, fare clic su Impostazioni acquisizioni.
    1. Nei campi Impostazioni di notifica specifiche, impostare quanto segue:
      1. Nell'elenco Azione, selezionare il tipo di messaggi EDIFACT che si desidera impostare con il proprio fornitore.
        • Ordinazione
        • Richiesta di item ordine
        • Richiesta di fascicoli periodici
      2. Nell'elenco Metodo di consegna, selezionare FTP (EDIFACT).
      3. Nell'elenco Profilo FTP , selezionare il profilo creato nel passaggio 1.
    2. Nei campi Impostazioni notifica Edifact , utilizzare gli elenchi per selezionare il tipo di identificatori in uso. È necessario selezionare un valore per tutti e quattro i campi:
      1. A seconda di ciò che viene selezionato per Identificativo fornitore UNB e Identificativo fornitore NAD, i passaggi successivi variano.
        Tipo di identificatore Qualificatore utilizzato nel messaggio EDIFACT Azione
        SAN

        31B

        Esempio: {UNB Vendor Identifier SAN}::31B
        1. Fare clic sull'elenco a discesa Identificatori.
        2. Nel campo SAN, immettere l'identificatore del fornitore.
        GLN

        UNB: 014

        NAD: 9

        Esempio: {UNB Vendor Identifier GLN}:014

        Esempio: {NAD Vendor Identifier GLN}:9
        1. Fare clic sull'elenco a discesa Identificatori .
        2. Nell'elenco Tipo di identificatore aggiuntivo, selezionare Numero globale GLN o ISIL International Standard for Libraries.
        3. Nel campo Valore, immettere l'identificatore del fornitore.
        ISIL

        92

        Esempio: {ISIL identificatore fornitore UNB }:92
        1. Fare clic sull'elenco a discesa Identificatori .
        2. Nell'elenco Tipo di identificatore aggiuntivo, selezionare Numero globale GLN o ISIL International Standard for Libraries.
        3. Nel campo Valore, immettere l'identificatore del fornitore.
        ID fornitore locale

        92

        Esempio: {Numero fornitore locale identificatore fornitore UNB }:92

        		 Il numero del fornitore locale viene assegnato dal sistema. Per visualizzare il numero del fornitore, fare clic sull'elenco a discesa Identificatori locali .
        ID fornito dal fornitore

        91

        Esempio: {UNB Identificativo fornitore Numero fornito dal fornitore}:91

        		 Immettere l'identificatore nel campo di testo che viene visualizzato sulla destra.
        ID fornito dalla biblioteca

        92

        Esempio: {Numero fornito dalla biblioteca identificativo fornitore UNB }:92

        		 Immettere l'identificatore nel campo di testo che viene visualizzato sulla destra.
      2. A seconda di ciò che viene selezionato per l'identificatore della biblioteca UNB e l'identificatore della biblioteca NAD, i passaggi successivi variano.
        Tipo di identificatore Qualificatore utilizzato nel messaggio EDIFACT Azione
        SAN

        31B

        Esempio: {UNB Library Identifier SAN}::31B

        		 See Step 3: Add library identifiers in OCLC Service Configuration.
        GLN

        UNB: 014

        NAD: 9

        Esempio: {UNB Library Identifier GLN}:014

        Esempio: {NAD Library Identifier GLN}:9

        		 See Step 3: Add library identifiers in OCLC Service Configuration.
        ISIL

        92

        Esempio: {UNB Library Identifier ISIL}:92

        		 See Step 3: Add library identifiers in OCLC Service Configuration.
        ID WorldCat Registry

        92

        Esempio: {UNB Vendor Identifier WorldCat Registry ID}:92

        		 L'ID WorldCat Registry è un identificatore sotto forma di un numero progressivo assegnato a tutte le biblioteche e altre istituzioni culturali all'interno del WorldCat Registry. Per visualizzare l'ID WorldCat Registry, accedere a OCLC Service Configuration e fare clic su WorldCat Registry > Identificatori.
        ID fornito dal fornitore

        91

        Esempio: {UNB Identificativo fornitore Numero fornito dal fornitore}:91

        		 Immettere l'identificatore nel campo di testo che viene visualizzato sulla destra.
        ID fornito dalla biblioteca

        92

        Esempio: {Numero fornito dalla biblioteca identificativo fornitore UNB }:92

        		 Immettere l'identificatore nel campo di testo che viene visualizzato sulla destra.
  6. Fare clic su Salva.
  7. If you selected SAN, GLIN, or ISIL for your UNB Library Identifier or NAD Library Identifier, continue to the next step to configure your library identifier. Otherwise, you can begin using EDIFACT messages.
EDIFACT information for vendor - Example
  • Secure FTP URL: sftp://ftp2.robinsons.com
  • Directory (orders): Incoming/orders
  • Directory (order item claims): Incoming/claims
  • UNB Vendor Identifier: SAN 321-2024 : 31b
  • UNB Library Identifier: SAN 432-2024 : 31b
  • NAD Vendor Identifier: SAN 321-2024 : 31b
  • NAD Library Identifier: WorldCat Registry ID : 92

Se l'identificatore della biblioteca UNB o NAD è un SAN, GLN o ISIL, è necessario configurare l'identificazione della biblioteca in OCLC Service Configuration.

  1. Accedere a Service Configuration.
  2. Sul pannello di navigazione a sinistra, fare clic su WorldCat Registry > Identificatori.
  3. Selezionare il tipo di identificatore dall'elenco.
  4. Immettere il identificativo nel campo di testo.
  5. Fare clic su Aggiungi.
  6. Fare clic su Salva.

Overview

Una volta configurate le impostazioni, è possibile inviare un messaggio EDIFACT a un fornitore effettuando le seguenti azioni:

Effettua un ordine

Prima di effettuare un ordine: aprire l'ordine, completare le modifiche e fare clic su Salva ordine nella parte superiore dello schermo.

  1. Fare clic su Effettua ordine.
  2. Nella finestra Effettua ordine, seguire la prassi locale per determinare se selezionare la casella per notificare al fornitore questo ordine.

     Nota: i motivi per notificare un ordine al fornitore variano. Ad esempio, se l'ordine è già stato effettuato sul sito Web del fornitore o se l'ordine fa parte di un abbonamento corrente, non è necessario avvisare il fornitore. In caso contrario, è possibile avvisare il fornitore da WMS.

    • Sì - Effettuare l'ordine e avvisare il fornitore
      1. Selezionare la casella di controllo.
      2. Fare clic su Continua.
      3. Vai al passaggio 3.
    • No - Effettuare l'ordine, ma non avvisare il fornitore
      1. Non selezionare la casella.
      2. Fare clic su Effettua ordine
      3. L'ordine è stato effettuato.
  3. Nella finestra Notifica ordine al fornitore, compilare i campi seguenti:
    1. Metodo - Il metodo scelto per notificare l'ordine al fornitore.
      1. E-Mail (EDIFACT): inviare un messaggio d'ordine EDIFACT via e-mail. Prima di utilizzare questo metodo, leggere Configurare i messaggi EDIFACT per un fornitore per informazioni sulla configurazione.
      2. E-Mail (HTML): inviare l'ordine via e-mail.
      3. Stampa: stampare l'ordine da inviare via e-mail.
      4. FTP (EDIFACT): invia un messaggio d'ordine EDIFACT via FTP. Prima di utilizzare questo metodo, leggere Configurare i messaggi EDIFACT per un fornitore per informazioni sulla configurazione.
    2. A (e-mail o stampa) - La persona o il dipartimento del fornitore che riceverà la notifica di un ordine.
    3. Rispondi a (e-mail (HTML) o stampa) - La persona della biblioteca che il fornitore può contattare in merito all'ordine.
      • L'impostazione predefinita è la prima persona elencata nella pagina Contatti in Configurazione servizio OCLC (WorldCat Registry > Contatti).
      • È possibile impostare un contatto ricorrente per quando i fornitori rispondono a un ordine nelle Impostazioni istituzione per il proprio sistema. Per ulteriori informazioni, vedere Creare un contatto Rispondi a ricorrente.
      • È possibile impostare un metodo predefinito e un contatto con il fornitore modificando le Impostazioni di acquisizione nel record del fornitore. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazioni acquisizioni.
  4. Il metodo scelto determina il passo successivo.
    1. Email (EDIFACT e HTML) e FTP (EDIFACT)
      1. (Optional) To preview the message, select Preview message before sending and click Continue.
      2. Fare clic su Invia ordine.
      3. Controllare lo stato dell'ordine per confermare che l'ordine è andato a buon fine. 
        • Uno stato dell'ordine che rimane impostato su Aperto indica che si è verificato un errore e l'ordine non è stato inviato al fornitore.
        • Lo stato dell'ordine impostato su Effettuato indica che la notifica dell'ordine è stata inviata al fornitore. Per gli ordini FTP (EDIFACT), questo conferma che l'ordine è stato consegnato correttamente al server FTP di destinazione. Per gli ordini e-mail (EDIFACT e HTML), il sistema può solo confermare che la notifica è stata accettata dal server SMTP in uscita, ma non può tenere conto di altri errori, ad es. un indirizzo e-mail errato.
    2. Stampa
      1. Fare clic su Continua.
      2. Dalla finestra di dialogo Anteprima di stampa, fare clic su Ordine di stampa.

Sollecita voci dell'ordine

Se è stato ordinato un articolo, ma non lo si è ancora ricevuto dal fornitore, è possibile richiedere l'articolo nel sistema. Quando si sollecita un elemento in WorldShare Acquisitions, si ha la possibilità di notificare il reclamo al fornitore. Il sollecito di un elemento aumenta il numero di solleciti collegati a tale elemento e registra la data dell'ultimo sollecito, il che consente di tenere traccia degli elementi sollecitati in precedenza.

  1. On the left navigation, click Orders > Missing Order Items.
  2. Nella schermata Articoli ordine mancanti, trovare gli articoli che si desidera sollecitare. Per dettagli, vedere Cerca e filtra le voci d'ordine mancanti  .
  3. Selezionare le caselle di controllo accanto ai fascicoli che si desidera sollecitare. Per rivendicare tutti gli articoli nella tabella, selezionare la casella di controllo nella parte superiore della tabella.
  4. Nella parte superiore della schermata, fare clic su Sollecita.
  5. If you want to notify the vendor about the claim, go to the next step. If you do not want to notify the vendor about the claim, click Claim Items to finish the workflow.
  6. Selezionare la casella di controllo Notifica al fornitore questo reclamo.
  7. Fare clic su Continua.
  8. Nella finestra Notifica ordine al fornitore, compilare i campi seguenti:
    1. Metodo - Il metodo scelto per notificare l'ordine al fornitore.
      1. FTP (EDIFACT): Invia un messaggio d'ordine EDIFACT via FTP. 
      2. Posta elettronica (EDIFACT): Invia un messaggio d'ordine EDIFACT via e-mail. 
      3. E-Mail (HTML): inviare l'ordine via e-mail.
      4. Stampa: stampare l'ordine da inviare via e-mail.
    2. FTP Profile - The FTP profile you'd like to use to send the message if you are sending by FTP (EDIFACT).
    3. A - La persona presso il fornitore che riceverà la notifica di un ordine, se si sta inviando tramite stampa o e-mail (EDIFACT o HTML)
    4. Rispondi a - La persona della biblioteca che il fornitore può contattare in merito all'ordine se viene inviato tramite stampa o e-mail (HTML).
      • L'impostazione predefinita è la prima persona elencata nella pagina Contatti in Configurazione servizio OCLC (WorldCat Registry > Contatti).
      • È possibile impostare un contatto ricorrente per quando i fornitori rispondono a un ordine nelle Impostazioni istituzione per il proprio sistema. Per ulteriori informazioni, vedere Creare un contatto Rispondi a ricorrente.
      • È possibile impostare un metodo predefinito e un contatto con il fornitore modificando le Impostazioni di acquisizione nel record del fornitore. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazioni acquisizioni.
  9. Il metodo scelto determina il passo successivo.
    1. Email (EDIFACT e HTML) e FTP (EDIFACT)
      1. (Facoltativo) Per visualizzare l'anteprima del messaggio, selezionare Anteprima messaggio prima dell'invio, quindi fare clic su Continua.
      2. Fare clic su Invia ordine.
    2. Stampa
      1. Fare clic su Continua.
      2. Nella finestra di dialogo Anteprima di stampa, fare clic su Ordine di stampa.
  10. A confirmation message appears, and the items have been claimed in the system.

Sollecito fascicoli di periodico

Se è stato ordinato un numero di periodici, ma non lo si è ancora ricevuto dal fornitore, è possibile rivendicare il numero di periodici nel sistema. Quando si sollecita un fascicolo in WorldShare Acquisizioni, si ha la possibilità di notificare al fornitore la richiesta tramite e-mail, tramite una richiesta stampata o un messaggio EDIFACT via e-mail o FTP. È inoltre possibile notificare via email a più fornitori le richieste di sollecito per i fascicoli. Se devi sollecitare un acquisto unico, è necessario richiederlo nella schermata Linee d'ordine mancanti. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Sollecito ordini in ritardo.

  1. Nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su ascicoli di periodico > Fascicoli mancanti.
  2. Fare clic su Cerca per visualizzare tutti i numeri di periodici mancanti.
  3. From the list of results, find the items you want to claim. See Search and filter missing serial issues for details.
  4. Select the checkboxes next to the issues you want to claim. If you want to claim all issues in the table, select the checkbox at the top of the table.
  5. Nella parte superiore della schermata, fare clic su Sollecita.
  6. Se si desidera notificare il reclamo al fornitore, passare al punto successivo. Se non si desidera notificare al fornitore il reclamo, fare clic su Voci di reclamo e andare al punto 11.
  7. Selezionare la casella di controllo Notifica al fornitore questo reclamo.
  8. Fare clic su Continua.
    • Se un singolo fornitore è collegato ai numeri selezionati, il fornitore verrà precompilato automaticamente in base alla voce dell'ordine di abbonamento più recente in Acquisizioni. Per notificare un singolo fornitore si possono usare le e-mail o i reclami stampati.

       Nota: se uno dei due elementi manca, viene visualizzato un messaggio di errore.

      • Deve esserci un indirizzo e-mail valido per il fornitore se si invia tramite cartaceo o e-mail.
      • Se uno qualsiasi dei numeri non ha un fornitore, non sarà possibile inviare il messaggio di richiesta al fornitore. 
    • Se più fornitori sono correlati ai numeri selezionati, ciò verrà indicato nella finestra di dialogo. L'e-mail è il metodo richiesto per la notifica a più fornitori.

       Nota: se uno dei due elementi manca, viene visualizzato un messaggio di errore.

      • Deve esserci un indirizzo e-mail valido per ogni fornitore.
      • Se uno qualsiasi dei numeri non ha un fornitore, non sarà possibile inviare il messaggio di richiesta ai fornitori.
    • Per richiedere numeri di periodici tramite un messaggio FTP o e-mail EDIFACT, è necessario configurare prima il fornitore in modo che sia impostato per ricevere messaggi EDIFACT. Per ulteriori informazioni, vedere Configurare i messaggi EDIFACT per un fornitore.

       Nota: se il vostro fornitore non è configurato per ricevere messaggi EDIFACT, riceverete un messaggio di errore.

  9. Nella finestra Notifica ordine al fornitore, compilare i campi seguenti:
    1. Metodo - Il metodo scelto per notificare l'ordine al fornitore.
      1. FTP (EDIFACT): Invia un messaggio d'ordine EDIFACT via FTP. 
      2. Posta elettronica (EDIFACT): Invia un messaggio d'ordine EDIFACT via e-mail. 
      3. E-Mail (HTML): inviare l'ordine via e-mail.
      4. Stampa: stampare l'ordine da inviare via e-mail.
    2. FTP Profile - The FTP profile you'd like to use to send the message if you are sending by FTP (EDIFACT).
    3. A - La persona presso il fornitore che riceverà la notifica di un ordine, se si sta inviando tramite stampa o e-mail (EDIFACT o HTML)
    4. Reply to - The person at your library that the vendor can contact about your order if you send by Print or E-Mail (HTML).
      • L'impostazione predefinita è la prima persona elencata nella pagina Contatti in Configurazione servizio OCLC (WorldCat Registry > Contatti).
      • È possibile impostare un contatto ricorrente per quando i fornitori rispondono a un ordine nelle Impostazioni istituzione per il proprio sistema. Per ulteriori informazioni, vedere Creare un contatto Rispondi a ricorrente.
      • È possibile impostare un metodo predefinito e un contatto con il fornitore modificando le Impostazioni di acquisizione nel record del fornitore. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazioni acquisizioni.
  10. Il metodo scelto determina il passo successivo.
    1. Email (EDIFACT e HTML) e FTP (EDIFACT)
      1. (Optional) To preview the message, select Preview message before sending and click Continue.
      2. Fare clic su Invia ordine.
    2. Stampa
      1. Fare clic su Continua.
      2. Nella finestra di dialogo Anteprima di stampa, fare clic su Ordine di stampa.
  11. Viene visualizzato un messaggio di conferma e gli articoli sono stati richiesti nel sistema.
Titolo Descrizione
Messaggi EDIFACT per i fornitori Find information on EDIFACT messaging setup for specific vendors.
Effettua un ordine Discover how to locate, place, and resend an order in WorldShare Acquisitions. Includes information on ordering using EDIFACT messages.
Sollecita voci dell'ordine Discover how to search, view, and claim missing order items in WorldShare Acquisitions. Includes information on claiming order items using EDIFACT messages.
Sollecito fascicoli di periodico Discover how to search, view, and claim missing serial issues in WorldShare Acquisitions. Includes information on claiming order items using EDIFACT messages.