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Supporto OCLC

Import purchase order data from MARC file

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Scoprite come importare i dati degli ordini di acquisto da un file MARC e come vengono creati gli ordini dai dati importati in WorldShare Acquisitions.

 Nota: È possibile automatizzare il recupero e l'importazione dei file. Vedere Automatizzare il recupero e l'importazione dei file.

Basics of importing order data

È possibile importare i dati dell'ordine in formato MARC utilizzando i campi 9xx del record MARC. Prima di importare i dati degli ordini, tuttavia, è necessario configurare l 'importazione con il proprio fornitore. Ciò può includere l'invio dei campi dati dell'ordine MARC al fornitore.

MARC order data

The following information should be included in the MARC order data file you receive from your vendor.

 Note: If decimal points are not used, the system adds them at the end. For example, 56 becomes 56.

MARC order data - Table
MARC Element in Acquisitions Input type Descrizione
035 $a Identificativo OCLC OCLC number in this format: (OCoLC)1553114 The OCLC number is used to identify the bibliographic record in WorldCat that the order item is attached to. If you do not include an OCLC number, the system tries to find a matching record in WorldCat based on other values in the bibliographic record provided (e.g. title, author, ISBN).
949 $h Ramo Integer User-entered value; represents the WorldCat Registry ID of the Home Branch Location of an item.
949 $l Posizione della scaffalatura String User-entered value; represents the Shelving Location of the Home Branch Location of an item.
949 $p Codice fondo String (Maximum: 40 characters) User-entered value representing the code of the fund used for encumbering.
949 $q Copy Quantity Integer (Maximum: 999) Numero di copie ordinate.
980 $b Prezzo unitario Decimal (Maximum: 9,999.99) Cost for a single unit of an item. (Do not include tax or discount, if you plan to include these as percentages in the 980 $h or $i.)
980 $c Service Charges (per unit) Decimal (Maximum: 999.99) Service charges for a single unit of an item (e.g. $1.00 for Quantity of 5 equals $5.00).
980 $h Tax Percentage Decimal (Maximum: 100.000) Percentage of tax applied to price by vendor.
 

 Nota: 

  • You can assign a percentage value up to three decimal places (e.g., 7.745%).
  • I valori percentuali con quattro cifre decimali saranno arrotondati a tre cifre decimali (ad esempio, 7,7454% sarà arrotondato a 7,745%).
  • By default, the percentage value has two decimal places unless a third decimal place is entered.
980 $i Percentuale di sconto Decimal (Maximum: 100.00) Percentage of discount applied to price by vendor.
980 $k ISBN Integer ISBN of item being ordered. Not used for matching. The bibliographic 020 field is used for matching.
980 $m ISSN Integer ISSN of item being ordered. Not used for matching. The bibliographic 022 field is used for matching.
980 $s Shipping and Handling (per unit) Decimal (Maximum: 999.99) Shipping and handling charges for a single unit.
980 $x Tasso di cambio Decimal Exchange rate for the order, if currency is not the same as Library Currency.
980 $z Currency of PO ISO 4217 Three letter currency code ISO Currency Code - for Order
981 $a KB Collection Identifier String Identifier for the WorldCat knowledge base collection being ordered.
981 $b KB Title Identifier String Identifier for the WorldCat knowledge base title being ordered.
981 $e External Order ID  Stringa (massimo 50 caratteri) Unique identifier for the order used by an external financial system.

 Nota: È possibile importare l'ID dell'ordine esterno utilizzando i dati dell'ordine MARC, chiedendo al fornitore di aggiungere l'ID dell'ordine esterno nel campo 981 sottocampo $e dei record dell'ordine MARC. Una volta importato, l'ID dell'ordine esterno verrà inserito nei nuovi ordini creati come risultato del file MARC.

  • Se il valore di 981 $e è superiore a 50 caratteri, l'input non verrà importato e verrà visualizzato un errore nei log.
  • Se il valore di 981 $e è diverso per due record dello stesso ordine, verrà utilizzato il primo ID ordine esterno e verrà visualizzato un errore nei log.
981 $g Numero account String Account or customer number, used by library for ordering and invoicing. (Also called "Subaccount")
981 $i Library Item Note String (Maximum: 256 characters) Notes provided for an item.
981 $l Order Name String (Maximum: 256 characters) Text string, representing name of order or cart.
981 $n Numero d'ordine del fornitore String (Maximum: 256 characters) Internal number used to identify order by vendor. Provided to library for tracking purposes.
981 $v Vendor Note String (Maximum: 256 characters) Notes provided for an item by the vendor.
981 $x Library Order Comment String (Maximum: 256 characters) Comment on an order.

981 $z

Vendor Order Item Number

Required if importing invoice or shelf-ready data.

 String (Maximum: 256 characters) Unique identifier provided by a vendor for specific item ordered.

Modi per importare i dati degli ordini

When importing order data, you can use it to do one of two things:

  1. Create a new purchase order
  2. Add to an existing purchase order (to add items to an existing order, you must have the vendor order number in the 981 $n field of the MARC record).

Consegna dei dati

I dati possono essere consegnati in due momenti diversi:

  • Time of order (e.g., order data)
  • Time of shipment (e.g., invoice data)

 Nota: se si importano i dati dell'ordine al momento della spedizione, è possibile che gli articoli dell'ordine non siano raggruppati come nell'ordine.

Your data also might be delivered to you:

  • Directly from the vendor
  • Through WorldCat Cataloging Partners

How orders are created from imported order data

La creazione dell'ordine si basa sul numero d'ordine del fornitore nel campo 981 $n e sugli altri fattori indicati di seguito.

  1. Se il campo 981 $n contiene un numero d'ordine del fornitore, il sistema controlla che non ci sia un ordine o un piano con lo stesso numero d'ordine del fornitore:
    1. Esiste un ordine non eseguito, il sistema vi aggiunge l'articolo
    2. Plan exists, the system adds the item to it
    3. L'ordine effettuato esiste, si verifica un errore
    4. Non esiste alcun ordine, il sistema crea un nuovo ordine con il numero d'ordine del fornitore dal campo 981 $n e vi aggiunge tutti gli articoli con quel numero d'ordine del fornitore.
  2. If field 981 $n is empty:
    1. Il sistema crea un ordine utilizzando il nome dell'ordine nel campo 981 $l.
    2. If field 981 $l is empty, the system creates an order without a vendor order number or order name and puts all items in the file in it.

Import an order data file

Caricare il file dei dati dell'ordine

  1. On the left navigation, click Vendors.
  2. Search for the vendor whose files you are importing.
  3. From the vendor search results, click the Vendor Name.
  4. In the vendor record, click the Partner Exchange Services accordion.
  5. Click Upload File.
  6. Nella finestra Importa dati, dall'elenco Tipo selezionare Importa dati ordine (MARC).
  7. Fare clic su Sfoglia.
  8. Locate the order data file on your computer. Click Open.
  9. (Facoltativo) Selezionare il budget che si desidera utilizzare quando si importa il file dei dati dell'ordine dall'elenco a discesa Budget di destinazione. Per impostazione predefinita, viene selezionato il periodo di bilancio corrente.
  10. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Visualizza articoli importati in WorldCat se si desidera che tutti gli articoli importati appaiano con lo stato di On Order in WorldCat Discovery dopo l'ordine.
  11. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Verifica numeri OCLC se forniti se si desidera che il sistema utilizzi il numero OCLC per trovare il record WorldCat e verificare che le informazioni bibliografiche dell'articolo corrispondano al record.
  12. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Includi corrispondenze a bassa affidabilità se si desidera che il sistema tenti di trovare una corrispondenza in WorldCat per il record utilizzando tutti i protocolli di corrispondenza. Il sistema cercherà innanzitutto di trovare una corrispondenza utilizzando il protocollo di corrispondenza standard, per poi passare all'utilizzo dei seguenti metodi: 
    1. An algorithm that searches by standard identifier (using the value of the 020, 022, or 024 fields in the MARC record) and then uses the number of holdings to pick the best candidate record. This algorithm also filters results by Material Type using the value of the Leader/06 and the 008 Form (23 or 29).
    2. A title/author search.
  13. Click Upload.
  14. The system confirms your file has been uploaded.
  15. Fare clic su Annulla o sulla x nell'angolo superiore destro per chiudere la finestra Importa dati.

Rivedere l'ordine

Dopo aver caricato un file d'ordine, è possibile rivedere l'ordine per verificare la presenza di eventuali errori.

When to review

You can review the records selected during import at several points in your import workflow. There is no right or wrong time to review your records, but there are implications for when you review. You can review:

  • Subito dopo l'importazione (prima di effettuare l'ordine)
  • Subito dopo aver effettuato l'ordine
  • Prima di ricevere
  • Dopo aver ricevuto

Note importanti sulla revisione:

  • If you are sending the order to the vendor via EDI or E-mail, make sure the record selected is correct before placing the order.
  • Se si desidera che il sistema visualizzi gli articoli in ordine in WorldCat al momento dell'ordine, è possibile che si vogliano rivedere i record selezionati prima che gli utenti abbiano avuto il tempo di mettere in attesa questi articoli. Questo per due motivi:
    • So that users do not place holds on the wrong item.
    • So that you do not have to move the holds to the new record after using the Change resource functionality to modify the linked resource.
  • As stated above, if you review the records and change the resource after LHRs have been created (either on-order LHRs or received LHRs), the LHRs will move to the new resource, but any title-level holds will stay with the old resource and will need to be moved manually.

Review order items

The file you uploaded appears as the first line in the Processing Log. The Processing Log is the table listing all of the files you have uploaded for the vendor. If you do not see the file in the table, click the Refresh button (Pulsante di aggiornamento) above the table.

  1. In the Processing Log, view the status of the import in the Status column. If the upload fails, it will be noted here.
  2. The Details column links to any orders created as a result of the upload. Click the PO link in the Details column to view the order (it will be the order number assigned to the purchase order or plan by the system, e.g. PO-2015-100).
  3. Riceverete anche un'e-mail di notifica che fornisce lo stato dell'importazione e di ciascun articolo. Questa e-mail è visualizzabile anche facendo clic sul file .html nella colonna dei dettagli del registro di elaborazione. 
  4. Se necessario, apportare altre modifiche agli articoli dell'ordine.
  5. Se l'ordine è un ordine d'acquisto, fare clic su Effettua ordine. Assicurarsi che la casella di controllo Notifica al fornitore di questo ordine non sia selezionata. Fare clic su Effettua ordine.

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Import Order, Invoice and Shelf Ready Data Files

Run time: 10:09

This video shows how to import order, invoice and shelf ready data files in WorldShare Acquisitions.

 

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