Chiudere un budget di spesa

Importanti nota prima di chiudere un budget

• È possibile chiudere un budget solo dopo che la sua data di chiusura è passata. 
• Una volta chiuso, un budget non può essere più utilizzato. Inoltre, questa azione non può essere annullata.
• Il sistema può impiegare fino ad alcune ore per chiudere un budget, si raccomanda di:
  • Chiudere i budget alla fine della giornata lavorativa.
  • Non effettuare azioni in Acquisitions per alcune ore dopo aver chiuso un budget.
• Chiudere un budget presuppone che ne sia stato creato uno nuovo per il futuro ciclo fiscale.Vedi Come creare un budget per il prossimo ciclo fiscale.
• Durante il processo di chiusura di un budget, sarà necessario trasferire i fondi dal budget in chiusura al nuovo budget. È necessario compiere quest’azione per le seguenti ragioni:
  • Per spostare al bilancio successivo le voci d'ordine che ancora impegnano denaro, in modo che il bilancio chiuso non abbia impegni aperti.
  • Per spostare le voci dell’ordine d’acquisto parzialmente pagate o non pagate al budget successivo così che possano essere fatturate sul nuovo budget.
  • Per spostare articoli su ordini aperti con un fondo selezionato.
  • Per spostare i modelli di acquisto sul nuovo budget affinché il sistema non carichi l’acquisto su un budget chiuso.
  • Per spostare le fatture di articoli non pagati sul nuovo budget, affinché le fatture non vengano addebitate su un budget chiuso.
  • To assign accrual mode subscription items to the next budget, so that you do not expend money on a closed budget upon payment of these invoices.
  • To move approved purchase requests with assigned funds that have not been ordered to the next budget, to remove encumbrances from the closed budget.
• Some libraries wish to avoid mapping funds to the next budget period by resolving the issues above manually. For example:
  • Fatturazione e pagamento di articoli che ancora impegnano denaro nel bilancio. Per trovare queste voci, cercare le voci d'ordine per Periodo di bilancio = periodo di bilancio corrente e Spesa= superiore a 0,01.
  • Fatturazione e pagamento di articoli presenti nell’ordine di acquisto non ancora pagati o parzialmente pagati. Per trovare queste voci, cercare le voci d'ordine per Tipo di ordine = tutti i tipi tranne l'ordine di acquisto, Stato dell'acquisto = tutti gli stati tranne pagato.
  • Revisione degli articoli sugli ordini aperti per vedere se devono essere inseriti e ricevuti in questo anno di bilancio.
  • Reviewing any approved purchase requests not yet ordered and assigning them a fund in the new budget period.
  • Deleting order item templates.
     Caution: This is not recommended, as you will have to recreate them if you do, but some libraries prefer to do this.
  • Saldare fatture pendenti. Per trovarle, cerca tra le fatture per Status del pagamento = tutti tranne Pagato.

     Nota:

    • These last steps are not required.  You can close the budget with these types of items, and they will automatically be moved to the next budget period as part of the close budget operation.

    • Accrual mode items will require mapping regardless of whether they are paid or not. If you are using accrual mode, funds on items using accrual mode will need to be mapped to the next budget period.

 Roles: Branch-based acquisitions users must have the appropriate permissions for a branch to close a budget at that branch. See About branch-based acquisitions. 

Chiudere il budget corrente e trasferire le voci di spesa ancora aperte

1. (Facoltativo) Confermare di aver pagato tutte le fatture e gli articoli ordinati. Se ci sono fatture o ordini non pagati:
   • Pagare le fatture prima di chiudere il budget. Una volta chiuso il budget non potrà più essere utilizzato.
   • Chiudere il budget e successivamente pagare le fatture usando il nuovo budget.
2. Nell’angolo superiore destro del budget, fare clic su Chiudi Budget.
3. Nella finestra di dialogo, collegare tutti i fondi del budget corrente a quello successivo.Nella colonna di destra Nome del fondo, selezionare dall’elenco il fondo del nuovo budget o digita le informazioni.Tutte le modifiche verranno salvate.

    Attenzione: Non è possibile utilizzare un fondo inattivo come fondo di destinazione quando si chiude un budget di spesa. Se si seleziona un fondo inattivo come fondo di destinazione, esso sarà automaticamente rimosso la prossima volta che si apre la finestra di dialogo Chiudi budget.

   Nome fondo (budget corrente)	Codice fondo	Nome fondo (nuovo budget)
   Umanistica generale	HG	Umanistica generale
   Storia	HG-hist	Storia
   Europa	HG-hist-eu	Europa

4. Fare clic su Chiudi budget.
5. Nella finestra di avviso Chiudi Budget, fare clic su OK. Comparirà la risposta automatica “È in corso la chiusura del budget…”. Una volta terminata questa procedura il nuovo budget diventerà il budget corrente.
6. Al termine del processo di chiusura budget:
   • Tutte le voci dell’ordine d’acquisto non pagate o parzialmente pagate verranno spostate sul nuovo budget di spesa.
   • Tutte le voci dell’ordine d’acquisto che ancora gravano su un fondo saranno spostate sul nuovo budget.
   • Tutte le fatture non pagate e le voci di fattura assegnate al budget in chiusura verranno spostate al budget successivo.
   • Tutti i modelli di articoli dell'ordine che utilizzano il budget corrente verranno spostati al budget successivo.
   • Tutte le richieste di acquisto che non sono state ordinate verranno spostate al budget successivo.
   • Tutte le voci dell'ordine e della fattura in modalità competenza, anche se pagate, verranno spostate al budget successivo.