Modificare il budget

Scopri come modificare un budget e configurare le colonne da visualizzare su WorldShare Acquisitions.

 Nota: gli utenti delle acquisizioni basate su sede possono gestire i budget solo delle sedi per le quali dispongono delle autorizzazioni di modifica. Vedere Informazioni sulle acquisizioni in base alla sede.

Come modificare un budget

Un budget è un insieme di fondi attivi nello stesso periodo.Il periodo viene definito da una data di inizio e una di chiusura.  

  1. Nel pannello di sinistra fare clic su Budget.
  2. Nell’elenco dei budget, selezionare il budget che si desidera modificare.Il budget evidenziato è quello correntemente in uso.
  3. Fare clic su Modifica.
  4. Per modificare i fondi di un budget, vedi Modifica fondi.

Impostare un periodo di budget predefinito

È possibile impostare un periodo di budget corrente o futuro come periodo di budget predefinito per l'ordinazione e la fatturazione. Impostando un periodo di budget futuro come predefinito, è possibile fatturare e ordinare facilmente con il budget futuro durante il periodo di tempo dopo che il periodo di budget corrente non è più in uso e prima che venga chiuso formalmente.

 Nota:

  1. Passare a Budget > Seleziona budget nel menu di navigazione a sinistra e selezionare il budget che si desidera impostare come predefinito dall'elenco a discesa.
  2. Fare clic su Modifica.
  3. Nella parte superiore della pagina, selezionare la casella di controllo Abilita come predefinita.
  4. Nella finestra di dialogo popup Modifica periodo di budget predefinito, fare clic su OK.
  5. (Facoltativo) Per ripristinare il periodo di budget predefinito nel periodo di budget predefinito originale, aprire il precedente periodo di budget predefinito e selezionare la casella di controllo Abilita come predefinita.

Abilita il periodo di budget futuro per l'uso

È possibile abilitare un budget futuro da utilizzare durante l'ordine e la fatturazione. Questo vale anche per i budget oltre il budget immediatamente successivo al budget corrente. L'utilizzo dei budget futuri abilitati consente di suddividere gli articoli in budget molto futuri quando la funzionalità della modalità acconto non soddisfa l'esigenza di suddividere il denaro tra periodi di budget futuri.

 Nota: per consentirne l'uso, devono essere presenti fondi esistenti impostati in un budget futuro. Vedere Creare fondi.

Per abilitare un budget futuro per l'uso:

  1. Passare a Budget > Seleziona budget nel menu di navigazione a sinistra e selezionare il budget che si desidera abilitare dall'elenco a discesa.
  2. Fare clic su Modifica.
  3. Selezionare la casella di controllo Abilita per l'uso nella parte superiore della pagina.
  4. (Facoltativo) Nella finestra di dialogo risultante, selezionare la casella di controllo Abilita come predefinita per impostare il periodo di budget futuro come predefinito per l'ordinazione e la fatturazione.

     Nota: se si lascia questa opzione deselezionata, il periodo di budget predefinito sarà il budget corrente.

  5. Nella finestra di dialogo risultante, fare clic su OK per confermare che si desidera abilitare il periodo di budget futuro per l'uso.
  6. Il periodo di budget abilitato sarà ora disponibile per la selezione sulle voci ordine e fattura. 

Colonne della tabella fondi

Nella tabella appare un elenco dei fondi che compongono il budget.Alcune colonne necessitano di una spiegazione:

Colonna Mostrato per default Descrizione
Preventivato x

L’importo monetario totale assegnato al fondo.

Fare clic sul valore visualizzato nella colonna per vedere lo storico degli importi assegnati al fondo.

Cronologia degli importi assegnati – Colonne disponibili
Intestazione della colonna Descrizione
Data La data della modifica dell’importo.La modifica più recente appare in prima posizione.
Utente Il nome dell’utente che ha effettuato la modifica.
Modifica La somma che è stata modificata.
Nuovo ammontare assegnato Il nuovo importo assegnato al fondo a seguito della modifica
Tipo di operazione

La tipologia di modifica effettuata.Potrà essere una delle seguenti:

  • Crea – L’importo è stato assegnato durante il processo di creazione del fondo
  • Aggiorna – L’importo attuale dipende da una modifica manuale del fondo
  • Trasferimento - l'importo assegnato è tale a seguito di un trasferimento monetario tra due fondi.Fare clic sulla colonna trasferimento per ottenere maggiori informazioni sul trasferimento dal fondo di origine a quello di destinazione.

 
Saldo in contanti   Importo su un fondo meno eventuali spese. 
Impegnato x L’ammontare del fondo impegnato in ordini d’acquisto.Fare clic sul valore per visualizzare le voci dell’ordine d’acquisto impegnate su questo fondo.
Speso x L’ammontare del fondo impegnato in ordini d’acquisto.Fare clic sul valore per visualizzare le voci dell’ordine d’acquisto impegnate su questo fondo.
Codice fondo x ID univoco usato per interoperare con altri sistemi.
Nome del fondo x Il nome del fondo.
Status fondo x Lo status del fondo. Gli status vengono indicati da un’icona e includono:
Impegno di spesa futuro   Calcolo dell’importo del fondo da impegnare nel prossimo ciclo fiscale alla chiusura dell’anno fiscale corrente.
Nota x Qualsiasi nota a proposito del fondo.
  • Fare clic sul pulsante Aggiungi nota (Aggiungi nota) per aggiungere una nota.
  • Fare clic sul pulsante Aggiungi/Modifica nota (Aggiungi/Modifica nota) per modificare o aggiungere una nota.
Prepagato   Calcolo dell’importo del fondo che andrà speso nel prossimo ciclo fiscale alla chiusura del periodo di bilancio in corso.
Calcolo dell’importo del fondo che andrà speso nel prossimo ciclo fiscale alla chiusura del periodo di bilancio in corso. x l’importo rimasto nel fondo che non è stato impegnato o speso.
Saldo totale in contanti   Somma del saldo di cassa di tutti i fondi derivati e del relativo fondo principale.
Impegno di spesa totale   La somma degli impegni presenti sui fondi annidati e sul relativo fondo apicale.
Totale speso   La somma degli impegni presenti sui fondi annidati e sul relativo fondo apicale.
Budget totale del fondo   Il totale dei fondi annidati.
Totale saldo rimanente   La somma del saldo rimanente tra fondi annidati e relativo fondo apicale.

Filtra per Status del fondo

  1. Sopra la tabella dei fondi selezionare l’elenco a tendina Filtra per.
  2. Digitare il valore o fare clic sopra lo status del fondo per cui si desidera filtrare i risultati. Compariranno le seguenti opzioni:
    • Stato del fondo: Abilitato - Abilitato all’uso (imp. predefinita)
    • Stato del fondo: Disabilitato per nuove transazioni - Disattivato per le nuove transazioni
    • Stato del fondo: Disabilitato per tutti gli usi - Disattivato per tutti gli utenti

       Nota: Se lo status di un fondo annidato corrisponde al filtro di ricerca selezionato, ma lo status del relativo fondo apicale è diverso, comparirà il fondo apicale ma il colore del testo sarà grigio per indicare che lo status del fondo è differente da quello filtrato. 

Configurare le colonne della tabella e scaricare i dati

Come configurare le colonne

È possibile scegliere le colonne da visualizzare nella tabella dei budget.

  1. Nella parte destra della schermata, sopra l’angolo superiore destro della tabella, fare clic sul pulsante Configura colonne (Configura colonne).
  2. Nella finestra di dialogo spunta le caselle relative alle colonne che si desidera visualizzare.
  3. Chiudi la finestra di dialogo facendo un clic altrove.

Scaricare i dati del budget

Una volta finito di configurare un budget, si possono scaricare fino a 800 fondi alla volta in un unico file CSV. Potrebbe essere necessario compiere questa azione nel caso i tuoi fornitori abbiano bisogno di una lista completa di tutti i tuoi codici fondo per inserirli nel loro gestionale.

  1. Impostare l'elenco a discesa Righe (visualizzato sopra la tabella) sul numero appropriato.
  2. Nella parte superiore della tabella, accanto a Risultati [n] - [n] di [n], fare clic sul pulsante Esporta come CSV (Screenshot del pulsante Esporta come CSV in WorldShare Acquisitions).