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Inventur

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Inventur

Beim Inventur-Modul handelt es sich um ein kostenfreies Zusatzmodul, welches Sie beim OCLC-Vertrieb (telefonisch +49 6324 91608-02 oder per E-Mail vertrieb@oclc.org) anfordern können. Es dient dem Bestandsabgleich einer Bibliothek. Hierbei wird der tatsächliche Bestand der Bibliothek festgestellt und unter Berücksichtigung der Exemplarstatus der fehlende Bestand selektiert.

Die in der Bibliothek vorhandenen Exemplar-Barcodes werden mit Hilfe eines Barcodescanners eingelesen und in einer Datei gespeichert. Diese eingelesenen Barcodes werden mit der Datenbank verglichen und die fehlenden Exemplare am Bildschirm angezeigt.

Bei der Durchführung der Inventur ist es auch möglich, den Abgleich durch verschiedene Kriterien einzugrenzen. Sie haben z. B. die Möglichkeit, nur den fehlenden Bestand einer bestimmten Zweigstelle, eines bestimmten Standorts oder eines bestimmten Medienkennzeichens zu untersuchen.

Voraussetzungen der Inventur

Stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Barcode-Scanner (kaufen z. B. bei der OCLC GmbH)
  • aktuelle BIBLIOTHECAnext-Version

Aktivieren des Inventurmoduls

Zur Nutzung des Inventurmoduls ist eine eigene Lizenznummer erforderlich. Damit Sie die Schnittstelle nutzen können, müssen Sie einmalig die neue Lizenznummer im Einstellungsmodul von BIBLIOTHECAnext eintragen.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Starten Sie das Einstellungsmodul  von BIBLIOTHECAnext.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Systempflege / Lizenzieren.
  3. Geben Sie Ihre Lizenznummer für die Schnittstelle.
  4. Klicken Sie auf OK.
  5. Beenden Sie das Einstellungsmodul (z.B. über Datei / Beenden).
  6. Öffnen Sie das Dashboard.
  7. Klicken Sie unten rechts auf "Bearbeiten":
  8. Unter dem Punkt "Medienbearbeitung" finden Sie nun das Inventurmodul, klicken Sie es an und ziehen Sie es an eine gewünschte Stelle auf Ihrem Dashboard.

Inventur durchführen

Die Bedienung des Inventurmoduls und die Handhabung des Barcodescanners wird anhand eines Beispiels erläutert.

Exemplare scannen

In unserem Beispiel  beschreiben wir die Vorgehensweise für die Ermittlung des fehlenden Bestandes einer Bibliothek in der Systematikgruppe wbr.
Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Erstellen Sie zunächst auf dem PC, an dem auch der Barcodescanner angeschlossen ist, eine neue Datei mit dem Namen inventur.uld. Diese Datei kann direkt in der BIBLIOTHECA- bzw. Hostingumgebung erstellt oder lokal angelegt werden.  Nach dem Scanvorgang muss für den Abgleich auf die Datei zugegriffen werden. Für Hostingkunden, kann die Datei zum Beispiel in die Hostingumgebung / Desktop eingefügt werden.
  2. Öffnen Sie die neu angelegte Datei in einem Texteditor (z.B. Notepad) über Rechtsklick > Öffnen mit.
  3. Prüfen Sie, dass der Fokus des Mauszeigers auf der Datei steht.
  4. Lesen Sie die Barcodes aller Exemplare ein, die der Systematikgruppe wbr angehören. Dabei ist es wichtig, dass in der Datei inventur.uld pro Zeile immer nur ein Barcode steht.
    00001234
    00001235
    00001236
    00001237
  5. Nachdem Sie alle Barcodes eingelesen haben, speichern Sie die Datei inventur.uld ab.

 Tipps: Üblicherweise ist ein Scanner, den Sie sonst in der Verbuchung einsetzen, mit einem TAB (Tabulator) als Endezeichen eingestellt. Mit einem so konfigurierten Scanner werden die Barcodes in der Textdatei jedoch nebeneinander getrennt durch einen Tabulatorzeichen dargestellt. Solche Werte kann das Inventurmodul nicht lesen, die Werte müssen mit ENTER (Zeilenumbruch) wie im o.g. Beispiel getrennt untereinander in der Datei stehen.

Sie haben zwei Möglichkeiten, die richtige Darstellung zu erreichen:

a) Sie nutzen nach dem Scannen aller betreffenden Barcodes die Funktion Suchen & Ersetzen im Texteditor und lassen das TAB-Zeichen durch einen Zeilenumbruch ersetzen. Nutzen Sie hierfür am besten sog. Reguläre Ausdrücke.

b) Sie programmieren den Barcodescanner vorher um, bevor Sie mit der Scanarbeit beginnen. Sie konfigurieren das Gerät so, dass es kein TAB-Suffix, sondern ein ENTER-Suffix schickt. Der Ablauf zum Konfigurieren eines Scanners ist dem Handbuch des Gerätes zu entnehmen, das Sie entweder mit dem Gerät mitgeschickt bekommen haben oder üblicherweise auch von der Homepage des Herstellers herunterladen können.
Nach Abschluss der Inventur sollte der Barcodescanner dann wieder zurück auf ein TAB-Suffix gestellt werden, damit Sie ihn wieder wie gewohnt in der Verbuchung oder Katalogisierung einsetzen können.

Bei beidem lassen Sie sich bei Bedarf von Ihrem EDV-Betreuer unterstützen.

Inventurabgleich durchführen

Exemplarisch beschreiben wir den Abgleich  mit dem Bestand der Systematikgruppe wbr.

 Hinweis: Bei größeren Datenmengen in der Datei (z.B. 10 000 Barcodes) kann es zu einer Wartezeit kommen, bis der Abgleich beendet ist. Grundsätzlich empfehlen wir kleinere Datenmengen (wie beschrieben Eingrenzung pro Datei z.B. auf Systematikgruppe).


Gehen Sie dabei wie folgt vor:

  1. Starten Sie das Inventurmodul durch Doppelklick auf die Datei wb_inven.exe im Verzeichnis ..\BIN (bei einer Mehrplatzversion befindet sich das Verzeichnis auf Ihrem Server, bei einer Einzelplatzversion auf Ihrem BIBLIOTHECAnext-Rechner). Das Fenster Inventurabgleich öffnet sich.

    Seit BIBLIOTHECAnext Version 11.2 findet der Programmstart des Inventurmoduls über das >> Dashboard statt. Fügen Sie sich die Kachel für das Inventurmodul über Bearbeiten > Medienbearbeitung > Inventur durch Ziehen auf Ihr Dashboard hinzu. Speichern Sie die Anpassung. Der Modulstart erfolgt durch Klick auf die Kachel "Inventur".
     
  2. Klicken Sie im Inventurmodul auf die Schaltfläche Daten lesen. Das Fenster Inventurmodul: Daten lesen öffnet sich.
  3. Klicken Sie auf Weiter.
  4. Geben Sie auf der Registerkarte Verzeichnis die Datei an, in die Sie die eingescannten Daten gespeichert haben. Verwenden Sie die vollständige Pfadangabe. Nutzen Sie ggf. das gelbe Öffnen-Symbol rechts neben dem Eingabefeld, um die Datei auszuwählen.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Geben Sie auf der Registerkarte Selektion den Bereich an, in dem Sie die Inventur durchführen wollen, z. B. wbr. Beachten Sie, dass Einträge im Feld Systematik automatisch immer rechts trunkiert werden und Buchstaben klein geschrieben werden sollten.
  7. Klicken Sie auf OK. Der Abgleich der eingelesenen Daten mit der Datenbank wird durchgeführt.
  8. Die fehlenden Exemplare werden im Fenster Inventurabgleich in der Tabelle der Registerkarte Fehlender Bestand angezeigt.
  9. Auf der Registerkarte Gescannter Bestand können Sie sich auch Ihre gescannten Buchungsnummern anzeigen lassen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Exemplarsätze klicken, werden Ihnen nicht nur die Buchungsnummern, sondern auch die dazugehörigen Daten angezeigt.
    In dieser Tabelle werden die Exemplare, die der Datenbank nicht bekannt sind, grau dargestellt und im Titel erscheint der Hinweistext „Exemplar nicht in der DB“. Die Gesamtzahl dieser Exemplare wird im rechten Fensterbereich unter dem Punkt Nicht in der DB aufgeführt:
    Die Exemplare, die sich nicht im ausgewählten Bereich befinden, werden in dieser Tabelle blau dargestellt und die Summe dieser Exemplare auch im rechten Fensterbereich unter Anzahl der Exemplare nicht im Inventurbereich aufgeführt.
  10. Auf der Registerkarte Falscher Bestand werden alle Buchungsnummern angezeigt, die Sie mit dem Barcodescanner eingelesen haben, die sich aber datentechnisch an einer anderen Stelle befinden müssen. D. h., dass diese Exemplare an falscher Stelle eingeordnet sind. Auch zu diesen Buchungsnummern können Sie sich die Exemplarsätze anzeigen lassen.

Inventurliste drucken

Sie haben die Möglichkeit, die fehlenden Exemplare als Report auszudrucken. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Fehlender Bestand.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten drucken.
  3. Wählen Sie im Fenster Drucken > Kopieren eine der drei angebotenen Inventurlisten aus.
  4. Klicken Sie auf OK.

Fehlbestand kennzeichnen

In der Tabelle Fehlender Bestand haben Sie die Möglichkeit, die fehlenden Exemplare in der Datenbank zu kennzeichnen.
Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

  1. Markieren Sie in der Tabelle einen oder mehrere Exemplare Ihrer Wahl.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kennzeichnung. Das Fenster Kennzeichnung des Fehlbestandes öffnet sich. Sie können dem fehlenden Bestand einen bestimmten Exemplarstatus, ein Abgangsdatum oder eine Bemerkung zur Kennzeichnung zuweisen. Die Markierung der Exemplare können Sie entweder auf alle oder nur auf markierte Exemplare anwenden, indem Sie die entsprechende Option anklicken.
  3. Klicken Sie auf OK, um Ihre Kennzeichnung zu bestätigen.