Nummern vergeben
Nummern vergeben (Systempflege)
Unter dem Menüpunkt Einstellungen > Systempflege > Nummern vergeben finden Sie die internen Systemnummern von BIBLIOTHECAnext. Nachfolgend nennen wir Ihnen die Punkte, die Sie gefahrlos selbst ändern können.
An den Systemnummern selbst sollten Sie Änderungen nur nach Rücksprache mit der Supportabteilung von OCLC durchführen.
Registerkarte Systemtabellen
: Verwenden Sie die Schlüsselschaltflächen nur in Rücksprache mit der Supportabteilung von OCLC.
Mediennummer
Die Mediennummer wird als interne Nummer in der Katalogisierung verwendet. Bei jeder Neuaufnahme, die Sie im Katalog aufrufen, wird die Mediennummer hochgezählt. Sobald Sie die Neuaufnahme gespeichert haben, sehen Sie die Mediennummer in der Erfassungsmaske rechts oben in blauer Schrift. Die Mediennummer wird immer eindeutig vergeben. Wenn ein Datensatz gelöscht wird, kann die Mediennummer nicht noch einmal vergeben werden. Über die Mediennummer werden die Daten miteinander verknüpft, z. B. Medien mit Exemplaren, Gesamtwerke mit Bänden, Aufsätze mit Zeitschriften. BIBLIOTHECAnext verwendet die Mediennummer immer automatisch, d. h. in der täglichen Arbeit spielt die Mediennummer für Sie keine große Rolle.
An dieser Stelle in der Systempflege sehen Sie, welches die zurzeit höchste verwendete Mediennummer in Ihrem Katalog ist.
Hinweis: Ändern Sie diesen Zahlenwert nicht selbständig, da Sie sonst eventuell keine Katalogisate mehr abspeichern können.
Bestellnummer
Die Bestellnummer wird intern in der Erwerbung bei der Erfassung von Bestellungen verwendet. Sie finden die Bestellnummer z. B. in der Eingangsbearbeitung, wenn Sie oben auf die Schaltfläche Nr. klicken. Die Bestellnummer wird immer einmalig vergeben und verknüpft die Bestelldaten mit dem Katalog und den Exemplardaten, sowie den Buchungen.
Die Bestellnummer kann als Suchkriterium in der Erwerbung eingesetzt werden. In der Systempflege sehen Sie, welches die zurzeit höchste vergebene Bestellnummer ist.
Hinweis: Ändern Sie diesen Zahlenwert nicht selbständig, da Sie sonst eventuell keine Bestellungen mehr abspeichern können.
Etatbuchungsnummer
Die Etatbuchungsnummer wird für die Buchungen innerhalb der Erwerbung verwendet. Die Nummer wird immer automatisch angelegt, sobald Sie eine Bestellung mit Preis speichern. Die Etatüberwachung greift somit auf diese Daten zu.
Hinweis: Ändern Sie diesen Zahlenwert nicht selbständig, da Sie sonst eventuell keine Bestellungen und Buchungen mehr abspeichern können.
Umlaufnummer
Die Umlaufnummer wird in der Periodikaverwaltung verwendet. Sie sehen hier die höchste Umlaufnummer, die vom System erzeugt wird.
Hinweis: Ändern Sie diesen Zahlenwert nicht selbständig, da Sie sonst eventuell keine neuen Umläufe mehr starten können.
Benutzernummer
Die Benutzernummer wird in der Verbuchung bei der Erfassung von Lesern vergeben. Sie sehen die Benutzernummer rechts oben in den Benutzerdaten in blauer Schrift. Die Benutzernummer kann von der Ausweisnummer abweichen. Damit wird gewährleistet, dass alle Daten beim Benutzer gespeichert bleiben, auch wenn er z. B. einen Ersatzausweis erhält.
An dieser Stelle sehen Sie die höchste vom System vergebene Benutzernummer.
Hinweis: Ändern Sie diesen Zahlenwert nicht selbständig, da Sie sonst eventuell keine Benutzer mehr abspeichern können.
Zugangsnummer
Die Zugangsnummer wird bei der Erfassung von Exemplardaten im Katalog verwendet. An dieser Stelle können Sie sehen, welche Zugangsnummer zuletzt vergeben wurde. Sie können hier auch selbständig Änderungen vornehmen.
Zugangsnummer am Jahresanfang auf Null setzen:
So gehen Sie vor:
- Löschen Sie den Wert im Feld Zugangsnummer.
- Tragen Sie 0 ein.
- Klicken Sie zwei Mal auf Weiter.
- Klicken Sie auf OK.
- Antworten Sie auf die Frage "Wollen Sie wirklich abspeichern?" mit Ja.
- Starten Sie BIBLIOTHECA neu.
Bei der Erfassung von Exemplaren können Sie nun wie gewohnt die Schaltfläche Auto hinter der Zugangsnummer verwenden. Die Zählung der Zugangsnummer beginnt somit wieder bei 1.
Zugangsnummernkreise verwalten
In den Einstellungen unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog > Parameter: ZugNrKreise können Nummernkreise für die Zugangsnummer eingerichtet werden. In der Systempflege sind diese Nummernkreise sichtbar, so dass für jeden Kreis eine eigene Nummernzählung eingetragen werden kann:
- Wählen Sie aus der Auswahlliste Nummernkreis einen Nummernkreis aus, z. B. für CDs.
- Tragen Sie im Feld Zugangsnummer die Zahl ein, ab der die Zugangsnummer hochgezählt werden soll, z. B. 1000.
- Wählen Sie den nächsten Nummernkreis, z. B. CD-ROM
- Tragen Sie im Feld Zugangsnummer z. B. 2000 ein.
- Bei der Katalogisierung können Sie somit die Zugangsnummern unterscheiden.
Fernleihbestellnummer
Die Fernleihbestellnummer wird im Fernleihe verwendet. An dieser Stelle können Sie festlegen, ab welcher Nummer die Fernleihbestellnummer beginnt und welches Format verwendet wird. Wird kein Format angegeben, wird die Fernleihbestellnummer als normale Zahl angegeben.
Die Angabe zum Format wird nicht in der Datenbank abgespeichert, sondern in der Datei winoeb.ini. Diese Datei ist arbeitsplatz- bzw. profilbezogen. Sie sollten also darauf achten, dass die Formateinstellung an jedem PC bzw. für jeden Benutzer identisch eingestellt wird.
Registerkarte Barcodes
Auf der Registerkarte Barcodes können Sie Einstellungen zu Buchungs- und Ausweisnummern sowie Buchungsnummern der Fernleihe vornehmen.
Buchungsnummer
Die Buchungsnummer wird als Barcode für die Exemplardaten verwendet. An dieser Stelle kann festgelegt werden, ob BIBLIOTHECAnext die Buchungsnummer automatisch vergibt oder nicht. Wenn die Option automatisch deaktiviert ist, ist das Feld Buchungsnummer bei der Erfassung von Exemplaren zunächst leer. Es wird erwartet, dass Sie eine Buchungsnummer eingeben oder einscannen. Wenn Sie keine Buchungsnummern verwenden, kann das Feld auch leer sein. Wenn die Option automatisch aktiviert ist, können Sie in der Systempflege die erste Buchungsnummer vorgeben. BIBLIOTHECAnext vergibt somit bei der Katalogisierung selbst Buchungsnummern. Hierbei werden die Einstellungen unter Konfiguration (Sys) > Katalog und Konfiguration (Sys) > Ausleihe (Nummernkreise) mit berücksichtigt. Automatisch vergebene Barcodes können später recherchiert und ausgedruckt werden.
Tipp: Wir empfehlen, Barcodes schon vorher zu bestellen und die automatische Vergabe von Barcodes nicht zu nutzen. Sie sparen dadurch einiges an Zeit und Aufwand.
Ausweisnummer
Die Ausweisnummer wird als Barcode für die Benutzerdaten verwendet. An dieser Stelle kann festgelegt werden, ob BIBLIOTHECAnext die Ausweisnummer automatisch vergibt oder nicht.
Wenn der Haken bei automatisch nicht gesetzt ist, bleibt das Feld Ausweisnummer bei der Erfassung von Benutzern zunächst leer. Es wird dann erwartet, dass Sie einen Ausweis eingeben oder einscannen. Wenn Sie keine Ausweisnummern verwenden, kann das Feld auch leer sein.
Wenn die Option automatisch gesetzt ist, können Sie in der Systempflege die erste Ausweisnummer vorgeben. BIBLIOTHECAnext vergibt somit bei der Benutzererfassung selbst Ausweisnummern. Hierbei werden die Einstellungen unter Konfiguration (Sys) > Katalog und Konfiguration (Sys) > Ausleihe (Nummernkreise) mit berücksichtigt. Automatisch vergebene Barcodes können später recherchiert und ausgedruckt werden.
: Wir empfehlen, Barcodes bzw. Ausweise schon vorher zu bestellen und die automatische Vergabe von Barcodes nicht zu nutzen. Sie sparen dadurch einiges an Zeit und Aufwand.
Buchungsnummer Fernleihe
Im Zusatzmodul Fernleihe kann eine Buchungsnummer für eingegangene Fernleihen vergeben werden. Hier bestimmen Sie, mit welcher Buchungsnummer bei der automatischen Vergabe begonnen wird.
Registerkarte Register
Verwenden Sie die Schlüsselschaltflächen nur in Rücksprache mit der Supportabteilung von OCLC.
Schlagwortnummer
Die Schlagwortnummer wird intern von BIBLIOTHECAnext bei der Neuaufnahme von Schlagworten in das Schlagwortregister vergeben. Über die Schlagwortnummer erfolgt die Verknüpfung zwischen Medien und Schlagwortregister.
Hinweis: Ändern Sie diesen Zahlenwert nicht selbständig, da Sie sonst eventuell keine neuen Schlagworte im Register aufnehmen können.
Personennummer
Die Personennummer wird intern von BIBLIOTHECAnext bei der Neuaufnahme von Personen in das Personenregister vergeben. Über die Personennummer erfolgt die Verknüpfung zwischen Medien und Personenregister.
Hinweis: Ändern Sie diesen Zahlenwert nicht selbständig, da Sie sonst eventuell keine neuen Personen im Register aufnehmen können.
Urheber/Körperschaftsregister
Die Nummer für das Körperschaftsregister wird intern von BIBLIOTHECAnext bei der Neuaufnahme von Urhebern oder Körperschaften in das Körperschaftsregister vergeben. Über diese Nummer erfolgt die Verknüpfung zwischen Medien und Urhebern / Körperschaften.
Hinweis: Ändern Sie diesen Zahlenwert nicht selbständig, da Sie sonst eventuell keine neuen Urheber / Körperschaften im Register aufnehmen können.