Passa al contenuto principale
Supporto OCLC

Manuelle Mahnungen

  1. Ultimo aggiornamento
  2. Salva come PDF

Manuelle Mahnungen

Gehen Sie wie folgt vor, um manuelle Mahnungen durchzuführen:

  1. Wählen Sie im Ausleihmodul im Menü Mahnung > Manuell. Es erscheint die Frage „Soll der Mahnlauf für die 1. Mahnstufe gestartet werden?“.

  2. Klicken Sie auf Ja. Es wird die Mahnliste angezeigt. Es sind die betreffenden Medien in der Registerkarte Mahnliste aufgelistet. Die Registerkarte Leser zeigt an, bei welchem Leser Medien offen sind.

  3. Im oberen Fensterbereich können Sie die Mahnstufe auswählen (1. Mahnung bis 5. Mahnung). Im Einstellungsmodul unter Konditionen > Weitere Konditionen > Punkt Mahnfristen kann zusätzlich eine Erinnerung aktiviert werden.

     Hinweis: Durch Aufruf der Liste ist kein Mahnlauf durchgeführt worden. Sie können jederzeit die Liste aufrufen, verlassen und wieder aufrufen, ohne eine Mahnung durchzuführen.

  4. Damit der Mahnlauf tatsächlich gestartet wird markieren Sie die gewünschten Einträge und klicken Sie auf Mahndruck. Sie können dabei einzelne Zeilen mit Doppelklick markieren oder alle markieren, indem Sie auf Alle wählen klicken.

  5. Markieren Sie im Fenster Drucken > Kopieren je nach Bedarf Anzeigen oder Drucken und klicken Sie auf OK. Durch diesen Vorgang nimmt das System folgende Schritte vor:

    1. Mahnstufe wird hochgesetzt. Wenn ein Mahnlauf durchgeführt wird, ändert sich dadurch der Ausleihstatus. Dieser ist z. B. im Leserkonto zu sehen:

    2. Ausleihstatus X = 1. Mahnung wurde durchgeführt

    3. Ausleihstatus Y = 2. Mahnung wurde durchgeführt

    4. Ausleihstatus Z = 3. Mahnung wurde durchgeführt

    5. Ausleihstatus x (klein) = 4. Mahnung wurde durchgeführt

    6. Ausleihstatus y (klein) = 5. Mahnung wurde durchgeführt

    7. Mahngebühren und Mahnpauschalen werden berechnet, sofern eingestellt.

    8. Mahnbriefe werden ausgedruckt, oder die E-Mail-Mahnungen werden verschickt.

  6. Der Mahnlauf ist damit abgeschlossen und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Die Mahnliste kann jederzeit erneut aufgerufen und gedruckt werden. In der Mahnliste über Mahnung > manuell erscheinen die bereits gemahnten Medien nicht mehr. Erst nach Ablauf der Frist für die 2. Mahnung sind die Titel unter 2. Mahnung zu finden.

Sie haben im Fenster Mahnliste außer der Mahnfunktion über Mahndruck folgende Optionen:

  • Mahnen: Kann alternativ zur Schaltfläche Mahndruck verwendet werden. Wenn alle Medien markiert sind, d. h., mit einem Haken versehen sind, kann der Mahnlauf durch Klick auf Mahnen durchgeführt werden. Es wird hierbei die Mahnstufe gesetzt und die Gebühr berechnet. Allerdings werden keine Briefe ausgedruckt. Diese Variante kann genutzt werden, wenn telefonisch gemahnt werden soll oder wenn die Briefe erst später gedruckt werden sollen. Der Ausdruck ist dann über Mahnungen drucken möglich.

  • Schließen: Schließen der manuellen Mahnung und Rückkehr in die Verbuchung. Wenn noch nicht auf Mahnen oder Mahndruck geklickt wurde, ist kein Mahnlauf durchgeführt worden.

  • Liste drucken: Liste ausdrucken, beispielsweise geordnet nach Standorten, um am Regal zu überprüfen, ob einzelne Medien nicht doch bereits zurückgegeben, aber nicht zurückgebucht worden sind. Es wird dabei kein Mahnlauf durchgeführt.

  • Alle wählen: Markieren aller Medien für die Mahnung. Sollen nur einzelne der aufgelisteten Titel gemahnt werden, können Sie diese durch Doppelklick markieren. Diese werden vorne mit einem Haken versehen. Wenn Sie Alle wählen anklicken, können Sie durch einen Doppelklick Medien wieder aus der Mahnung herausnehmen. Titel ohne Häkchen werden nicht gemahnt und erscheinen beim nächsten Aufruf der Mahnung erneut in der Liste.

  • Versandwahl: Versandart festlegen: per Brief, per E-Mail oder per SMS. Die Auswahl bewirkt, dass alle Benutzer einen Haken erhalten, bei denen in den Benutzerdaten diese Versandoption für die Mahnung gesetzt und ggf. eine E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer eingetragen ist. Alternativ können Sie die Schaltfläche Alle wählen verwenden. Dann erhalten alle Benutzer einen Haken. Wenn Sie danach auf Mahndruck klicken, erkennt BIBLIOTHECAnext automatisch, ob die Mahnung per Mail oder per Brief ausgegeben werden soll und nimmt dies selbstständig vor.

  • Mahndruck: Hierüber werden die Mahnungen, die mit einem Haken versehen sind, versandt.

  • Verlängern: Soll ein Titel aus der Mahnung entfernt werden, markieren Sie den entsprechenden Titel und klicken auf Verlängern. Es wird somit kein Mahnlauf für diesen Titel durchgeführt. Die Leihfrist des Mediums wurde entsprechend verlängert.

     Achtung: Diese Verlängerung wird statistisch nicht gezählt, da es sich nicht um eine reguläre Verlängerung handelt. Wenn Sie statistisch korrekte Verlängerungen vornehmen möchten, führen Sie diese über die Funktion Verlängern im Ausleihmodul durch.

  • Sperren: Medien, deren Verbleib unklar ist, können für das weitere Mahnverfahren gesperrt werden. Der Titel erscheint dann im weiteren Mahnverfahren nicht mehr, kann aber über das Menu Mahnung > Gesperrte Medien aufgerufen und ins Mahnverfahren zurückgeholt werden.

     Achtung: Falls Säumnisgebühren eingestellt sind, werden diese zwar während der Sperrung nicht berechnet – falls das Medium aber aus der Sperre entfernt und zurückgegeben oder verlängert wird, fallen die kompletten Säumnisgebühren an.

 

  • Zweigstelle: Auswahl der entsprechenden Zweigstelle, für die überfällige Medien gemahnt werden sollen. Wenn alle Medien aus allen Zweigstellen gemahnt werden sollen, ist in dieser Auswahlliste kein Eintrag auszuwählen.

Hinweise:

  • Den Text der Mahnschreiben können Sie über den Formulareditor an Ihre Bibliothek anpassen. Alternativ können Mahnungen über Wordvorlagen verwendet werden.

  • Medien erscheinen erst dann in der Mahnung, wenn die entsprechende Mahnfrist abgelaufen ist. Diese Einstellung nehmen Sie im Einstellungsmodul unter Konditionen > Standardkonditionen > Registerkarte: Mahnfristen vor. Wann die Mahnfrist abläuft, sehen Sie in der Exemplarinfo. Wenn die Mahnfrist in den Einstellungen geändert wird, hat dies keine Auswirkung auf bereits vorhandene entliehene Medien. Die neue Mahnfrist gilt erst für die Ausleihen, die nach der Änderung getätigt werden.

  • Der manuelle Mahnlauf hat den Vorteil, dass Sie beeinflussen können, wer gemahnt werden soll und wer nicht. Ein möglicher Nachteil beim manuellen Mahnlauf ist der größere Zeitbedarf.