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Mahnungen - allgemeines

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Mahnungen

Es gibt folgende Möglichkeiten, Mahnungen zu bearbeiten:

Zusätzlich ist es möglich, die automatische Mahnung im automatischen Abschluss zu integrieren. Bei der automatischen Mahnung ist ein manueller Eingriff nicht möglich, z. B. um einzelne Medien aus der Mahnung zu nehmen.

 Hinweis: Die Mahnläufe sind unabhängig vom Abschluss und können jederzeit gestartet werden. Da sie aber das Netz belasten, sollten sie nur bei wenig Betrieb gestartet werden.

Einstellungen zu Mahnungen

Im Folgenden erhalten Sie Informationen über mögliche Einstellungen zu Mahnungen im Einstellungsmodul. Die Standardkonditionen unter Konditionen > Standardkonditionen gelten für alle Benutzer, alle Medien und alle Zweigstellen. Ausnahmen können unter Konditionen > Weitere Konditionen eingestellt werden.

Tipp: Sie können selbst festlegen, wie die Mahnschreiben aussehen sollen. Über den Parameter BriefMahnTabellenFelder im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Ausleihe können Sie die Felder eingeben, die im Anschreiben enthalten sein sollen, z. B. TITEL||VERF, wenn der Titel und der Verfasser genannt sein sollen. Dies gilt sowohl für die Versandart Brief als auch E-Mail.

Standardkonditionen

Sie haben folgende Einstellungsmöglichkeiten:

  • Mahnfristen: Unter Konditionen > Standardkonditionen > Mahnfristen können Sie die Zeiträume für bis zu fünf Mahnstufen eintragen. Sie können z. B. auch nur drei Mahnstufen einrichten.

  • Säumnis-/Mahngebühren: Unter Konditionen > Standardkonditionen > Säumnis-/Mahngebühren geben Sie Säumnis- und Mahngebühren ein.

    • Säumnisgebühren: Die Angaben zu Säumnisgebühren stellen Sie im oberen Bildschirmbereich ein. Diese Gebühren werden unabhängig von einer Mahnung berechnet. Es handelt sich dabei um Gebühren, die erst bei einer Rückgabe oder Verlängerung auf das Leserkonto gebucht werden (schwebende Gebühren). Man kann die Säumnisgebühren vor der Rückgabe im Leserkonto in der Spalte Gebühr sowie in der unteren Zeile der Anzeige des Kontostandes und auf Mahnbriefen einsehen. Die Berechnung der Säumnisgebühren ist abhängig von der Einstellung der Kulanztage.

    • Überziehung: Bei einer Überziehung wird nach Ablauf der Frist und der Kulanztage einmalig der genannte Betrag berechnet. Der Betrag wird bei jedem überzogenen Exemplar fällig.

    • Überzogener Tag: Nach Ablauf der Leihfrist und der Kulanztage wird für jedes Exemplar und für jeden überzogenen Tag der genannte Betrag veranschlagt. Bei den Einstellungen unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: SäumnisgebÖffnung legen Sie fest, ob diese Gebühr nur für Öffnungstage oder für alle Tage anfällt.

    • Überzogene Woche: Nach Ablauf der Frist und der Kulanztage wird für jedes Exemplar und für jede angefangene Woche der genannte Betrag veranschlagt. Der Parameter SäumnisGebÖffnung gilt nicht.

    • Mahngebühren: Mahngebühren werden in der Spalte unten links angegeben. Die Mahngebühren werden pro Exemplar bei der Durchführung eines Mahnlaufs berechnet. Es sind bis zu fünf Mahnstufen möglich. Wenn kein Mahnlauf durchgeführt wird, entsteht keine Gebühr. Die Mahngebühren sind unabhängig von den Säumnisgebühren. Wenn Sie bei beiden Gebührenarten Beträge eingeben, werden beide bei den entsprechenden Vorgängen erzeugt und addiert. Es handelt sich nicht um schwebende Gebühren, wie bei den Säumnisgebühren.

    • pro Mahnbrief: Die Mahnpauschale wird pro Mahnbrief bei der Durchführung eines Mahnlaufs berechnet. Es sind bis zu fünf Mahnstufen möglich. Es können z. B. Portogebühren vermerkt werden. Wenn kein Mahnlauf durchgeführt wird, entsteht keine Gebühr.

Weitere Konditionen

  1. Sie haben folgende Einstellungsmöglichkeiten:

  2. Öffnen Sie die Funktion unter Konditionen > Weitere Konditionen, um bereits angelegte weitere Konditionen einzusehen.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen, um neue Konditionen hinzuzufügen.

  4. Tragen Sie unter Mahnfristen für Benutzergruppen, Zweigstellen oder Mediengruppen spezielle Mahnfristen ein.

  5. Erfassen Sie unter Säumnis-/Mahngebühren für einzelne Benutzergruppen, Zweigstellen oder Mediengruppen spezielle Gebühren.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

 Hinweis: Konditionen dürfen sich nicht gegenseitig ausschließen.

Beispiel: Sie haben eine Kondition MGUT für Kinder definiert. Abweichend von der Standardüberziehung pro Woche sollen Kinder nur 0,10 EUR bezahlen. Zusätzlich haben Sie eine Kondition MGUT definiert, bei der festgelegt wird, dass alle Leser für CDs 1,00 EUR Überziehung zahlen. Um Widersprüche zu vermeiden, legen Sie in diesem Fall eine weitere Kondition für MGUT an, in der festgelegt wird, welcher Betrag für Kinder und CDs gilt. D. h., beim Anlegen der Kondition füllen Sie die Felder Benutzergruppe und Mediengruppe aus.

Briefdruck

Unter Konfiguration (SYS) > Briefdruck bestimmen Sie, für welche Schreiben Word-Formulare verwendet werden. Die entsprechenden Formulare (.dot-Dateien für Word oder. hed-Dateien für HighEdit) müssen auf dem Server im entsprechenden Verzeichnis liegen, standardmäßig unter ..\Templates\DOT oder ..\Templates\HED.

  • In der rechten Spalte nehmen Sie die Einstellungen für Schreiben, die die Verbuchung betreffen (Mahnungen, Vormerkbriefe) vor.

  • In der linken Spalte nehmen Sie die Einstellungen für Schreiben vor, die die Erwerbung und den Bestellvorgang betreffen.

 Hinweis:

  • Generell empfehlen wir die Verwendung von Word-Formularen. Die Makrosicherheit der Formulare sollte auf mittel oder niedrig eingestellt sein.

  • Beachten Sie den Unterschied zwischen Mahnungen und Gebührenmahnungen. Mit Mahnungen werden überfällige Medien gemahnt, mit Gebührenmahnungen werden offene Gebühren gemahnt.

 Nähere Informationen: Zusatzmodule – Formulareditor

Benachrichtigungen per E-Mail

Unter Konfiguration (AP) > Direkteinstellungen > Abschnitt: All > Parameter: Mailversandart wählen Sie die E-Mail-Versandart:

  • M für MAPI: Für den MAPI-Versand benötigen Sie ein MAPI-fähiges E-Mail-Programm wie Outlook. BIBLIOTHECAnext greift zum E-Mail-Versand auf dieses E-Mail-Programm zu.

  • S für SMTP: Für den E-Mail-Versand über SMTP wird kein E-Mail-Programm benötigt.Folgende weitere Parameter sind für den Versand per SMTP einzustellen:
    Konfiguration (SYS) > Direkteinstellung > Abschnitt: ALL > Parameter: MAILSERVER: Stellen Sie den Namen des E-Mail-Servers ein, z. B. mail.musterhausen.de.
    Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe> Parameter: MailAbs: Geben Sie eine Absenderadresse an, von der aus die E-Mails verschickt werden sollen. Außerdem können Sie im Parameter MailBCC eine weitere E-Mail-Adresse angeben, an die die E-Mails als Blindcopy verschickt werden.

 Hinweis:

  • Um E-Mails an Benutzer versenden zu können, muss in den Benutzerdaten eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Sobald dies in der Registerkarte Benutzerdaten eingetragen wurde, steht Ihnen auch die Versandwahl per Mail in der Registerkarte Weitere zur Verfügung. Wählen Sie die Versandart für Benachrichtigungen, z.B. ist für den Mahnversand M1-M5 für die einzelnen Mahnstufen relevant.

  • Für den E-Mail-Versand liegen die entsprechenden Vorlagen auf dem Server unter ..\Templates\MAIL. Die Vorlagen dienen zum Einfügen vorgegebener E-Mail-Texte in den E-Mail-Versand, z. B. beim Text für die Mahnung. Sie können bei Bedarf diese Dateien (z.B. bei Mahnungen v_mahn1.txt bis v_mahn5.txt) in Ihre Umgebung kopieren und die von Ihnen benötigten Anpassungen am Text vornehmen.

    Folgende Felder können im Betreff und im Mailtext verwendet werden: <BRIEFANREDE>, <NAME>, <VORNAME>, <AUSWEISNR>, <Datum>, <AUSLEIHSTELLE>, <MAHNGEBÜHR> (die Währung kann bei Bedarf als Text geändert und hinter der Mahngebühr angegeben werden).

    Folgendes Feld steht nur im Mailtext zur Verfügung: <TABELLE> (enthält eine Tabelle mit Titeldaten).

  • Beachten Sie im Fall von Windows 7: Wenn Sie Mahnungen über MAPI versenden oder EDIFACT-Bestellungen per E-Mail durchführen, müssen Sie, um die Funktionalität zu gewährleisten, einen Hotfix von Microsoft einspielen.