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Gebühren

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Gebühren

Sie rufen das Gebührenkonto eines Benutzers im rechten Fensterbereich über Gebühren (oder F8-Taste) oder im Menü über Verbuchung > Gebühren auf. Dort werden alle in der Vergangenheit gebuchten und bezahlten Gebühren gespeichert.

Der Saldo im oberen Fensterbereich zeigt den Gebührenkontostand des Benutzers an. Ein Minuszeichen vor dem Betrag bedeutet, dass der Benutzer der Bibliothek etwas schuldet. Wenn kein Minuszeichen angegeben ist, hat der Benutzer ein Guthaben auf seinem Konto.

Die Anzeige des Gebührenkontos ist chronologisch, die neuesten Gebühren stehen oben.

Es werden folgende Spalten angezeigt:

Ausgeblendete Tabelle anzeigen

Tabelle anzeigen

Die Spalten HstKurz, Verfasser und Buchungsnr. sowie entsprechende Angaben im unteren Bereich des Gebührenjournals werden ausgeblendet, wenn der Parameter Einstellungen > Konfiguration SYS > Direkteinstellungen > Ausleihe – GebMedienAusblenden auf J gesetzt ist.

 Hinweis: Es kann sein, dass eine Spalte, z. B. Gebühr, nicht breit genug ist, um den gesamten Betrag anzuzeigen. Sie können die Spaltenbreite mit der Maus anpassen und diese Einstellungen auch über die rechte Maustaste als Standard speichern (Layout speichern). Über die Rechteverwaltung können Sie das Verändern von Spaltenbreiten auch grundsätzlich unterbinden.

Sie haben folgende Schaltflächen zur Auswahl:

  • Schließen: Das Gebührenkonto wird geschlossen. Wenn die entsprechende Einstellung getroffen wurde und noch Gebühren offen sind, wird das Fenster Gebühren bezahlen angezeigt.

  • Beleg: Beim darauffolgenden Schließen des Gebührenjournals wird ein Beleg ausgegeben. Dieser enthält alle im Gebührenjournal vor dem Schließen angezeigten Einträge.

  • Drucken: Ermöglicht den Ausdruck des Gebührenkontos auf einem Windows-Drucker.

  • Manuell buchen: Sie können Gebühren auch manuell buchen. Geben Sie hierzu einen Betrag und einen erklärenden Text ein. Beträge ohne Vorzeichen werden als Lastschrift gewertet, d. h., der Benutzer hat diesen Betrag zu zahlen. Beträge mit Minuszeichen werden als Gutschrift gewertet, d. h., der Benutzer hat bei der Bibliothek Geld eingezahlt oder bekommt Geld von der Bibliothek zurück. Sie können das manuelle Buchen in der Kennungsverwaltung sperren. Stellen Sie im Einstellungsmodul unter Kennungen > Kennungen verwalten den Punkt Verbuchung > Kulanz > Manuell buchen auf rot (gesperrt).

  • Löschen: Gebührenpositionen oder Zahlungen löschen.

 Hinweis: Wir empfehlen diese Löschfunktion nicht als grundsätzliches Vorgehen, da hierdurch eventuell einzelne Vorgänge z. B. bei einer Kassenprüfung nicht mehr nachvollziehbar sind.

Die Schaltfläche Löschen kann in den Einstellungen unter Konfiguration(AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: GebührenLöschen aktiviert oder deaktiviert werden.

  • Schaltflächen zu Sonderbuchungen, F1 bis F12: Es können Sonderbuchungen für Pauschalgebühren in immer gleicher Höhe gebucht werden, z. B. Verlust CD, Rückspulgebühr für Videos. Die Einstellungen nehmen Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Ausleihe: Sonderbuchungen vor. Um die Gebühr zu buchen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche oder drücken Sie die entsprechende Funktionstaste (z. B. F2-Taste). Das Benutzerkonto wird mit dieser Gebühr belastet.

  • Bemerkung zeigen: Über die Schaltfläche Bemerkung zeigen oder über Benutzer-Bemerkung zeigen im Kontextmenü kann der Gebührenhinweis zum Benutzer aufgerufen werden. Der Gebührenhinweis wird in den Benutzerdaten in der Registerkarte Sperren/Hinweise eingetragen.

  • Wenn Sie auf eine Zeile in der Gebührenübersicht mit der rechten Maustaste klicken, haben Sie im Kontextmenü folgende Optionen:

    • Exemplardaten anzeigen: Diese Funktion können Sie nutzen, wenn bei einer Gebührenposition das gelbe Büchersymbol angezeigt wird. Zusätzlich zu der Information im unteren Teil werden weitere Daten zum Exemplar angezeigt.

    • Stornieren: Die markierte Gebühr oder Zahlung wird storniert, d. h., der Benutzer muss den betroffenen Betrag nicht mehr zahlen. Es muss ein Stornierungsgrund eingegeben werden. Im Register können im Einstellungsmodul die benötigten Standardwerte hinterlegt werden: Registerpflege > Werte > Tabelle: GebArtStorno. Die Stornierung kann als Alternative zur Löschung vorgenommen werden. Vorteil der Stornierung ist, dass die Gebühren und Stornos jederzeit nachgewiesen werden können. Ein Grund für eine Stornierung kann z. B. eine Fehlbuchung sein. Die stornierten Positionen werden im Gebührenkonto später in blauer Schrift dargestellt.

    • Erlassen: Die markierte Gebühr wird erlassen, d. h., der Benutzer muss den Betrag nicht mehr zahlen. Wie beim Stornieren wird ein Grund für den Erlass eingetragen, z. B. Kulanzgründe.

    • Bezahlen: Die markierte Gebühr wird bezahlt, d. h., der Benutzer zahlt den entsprechenden Betrag in die Bibliothekskasse ein. Der Saldo des Benutzers verringert sich um den bezahlten Betrag. Es ist ebenfalls möglich, mehrere Gebühren gleichzeitig zu markieren und über die rechte Maustaste gleichzeitig zu bezahlen.

    •  Achtung: Wenn eine Gebühr bereits bezahlt wurde, werden die Funktionen Stornieren und Erlassen deaktiviert. D. h., wenn hierdurch festgestellt wird, dass eine Gebühr falsch gebucht wurde, kann diese storniert oder erlassen werden, bevor sie bezahlt wird. Falls Sie erst einige Tage später feststellen, dass eine Gebühr oder Zahlung falsch gebucht wurde, korrigieren Sie die Fehlbuchung z. B. mittels Ausgleichsbuchung in der Kasse, Löschung der Gebühr oder per Gutschrift.

    • Kassenbeleg: Beleg über die markierten Gebühren oder Zahlungen wird gedruckt. Für den Ausdruck wird auf die Datei Belegg.txt aus dem Programmverzeichnis..\Templates\BELEG zurückgegriffen. Die Datei können bei Bedarf angepasst werden.

    • Verrechnen: Über diese Funktion lassen sich zwei zueinander passende Positionen im Gebührenkonto manuell miteinander verrechnen, z. B. eine manuelle Gebühr und eine manuelle Gutschrift. Diese Funktion steht nur im Kontextmenü zur Verfügung, wenn das Verrechnen bei den markierten Gebühren möglich ist.

 Tipps:

  • Sie können im Gebührenkonto mehrere Gebühren gleichzeitig markieren und über die rechte Maustaste gleichzeitig bezahlen.

  • Um nicht alle Gebühren anzeigen zu lassen, können verschiedene Einstellungen aktiviert werden, die Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration(AP) > Ausleihe > Registerkarte: Grundeinstellungen vornehmen.

Fenster Gebühren bezahlen

Neben der Zahlung über das Kontextmenü in der Gebührenliste können Sie außerdem beim Schließen des Benutzerkontos bezahlen.

Hierzu bearbeiten Sie im Einstellungsmodul die Einstellung unter Konfiguration(AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: BezahlFkt. Dadurch erscheint nach dem Schließen des Benutzerkontos das Fenster Gebühren bezahlen.

Dieses Fenster erscheint beim Abschluss der Ausleihe, Rückgabe, Verlängerung und Vorbestellung sowie beim Schließen des Benutzerkontos, des Gebührenkontos und der Benutzermaske. Durch das Fenster erfolgt die Aufforderung, die offenstehenden Gebühren vom Leser zu kassieren. Es wird im Fenster der Kontostand angezeigt.

Sie haben folgende Felder und Schaltflächen zur Verfügung:

  • Eingabefeld Gegeben: Betrag eingeben, den der Benutzer bezahlt. Wenn der Benutzer mehr bezahlt, als er Gebühren zu begleichen hat, wird unter Wechselgeld der Betrag angegeben, den Sie dem Benutzer zurückzugeben haben. Wenn der Benutzer weniger bezahlt als die offenen Gebühren, wird der Restbetrag beim nächsten Aufruf des Lesers erneut verlangt.

  • Ja: Der Betrag wird automatisch als bezahlt gebucht, d. h. im Gebührenkonto des Lesers erscheint der entsprechende Betrag als Zahlung. Der Saldo des Lesers wird dadurch vollständig ausgeglichen.

  • Nein: Der Betrag bleibt dadurch als Saldo im Gebührenkonto erhalten. Beim nächsten Aufruf des Lesers wird der Betrag wieder verlangt.

  • Teilerlass: Einen pauschalen Betrag erlassen. Der eingegebene Betrag wird als Erlass im Gebührenkonto gespeichert.

  • Konto: Ins Gebührenkonto des Lesers wechseln.

  • Beleg drucken: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen markieren, wird beim Bestätigen der Zahlung mit Ja eine Zahlungsquittung ausgedruckt.

  • Rest erlassen: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen markieren, wird beim Bestätigen mit Ja der Rest der Gebühren erlassen. Sie geben hierfür zuvor im Feld Gegeben einen Betrag ein, der geringer ist als die Gesamtsumme der Gebühren. Geben Sie zudem im Feld Erlassgrund einen Text ein, der den Grund des Erlasses erklärt.

Guthaben

Guthaben buchen Sie auf folgendem Weg in BIBLIOTHECAnext:

  1. Rufen Sie in der Ausleihe > Verbuchung über Gebühren (F8) einen Benutzer auf.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Manuell buchen.

  3. Geben Sie eine Gutschrift mit einem Minuszeichen ein.

  4. Bestätigen Sie diese Buchung. Der Saldo des Benutzers ändert sich und zeigt den gutgeschriebenen Betrag an. Bei diesem Verfahren wird das Guthaben wie eine normale Zahlung gewertet und taucht aus diesem Grund auch unter Abschluss > Auswertungen: Zahlungen mit auf.

Wenn Sie dies nicht wünschen, sondern das Guthaben nur intern verrechnen möchten, können Sie folgende Alternative nutzen:

  1. Legen Sie in den Einstellungen unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte: Sonderbuchungen eine Sonderbuchung an. Diese sollte wie folgt aufgebaut sein:

    - Buchung: IG Guthaben
    - Durch das "IG" wird festgelegt, dass es sich um ein Guthaben handelt, das nicht als Zahlung in die Auswertung der Zahlungen mit eingerechnet werden soll.
    - Bezeichnung    : IG Guthaben
    - Betrag: -x,00

    Wenn Sie das Feld Betrag verlassen, werden daraus zwei Minuszeichen gebildet. Dies kennzeichnet ebenfalls das Guthaben.

  2. Starten Sie BIBLIOTHECAnext neu.

  3. Betätigen Sie unter Gebühren (F8) die mit dem Guthaben belegte Funktionstaste. Das Guthaben wird in das Benutzerkonto gestellt.

  4. Möchten Sie eine existierende Gebühr mit dem Guthaben verrechnen, markieren Sie das neue Guthaben und die Gebühr. Beide müssen einen identischen Betrag aufweisen.

  5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Verrechnen. Das Guthaben wird mit der offenen Gebühr verrechnet.

    Wenn es zum neu eingebuchten Guthaben noch keine offene Gebühr gibt, können Sie das Guthaben im Benutzerkonto stehen lassen. Solange das Guthaben noch nicht verrechnet ist, erscheint das Guthaben nach wie vor in der Auswertung der Zahlungen. Sobald eine neue Gebühr eingebucht wird, wird das Guthaben mit dieser neuen Gebühr verrechnet und ausgeglichen. Unter Abschluss > Auswertung Zahlungen ist das auf diesem Weg eingebuchte Guthaben nicht mehr zu finden. Es werden nur die tatsächlichen Zahlungen angegeben.