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Supporto OCLC

Dokumentation für ePay21 (ab V11.0)

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Dokumentation für den Bezahldienstleister ePay21

Allgemeines zu ePay21

ePay21 ist ein Bezahldienstanbieter, der in OPEN V11.0 (BIBLIOTHECAnext Version V11.0) integriert ist. Die Bibliothek kann hiermit ihren Lesern das online-Bezahlen als zusätzlichen Service anbieten und somit eigene Bargeldaufkommen reduzieren. Zudem ist dieser Service ein Beitrag zur E-Government-Verordnung, da es bundesweit geplant ist, zentrale E-Government-Funktionen anzubieten.

Das kostenpflichtige Modul ePay21 für OPEN bietet folgende Funktionen:

  • Eine Integration der Bezahlfunktionen von ePay21 in das Leserkonto von OPEN: Der angemeldete Benutzer erhält die Möglichkeit, offene Gebühren nach Angabe der gewünschten Zahlungsart über den Anbieter ePay21 zu bezahlen.

  • Die Abwicklung des Bezahlvorgangs erfolgt ausschließlich über die ePay21-Webseiten. Von OPEN wird lediglich der Zahlauftrag an ePay21 weitergegeben.

  • Nach Bestätigung einer eingeleiteten Transaktion von ePay21 wird der Zahlvorgang automatisch nach BIBLIOTHECAnext übernommen. Die Zahlungen werden im System als EC-Zahlung ausgewiesen und können über die bestehenden BIBLIOTHECAnext-Standardfunktionen ermittelt und ausgewertet werden.

  • Nach erfolgreicher Übergabe einer Transaktion (von OPEN nach ePay21) wird dem Leser in OPEN eine Meldung angezeigt, welche den erfolgreichen Eingang des Zahlungauftrags bestätigt und wonach er wieder zurück in sein Konto geleitet wird.

Das vorliegende Dokument beschreibt die Nutzung der Zahlungs-Plattform ePay21 über OPEN und alle dafür notwenigen Einstellungen in OPEN und BIBLIOTHECAnext.

Die hier beschriebenen Funktionen sind im Test- und im Live-Betrieb verfügbar. Bitte beachten Sie, dass Sie zur Nutzung der Testfunktionalitäten separat einen Testzugang bei ePay21 beantragen müssen.

Benötigte Informationen von ePay21

Die folgenden Informationen benötigen Sie von ePay21 und erhalten diese von Ihrem jeweiligen Ansprechpartner dort, um diese anschließend in OPEN einzutragen (siehe Kapitel Konfiguration in OPEN):

  • Endpoint-Url

  • Benutzername

  • Passwort

  • Mandant

  • App

Konfiguration in OPEN

In OPEN müssen Sie die folgenden Einstellungen für das Bezahlen über ePay21 vornehmen. Sie finden diese unter: Verwalten > OCLC OPEN > OCLC.OPEN.PL.DNN.SettingsModule > OPEN.PatronAccountModule > MeinKonto > Bezahlfunktion Einstellungen.

OPEN-epay21-1.jpg

  1. Wählen Sie unter Bezahlanbieter verwenden den Anbieter ePay21.

  2. Wenn Sie die Bezahlfunktion zunächst testen wollen, aktivieren Sie die Option Testmodus aktiv. Im Testbetrieb fallen keine Gebühren über den Bezahldienstanbieter an und Buchungsposten im Gebührenjournal von BIBLIOTHECAnext sind als Testgebühren gekennzeichnet.

  3. Tragen Sie im Falle des Testmodus die Ausweisnummer eines Testnutzers ein, mit dem die Bezahlfunktion getestet wird. Nur dieser eine Benutzer hat dann in OPEN in seinem Konto Zugriff auf das online Bezahlen mit ePay21. Alle anderen Leser sehen keine Bezahlfunktion.

     Hinweis: Diese Einstellungen gelten nur für OPEN und BIBLIOTHECAnext. Weitere notwendige Konfigurationen für den Testbetrieb vonseiten ePay21 erfragen Sie bitte bei Ihrem Anbieter.

  4. Falls Ihr OPEN über einen Proxy-Server erreichbar ist, tragen Sie bitte die entsprechende IP-Range Ihres Gateways/ Proxy ein.

  5. Tragen Sie einen Verwendungszweck ein. Der konfigurierte Text erscheint im Cockpit des Bezahldienstanbieters, dem Kontoauszug des Kunden und auch auf der Webseite, die zur Bestätigung der Zahlung angezeigt wird.
    Bitte beachten Sie folgende Besonderheiten:

  • Es stehen Platzhalter für das automatische Befüllen mit Angaben aus Ihren Benutzerdatensätzen zur Verfügung, hier [Benutzernr], [Ausweisnr] und [Betrag].

  • Die Textlänge ist insgesamt auf 27 Zeichen begrenzt. Werden die Platzhalter für Ausweis- und/oder Benutzernr verwendet, werden deren Längen aus dem Einstellungsmodul von BIBLIOTHECAnext ermittelt und automatisch mit eingerechnet.

  • Gültige Zeichen:

    • Buchstaben a bis z und A bis Z

    • Ziffern 0 bis 9

    • Leerzeichen

    • Gültige Sonderzeichen: -+/:

  1. Übertragen Sie folgende Daten von ePay21 in die dafür vorgesehenen Felder in OPEN. Mit den kleinen Info-Symbolen neben der Feldbezeichnung erhalten Sie zusätzliche Informationen:

  • Endpoint-Url (erhalten Sie von ePay21)

  • Benutzername (erhalten Sie von ePay21)

  • Passwort (erhalten Sie von ePay21)

  • Mandant (erhalten Sie von ePay21)

  • Beschreibung Manddant: Text, der auf der PayPage als Empfänger angezeigt wird.

  • App: ( „Fachverfahrens-Identifikator“, den Sie von ePay21 erhalten, max. 20 Zeichen)

  • Beschreibung des Bezahlvorgangs: Dieser Text wird auf der Bezahlseite angezeigt und wird ebenfalls bei der Bezahlmethode PayPal mit übermittelt. Wenn nicht gesetzt, wird aus Standardtext „Bezahlung der Gebühren bei der Bibliothek“ verwendet.

  • Weitere Informationen: Dieser Text wird zusätzlich auf der Bezahlseite angezeigt, falls eingetragen.

  1. Aktivieren Sie nun die Bezahlfunktion, indem Sie die Option Bezahlfunktion aktiviert anhaken. Diese Aktivierung gilt sowohl für den Testmodus als auch für den finalen Live-Betrieb der Zahlfunktion.

  2. Speichern Sie die Änderungen.

Durchführung von Zahlungen im OPEN-Leserkonto

Ist die Konfiguration der Bezahlfunktion in OPEN abgeschlossen, können Ihre Benutzer (bzw. im Testmodus nur der Testleser) offene Gebühren online bezahlen.

  1. Hierfür meldet sich der Benutzer in OPEN an seinem Konto an.

  2. Unter der Registerkarte Gebühren werden die offenen Gebühren gelistet und es erscheint die Schaltfläche Bezahlen.

  3. Der Benutzer kann durch einzelnes Anhaken seiner offenen Gebühren auswählen, ob er alles oder nur einen der offenen Gebührenposten online bezahlen möchte.

  4. Durch Klick auf die Schaltfläche Bezahlen wird der Benutzer zu ePay21 weitergeleitet, wo er die Zahlart auswählen kann. Die angezeigten Zahlarten sind abhängig von den Zahlarten, die Sie mit Ihrem Bezahlanbieter vertraglich vereinbart haben.

  5. Ist der Zahlauftrag erfolgreich übergeben, wird der Benutzer von ePay21 wieder zurück zu OPEN geleitet. Er erhält dort einen Hinweis zum Eingang des Zahlauftrags. Mit Drucken kann diese Meldung ausgegeben und vom Benutzer gespeichert werden. Mit OK gelangt der Benutzer wieder zurück in sein Konto:

    OPEN-epay21-2.jpg

  6. Die Gebührenanzeige im OPEN-Benutzerkonto aktualisiert sich entsprechend und der Zahlauftrag ist ebenfalls in BIBLIOTHECAnext registriert.

 Hinweis: Die Erstellung des Zahlauftrags bedeutet noch keine erfolgreiche Zahlungsbestätigung. Der Hinweis zum Eingang eines Zahlungsauftrags ist keine buchungstechnische Quittung! Der eigentliche Buchungsvorgang erfolgt über den Zahlanbieter und kann je nach Zahlart von wenigen Sekunden bis Stunden dauern.

Übersicht der Zahlaufträge in BIBLIOTHECAnext

In BIBLIOTHECAnext gelangen Sie in der Verbuchung über das Menü Recherche / Zahlungsaufträge über OPEN zu den Zahlaufträgen.

OPEN-epay21-3.jpg

Dort erhalten Sie eine Übersicht zu Zahlaufträgen aus dem ePayment in OPEN. Die Liste ist transaktions- bzw. nutzerbezogen, sprich Sie können sich über die Suchfelder Referenznr, Ausweisnr und Benutzernr die entsprechenden Transaktionen anzeigen lassen.

OPEN-epay21-4.jpg

 Hinweis: Da die Auswahl der Zahlart (wie PayPal, Debit usw.) vom Benutzer nicht in OPEN, sondern in einem ePay21-Dialog vorgenommen wird, haben die aus OPEN kommenden Einträge zunächst den Status „Created“ bzw. „CreatedAtProvider“ und die Zahlart „Unknown“. Sobald die Zahlungsbestätigung von ePay21 über die ePayment-Schnittstelle zurückkommt, erfolgt ein weiterer Eintrag in den Zahlaufträgen, welcher den Status „Paid“ trägt und nun auch die vom Benutzer gewählte Zahlart aufführt.

Pro Transaktion wird in der Übersicht der aktuellste Status, sprich der letzte Eintrag angezeigt. Für den ganzen Verlauf klicken Sie bitte doppelt auf die entsprechende Zeile. Damit gelangen Sie in die Detailinformation dieses Zahlauftrags.

OPEN-epay21-5.jpg

In der Detailansicht einer Transaktion finden Sie oben im Kopf des Fensters folgende Angaben:

  • Referenznummer: Diese Nummer wird bei jedem Bezahlversuch von OPEN generiert und identifiziert einen Zahlauftrag

  • Status (Erläuterung siehe unten im Text)

  • Kennung (Mitarbeiterkennung, z.B. Stornos oder manuellem Abschluss)

  • Zahlung zugeordnet (es liegt ein Zahlungseintrag im Gebührenjournal des Lesers vor)

  • Zahlart: siehe Dokumentation Ihres Bezahlanbieters. Wird keine Zahlart vom Anbieter übermittelt, ist „Unknown“ eingetragen.

  • Modus: Angabe, ob Test- oder Echtbetrieb

  • Benutzer: Nachname, Vorname

  • Benutzernummer

  • Ausweisnummer

Folgende Status werden verwendet:

  • Created (erstellt): wird initial von OPEN gesetzt.

  • CreatedAtProvider: Der Bezahldienstanbieter hat die Anfrage für eine neue Bezahl-Transaktion erhalten und dies gegenüer OPEN bestätigt. Wird durch den Bezahldienstanbieter gesetzt (z. B. ePay21).

  • Paid (bezahlt): Zahlungserfolgsmeldung des Bezahldienstanbieters; kennzeichnet einen erfolgreichen Abschluss seitens ePay21.

  • Underpaid: Bei unvollständiger Zahlung (Bezahldienstanbieter).

  • Cancelation: Zahlvorgang resultierte in einer Rückbelastung (z. B. im Fall von Lastschrift, wenn das Konto nicht gedeckt ist. Gesetzt durch den Bezahldienstanbieter).

  • CancelledByBib (Stornierung durch Bibliothek): Wird bei manueller Stornierung des Auftrags in BIBLIOTHECAnext gesetzt.

  • Failed (fehlgeschlagen): Wird bei einem Fehler (z.B. Abbruch oder Timeout) von ePay21 gesetzt.

Auftrag stornieren

Die Schaltfläche Auftrag stornieren wird benötigt, wenn bspw. bei einer Test- oder Fehlbuchung keine Fehlerbeschreibung vom Bezahlanbieter zu OPEN bzw. BIBLIOTHECAnext gelangt ist. Damit diese (Fehl)buchung nicht weiter auf ihrem alten Status wie „Created“ oder „CreatedAtProvider“ in der Übersicht stehenbleibt, wird manuell storniert. Die Bibliothek kann damit einen Statuswechsel dieses Zahlauftrags in der Übersicht bewirken, ohne Auswirkung auf den Zahlauftrag beim Bezahlanbieter oder auf das Gebührenjournal des Benutzer.

Der Status manuell stornierter Zahlaufträge erhalt den Status „CancelledByBib“, zusammen mit dem Eintrag der Mitarbeiterkennung des Stornierenden und dass dieser Vorgang über BIBLIOTHECA ausgeführt wurde.

 Wichtig: rifft nach diesem Stornieren später doch noch eine „Paid“-Information vom Bezahlanbieter ein, erfolgt kein automatischer Zahlungseintrag im Gebührenjournal des Benutzers! Die Zahlung muss dann ggf. manuell im Gebührenjournal des Lesers nachgebucht werden.

Auftrag abschließen und verbuchen

Es gibt Fälle, bei denen keine „Paid“ (bezahlt) Information vom Zahlanbeiter nach OPEN bzw. BIBLIOTHECAnext gelangt. Der Benutzer hat zwar online bezahlt und im Portal des Bezahlanbieters liegt nachweislich ein erfolgreich abgeschlossener Zahlungseingang vor, aber in der Übersicht der „Zahlaufträge über OPEN“ ist kein „Paid“-Eintrag zu sehen und damit auch kein diesbezüglicher Zahlungseintrag im Gebührenjournal des Benutzers in BIBLIOTHECAnext verbucht. Die bezahlte Gebühr ist damit trotz Online-Zahlung in BIBLIOTHECAnext weiter offen.

Die meisten „Paid“ Informationen gelangen innerhalb weniger Sekunden oder Minuten nach BIBLIOTHECAnext; manche können aber auch ein paar wenige Tage benötigen. Liegt auch nach ca. 9 Tagen Wartezeit keine „Paid“ Information in der Übersicht „Zahlaufträge über OPEN“ vor, hat die Bibliothek die Möglichkeit, den Zahlauftrag mit der Schaltfläche Auftrag abschließen und verbuchen von Hand zu schließen. Damit wird von BIBLIOTHECAnext sowohl ein „Paid“-Eintrag in der Übersicht generiert, als auch ein Zahlungseintrag im Gebührenjournal des Benutzers vorgenommen. Beide Einträge sind mit der Kennung des abschließenden Mitarbeiters verbucht.

Auswertung unbarer Zahlungen in BIBLIOTHECAnext

Zahlungen in BIBLIOTHECAnext werden primär zwischen „Barzahlung“ und „unbaren Zahlungen“ unterschieden. Diese Trennung ist sowohl in der Kasse, als auch in den Auswertung Zahlungen vorhanden. In letzteren erkennen Sie alle unbaren Zahlungen anhand des Kassenzeichens "E" (Spalte "ECash" zeigt E=unbare Einnahmen und T=Bareinnahmen von der Theke).

"ECash" steht in BIBLIOTHECAnext für alle unbaren Einnahmen, zu denen folgende Zahlwege gehören:

  • Zahlungen über die ePayment-Schnittstelle (gebucht unter der Zweigstelle WEB und Kennung WEB)

  • unbare Zahlungen mit der Option "ECash" aus dem Zahlfenster von BIBLIOTHECAnext (gebucht unter der Zweigstelle des Arbeitsplatzes, an dem die Buchung stattgefunden hat sowie der Mitarbeiterkennung, die diese Buchung durchgeführt hat),

  • SEPA-Lastschriften aus unserem Lastschriftmodul (erkennbar an der Gebührenart "Lastschrift")

  • Einnahmen aus Kassenautomaten und Selbstverbuchern mit Zahlfunktion, die über unsere SIP2-Schnittstelle direkt an BIBLIOTHECAnext angebunden sind (auch diese können über die Client-Einstellungen einer eindeutigen Zweigstelle und/oder Kennung zugeordnet werden, die dann für die Auswertung genutzt werden können).

In BIBLIOTHECAnext finden Sie unbare Zahlungen sowohl im Gebührenjournal des Lesers, als auch in der Kasse (als Teil der o.g. unbaren "ECash"-Einnahmen) sowie über die Ausleihe / Abschluss / Auswertung Zahlungen durch Auswahl der entsprechenden Zweigstelle und/oder Kennung.

 Tipp: Möchten Sie in den Auswertung Zahlungen konkret die ePayment-Zahlungen aus OPEN abfragen, rufen Sie diese über die Zweigstellenauswahl=WEB ab. Fügen Sie bei Bedarf das Kürzel WEB Ihrem Zweigstellenregister unter Einstellungen / Registerpflege / Werte hinzu. Nach Neustart des Hauptmoduls steht WEB im Zweigstellenregister für Abfragen zur Verfügung.

 Hinweis: Die Mitarbeiter-Kennung der unbaren Zahlungen aus der ePayment-Schnittstelle ist ebenfalls "WEB", sollte aber nicht zu Ihrer Kennungsverwaltung hinzugefügt werden, wenn es nicht zwingend für Ihre Auswertung benötigt wird. Grund: In Kennungen werden ausgeschiedene Mitarbeiter gelöscht und ihre Eintragungen in den verschiedenen Tabellen (wie Gebühren und Zahlungen) vom System automatisch anonymisiert. Wird dann versehentlich auch die Zweigstelle WEB gelöscht (weil dieser "Mitarbeiter" gerade keinem bekannt ist), können Ihre bis dato vorgenommenen ePayment-Zahlungen nicht mehr über WEB ausgewertet werden, weil die Kennung anonymisiert wurde. Wenn die WEB-Kennung dann nochmals hinzugefügt wird, sind die neuen Zahlungen ab da wieder per Kennung auswertbar. Die Zweigstelle WEB für die Auswertung zu verwenden ist also sicherer.

Weitere Informationen

Bei Transaktionen, die aus verschiedenen Gründen nicht erfolgreich sind, wird der Bezahler auf die ePay21 - PayPage zurückgeleitet. Dort bekommt die Transaktion wieder ihren initialen Status und der Bezahler hat nun die Möglichkeit, entweder nochmals den Zahlauftrag anzustoßen oder zurück nach OPEN in sein Konto zu navigieren.

Laut ePay21 kann es zu Situationen kommen, in denen die PayPage in solchen Fällen direkt zurück nach OPEN leitet. Über diese abgebrochenen Vorgänge erhält OPEN keine näheren Information vom Zahlanbieter, sprich OPEN selbst wird keine Meldung in der Form "Ihr Zahlungsauftrag konnte nicht entgegen genommen werden. Ihre Referenznummer lautet ..." erzeugen; es gelangt kein Eintrag in die Zahlaufträge über OPEN in BIBLIOTHECAnext, dass die Tranksaktion fehlerhaft war.

Die Konsequenz daraus ist, dass Zahlaufträge mit dem Status "failed" (siehe Ausleihe / Recherche / Zahlaufträge über OPEN) unter ePay21 äußerst selten sind.