Jahreabschluss St. Michaelsbund - BIBLIOTHECAnext ab V11.2

Medienzuordnung durchführen

Voraussetzung für diese Statistikfunktion ist die Zuordnung Ihrer Medien oder Exemplare über von Ihnen bereits definierte Mediengruppen, Medienkennzeichen oder Standorte zu den vom St. Michaelsbund vorgegebenen Kategorien.
Diese beginnen mit M.:

• M.AndereNB
• M.Digit
• M.KinderB
• M.Romane
• M.SachB
• M.Spiele
• M.Tontrg
• M.Video
• M.Virt
• M.Zeitschr

Sie können die Medienzuordnung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vornehmen, also auch schon vor dem Jahreswechsel. Die Medienzuordnung wird gespeichert und bleibt erhalten, sofern Sie keine Veränderungen vornehmen.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Medienzuordnung durchzuführen:

1. Wählen Sie im Statistikmodul den Menüpunkt DBS > Medienzuordnung. Das Fenster Festlegung DBS öffnet sich (siehe Abbildung).
2. Im Feld Statistik für ist das aktuelle Kalenderjahr voreingestellt. Eine Auswahl unter Zweigstelle benötigen Sie nur, wenn Sie eine zweigstellenbezogene Auswertung erstellen möchten.
   
   
    
3. Klicken Sie im Feld Festlegung für (1) auf den schwarzen Pfeil, und wählen Sie aus der Liste eine Kategorie aus. Bei Sachliteratur beispielsweise M.SachB (Statistik für Sankt Michaelsbund). Kategorien, bei denen an dieser Stelle nicht „St. Michaelsbund“ erscheint, sondern z. B. DBS oder Jahresmeldung, sind für die Jahresstatistik St. Michaelsbund nicht relevant und sollten in diesem Zusammenhang ignoriert werden.
4. Wählen Sie aus der Tabelle (2) für die Zuordnung Ihrer Medien ein Feld aus, das Sie für die Definition (5) verwenden möchten. Entscheiden Sie dabei zuerst, ob Sie eine Auswertung über den Medien- oder den Exemplarsatz vornehmen möchten, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Wir empfehlen eine Auswertung über den Exemplarsatz, damit alle Mehrfachexemplare für die Statistik ausgewertet werden.

    Tipp: Sie können sich die Suche erleichtern, indem Sie die Feldnamen durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift Felder nach Zahlen und dann alphabetisch sortieren. Häufig genutzt werden die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen, Systematik oder Standort.

5. Wählen Sie unter den rechts neben der Felderauswahl stehenden Operatoren (3) den Operator = und geben Sie in dem Feld Wert (4) den Wert ein, den Sie zuordnen möchten.

    Hinweise: Beachten Sie, dass Kürzel verwendet werden müssen, wenn im Register Kürzel vorhanden sind, z. B. bei der Mediengruppe. Wenn Sie die von Ihnen verwendeten Kürzel oder Bezeichnungen nachprüfen wollen, wählen Sie im Einstellungsmodul Registerpflege > Werte und das entsprechende Register wie MedienGrp (Mediengruppe) oder MEKZ (Medienkennzeichen). Die Groß- und Kleinschreibung ist zu berücksichtigen.
   
   Möchten Sie einer Kategorie mehrere Werte zuordnen, die mit den gleichen Buchstaben beginnen und daher mit % trunkiert werden können, wählen in dem Fall bei den Operatoren (3) Ähnlich und geben bei Wert den entsprechend trunkierten Wert ein.
   Im blauen Feld Definition (5) sehen Sie die Definition Ihrer Zuordnung, die Sie durch Anklicken des nach unten gerichteten Pfeils in das weiße Editierfeld (6) übernehmen.
   
   Mit der Schaltfläche Syntax testen können Sie überprüfen, ob die Festlegung formal korrekt ist.
   Möchten Sie einer Kategorie mehrere Werte zuordnen, die nicht durch Trunkierung zusammengefasst werden können, wählen Sie oberhalb des Feldes mit den Operatoren (3) die Schaltfläche Und oder Oder. Im weißen Editierfeld (6) erscheint AND oder OR. Nehmen Sie anschließend wie beschrieben eine weitere Zuordnung vor.

6. Speichern Sie die Zuordnung mit der Schaltfläche Übernehmen.

7. Bestätigen Sie die Meldung „Die Definition wurde übernommen“ mit OK.

8. Sie können weitere Festlegungen für andere Kategorien vornehmen oder das Fenster durch Beenden verlassen.

Medienzuordnung nachträglich ändern

Um eine Festlegung nachträglich zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie im Statistikmodul über DBS > Medienzuordnung das Fenster für die Festlegung auf.
2. Wählen Sie im Feld Festlegung für (1) die zu verändernde Kategorie aus. Im Editierfeld (6) erscheint die von Ihnen bereits vorgenommene Zuordnung.
3. Wenn Sie eine bereits festgelegte Zuordnung ändern möchten, löschen Sie diese, indem Sie den Text markieren und die Entf-Taste drücken.
4. Nehmen Sie eine neue Festlegung für die Kategorie vor.

Statistik durchführen

Wählen Sie im Statistikmodul in der Menüleiste DBS > Statistik MB, um die Statistik aufzurufen. Damit werden die Zahlen für die Statistik ermittelt und ausgegeben. Beachten Sie, dass in BIBLIOTHECAnext nur ein Teil des Statistikformulars vom St. Michaelsbund abgebildet wird. Sie können diese Statistik beliebig oft aufrufen, z. B. um zu überprüfen, ob die Zuordnung korrekt funktioniert. Kern des Formulars sind die Spalten Medienart, Bestand und Entleihungen. Das Formular richtet seinen Fokus also auf Bestand und Entleihungen und den Besucherverkehr in Ihrer Bibliothek. Dem System bekannte Informationen werden automatisch in die entsprechenden Felder eingetragen. Übertragen Sie diese Zahlen in das offizielle Formular des St. Michaelsbundes.

 Tipp: Die Statistik und der Jahresabschluss sollten zum Jahreswechsel durchgeführt werden. Empfehlenswert ist, die eventuell vorhandene Schließzeit zwischen Weihnachten und Neujahr zu nutzen.

Wird die Statistik im alten Jahr (bis zum 31.12. 2025) erstellt, empfehlen wir, zuerst die St. Michaelsbundstatistik zu machen und danach den Jahresabschluss auszuführen.

Wird die Statistik erst im neuen Jahr (ab dem 01.01.2025) erstellt, empfehlen wir erst den Jahresabschluss und danach die Statistik machen.

Jahresstatistik abschließen

Im Einstellungsmodul unter Systempflege > Jahresabschluss finden Sie die Funktion Jahresstatistik abschließen. Diese Funktion bewirkt, dass die Ausleihzahlen für das neue Kalenderjahr (z. B. 2025) auf null gesetzt werden, indem die Ausleihen auf das Vorjahr (z. B.2025 ) umgebucht werden.

Hinweise: Wenn Sie statistische Auswertungen mit BIBLIOTHECAnext vornehmen, ist der Jahresabschluss zwingend erforderlich. Um die Aktualität zu gewährleisten, nehmen Sie den Jahresabschluss nach dem letzten Ausleihtag im alten Jahr und vor dem ersten Ausleihtag im neuen Jahr vor. Bevor Sie die Jahresstatistik abschließen, muss die Statistik für den St. Michaelsbund abgeschlossen sein.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Wenn Sie Jahresstatistik abschließen auswählen, erscheint die Sicherheitsabfrage „Wollen Sie die Statistikdaten wirklich umbuchen? Sie sollten zunächst die DB-Statistik ausführen!“.
2. Bestätigen Sie diese Abfrage mit Ja. Es erscheint das Fenster Jahresstatistik umbuchen.
3. Klicken Sie auf Starten. Beachten Sie unbedingt die Hinweise in diesem Fenster und in den dann folgenden Sicherheitsabfragen.
   Am Ende erscheint das Fenster „Setzen der Jahres-Werte für die Statistiken“ (siehe Abb.2). 
4. Setzen Sie hier alle Jahre um ein Jahr höher bzw. überschreiben Sie die Werte JAHR, VJAHR, VVJAHR, etc. Damit werden die Spaltenüberschriften in der Medienstatistik gesetzt.
   
   
    
5. Beenden Sie das Fenster danach mit OK. Die Spaltenüberschriften können auch nachträglich angepasst werden im Einstellungsmodul unter Konfiguration (SYS) > Direkteinstellung > Abschnitt: Statistik > Parameter SpaltenBezJahre . Wenn der Jahresabschluss beendet wurde, erscheint die Meldung: „Die Jahresstatistik wurde erfolgreich durchgeführt“.
6. Schließen Sie das Fenster über Klick auf das rote Schließkreuz oder auf die Schaltfläche Abbrechen.

Den erfolgreichen Jahresabschluss können Sie im Statistikmodul überprüfen, indem Sie die Medienstatistik aufrufen unter Medien> Medienstatistik > Weiter > Weiter > Weiter > OK. Die Spalte für 2025 zeigt überall die Anzahl 0. Beachten Sie, dass nach dem Jahresabschluss die neue Statistik für den St. Michaelsbund2025 erst nach dem Kalendarischen Jahreswechsel am 01.01.2025 angezeigt wird.

Makulierte Medien löschen

Wählen Sie im Einstellungsmodul Systempflege > Jahresabschluss > Makulierte Medien löschen, um diese Funktion aufzurufen.

Dieser Vorgang ist freiwillig und kann unabhängig vom Jahresabschluss, jedoch erst nach dem Erstellen der Jahresstatistik, durchgeführt werden.

Bei der Arbeit mit BIBLIOTHECAnext sollten ausgesonderte Exemplare nicht sofort gelöscht, sondern zunächst nur makuliert werden. Der Hintergrund ist, dass so die für diese Exemplare gespeicherten Ausleihdaten in der Statistik ausgewertet werden können. Die makulierten Medien können nach Abschluss der Jahresstatistik gelöscht werden.
Der Makulierungsvorgang wird im Katalog vorgenommen. Sie können dafür beispielsweise den Barcode-Änderungsmodus nutzen. Beim Makulieren erhält das Exemplar automatisch ein Abgangsdatum und den Exemplarstatus Makuliert.

Möchten Sie nach Erstellen der Jahresstatistik die als makuliert gekennzeichneten Exemplare/Medien aus Ihrer Datenbank endgültig entfernen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Im Einstellungsmodul unter Systempflege > Jahresabschluss den Menüpunkt Makulierte Medien löschen auswählen. Das Fenster Makulierte Medien löschen öffnet sich. Beachten Sie unbedingt die Hinweise in diesem Fenster. Für das Feld Datum wertet das System das im Exemplarsatz vorhandene Abgangs-/Makulierungsdatum aus.
2. Über die Schaltfläche Starten stoßen Sie den Löschvorgang an.

Erwerbungsbudgets kopieren

Wählen Sie im Einstellungsmodul Systempflege > Jahresabschluss > Erwerbungsbudgets kopieren, um diese Funktion aufzurufen.

Dieser Vorgang muss nicht im Zusammenhang mit der Jahresstatistik durchgeführt werden und ist generell nur relevant, wenn mit der Etatüberwachung im Erwerbungsmodul gearbeitet wird und die Eingabe von Budgetzahlen erleichtert werden soll.

Mit dieser Funktion können die Erwerbungsbudgets automatisch für die Etatüberwachung vom alten ins neue Jahr kopiert werden. Dies betrifft den Punkt Etat > Etatüberwachung in der Erwerbung. Mit einem Klick mit der rechten Maustaste in der Tabelle öffnet sich ein Kontextmenü und Sie können sich über den Punkt Budget anzeigen die Budgets für das laufende Jahr, das nächste Jahr und das Vorjahr anzeigen lassen.

Wenn Sie die Funktion unter Systempflege > Jahresabschluss >Erwerbungsbudgets kopieren starten, werden folgende Aktionen durchgeführt:

• Die Angaben aus der Spalte Budget Vorjahr werden gelöscht.
• Die Angaben aus der Spalte Budget laufendes Jahr werden in die Spalte Budget Vorjahr verschoben.
• Die Angaben aus der Spalte Budget nächstes Jahr werden in die Spalte Budget laufendes Jahr verschoben.

Das Kopieren der Erwerbungsbudgets ist vor allem dann sinnvoll, wenn alle Spalten bereits vorab ausgefüllt wurden, auch die Spalte Budget nächstes Jahr. Die Budgets für das nächste Jahr können aber auch später noch nachgetragen werden.

Bestellungen löschen

Wählen Sie im Einstellungsmodul Systempflege > Jahresabschluss > Bestellungen löschen, um diese Funktion aufzurufen.

Über diese Funktion können Sie alte Bestellsätze aus dem Erwerbungsmodul löschen. Dieser Vorgang ist nicht zwingend notwendig und steht ebenfalls in keinem Zusammenhang zur Jahresstatistik. Es werden nur diejenigen Bestellungen aufgelistet, bei denen alle unter einer Bestellnummer zusammengefassten Titel auf dem Bestellstatus Abgeschlossen stehen. Sind einzelne Titel einer Gesamtbestellung noch in einem anderen Erwerbungsstatus, beispielsweise storniert oder reklamiert, werden sie nicht für den Systemlauf zum Löschen von Bestellungen vorgesehen und nicht angezeigt.

Bei Bedarf können auch die Etatbuchungen zu den Bestellsätzen gelöscht werden. Dazu kann der Parameter EtatBuchungenLoeschen unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog genutzt werden.

Weitere Funktionen