DBS und Jahresabschluss - BIBLIOTHECAnext ab V11.2

Medienzuordnung durchführen

Voraussetzung für die Nutzung der DBS-Funktion ist die Zuordnung Ihrer Medien oder Exemplare über von Ihnen in BIBLIOTHECAnext definierte Mediengruppen, Medienkennzeichen oder Standorte zu den von der Deutschen Bibliotheksstatistik vorgegebenen Kategorien. Es besteht auch die Möglichkeit, einer Kategorie mehrere Mediengruppen zuzuordnen.

Beispiel: Es wird in der Statistik die Kategorie Sachliteratur abgefragt. In einer Bücherei, in der Sachbücher die Mediengruppe SAC haben, wird der Kategorie Sachliteratur die Mediengruppe SAC zugeordnet.

Sie können die Medienzuordnung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vornehmen, also auch schon vor dem Jahreswechsel. Die Medienzuordnung wird gespeichert und bleibt erhalten, sofern Sie keine Veränderung vornehmen.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Medienzuordnung durchzuführen:

1. Wählen Sie im Statistikmodul DBS >Medienzuordnung. Das Fenster Festlegung DBS öffnet sich.
   Im Feld Statistik für ist das aktuelle Kalenderjahr voreingestellt. Eine Auswahl unter Zweigstelle benötigen Sie nur, wenn Sie eine zweigstellenbezogene DBS erstellen möchten.
   
   

 Achtung: Bitte ändern Sie außer Zugangsnummer und Fernleihbestellnr. keine anderen Nummern, da dies zu Fehlern im Programm führen kann. 

2. Klicken Sie im Feld Festlegung für (1) auf den schwarzen Pfeil.
3. Wählen Sie aus der Liste eine DBS-Kategorie aus. Bei Sachliteratur beispielsweise Sachliteratur (DBS und Jahresmeldung).
   Kategorien, bei denen unterhalb in blauer Schrift nicht Deutsche Bibliotheksstatistik oder DBS erscheint, sondern z. B. nur St. Michaelsbund oder Jahresmeldung, sind für die Deutsche Bibliotheksstatistik nicht relevant und sollten in diesem Zusammenhang ignoriert werden.
   
   Für die DBS 2025 gelten derzeit die folgenden Kategorien:

• Belletristik
• Kinderbücher
• Magazin
• Non-Prints
• Sachliteratur
• Virtueller Bestand
• Zeitschriften

In der Auswahlliste Festlegung für finden Sie außerdem noch DBS-Kategorien, die bis 2008 bzw. 2020 gültig waren. Auf alte DBS-Kategorien werden Sie unterhalb der Auswahlliste in blauer Schrift ebenfalls hingewiesen (siehe Abbildung 2). Im aktuellen DBS-Bogen spielen diese Kategorien keine Rolle mehr.
Sie bleiben in BIBLIOTHECAnext erhalten, damit Sie die dort festgelegte Zuordnung auf die neuen Kategorien übertragen können.

Beachten Sie, dass ein automatischer Übertrag von der alten auf die neue Kategorie nicht erfolgt und deshalb manuell übertragen werden muss.

3. Wählen Sie aus der Tabelle für die Zuordnung Ihrer Medien (2) ein Feld aus, das Sie für die Definition verwenden möchten. Entscheiden Sie dabei zuerst, ob Sie eine Auswertung über den Medien- oder den Exemplarsatz vornehmen möchten, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche Medien oder Exemplar klicken. Wir empfehlen eine Auswertung über den Exemplarsatz, damit alle Mehrfachexemplare für die Statistik ausgewertet werden.

    Tipp: Sie können sich die Suche erleichtern, indem Sie die Feldnamen durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift Felder nach Zahlen und dann alphabetisch sortieren. Häufig genutzt werden die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen, Systematik oder Standort.

4. Wählen Sie unter den rechts neben der Felderauswahl stehenden Operatoren (3) den Operator = und geben Sie im Feld Wert (4) den Wert ein, den Sie zuordnen möchten.

    Hinweise: Beachten Sie, dass Kürzel verwendet werden müssen, wenn im Register Kürzel vorhanden sind, z. B. bei der Mediengruppe. Wenn Sie die von Ihnen verwendeten Kürzel oder Bezeichnungen nachprüfen wollen, wählen Sie im Einstellungsmodul Registerpflege > Werte und das entsprechende Register wie MedienGrp (Mediengruppe) oder MEKZ (Medienkennzeichen). Die Groß- und Kleinschreibung ist zu berücksichtigen.
   Möchten Sie einer DBS-Kategorie mehrere Werte zuordnen, die mit den gleichen Buchstaben beginnen und daher mit % trunkiert werden können, wählen Sie bei den Operatoren (3) Ähnlich und geben bei Wert den entsprechend trunkierten Wert ein.
   Im blauen Feld Definition (5) sehen Sie die Definition Ihrer Zuordnung, die Sie durch Anklicken des nach unten gerichteten Pfeils in das weiße Editierfeld (6) übernehmen.
   Mit der Schaltfläche Syntax testen können Sie überprüfen, ob die Festlegung formal korrekt ist.
   Möchten Sie einer DBS-Kategorie mehrere Werte zuordnen, die nicht durch Trunkierung zusammengefasst werden können, wählen Sie oberhalb des Feldes mit den Operatoren (3) die Schaltfläche Und oder Oder. Im weißen Editierfeld (6) erscheint AND oder OR. Nehmen Sie anschließend wie beschrieben eine weitere Zuordnung vor.

5. Speichern Sie die Zuordnung mit der Schaltfläche Übernehmen.

6. Bestätigen Sie die Meldung „Die Definition wurde übernommen“ mit OK. Sie können weitere Festlegungen für andere Kategorien vornehmen oder das Fenster durch Beenden verlassen.

Beachten Sie, dass alle in den Beispielen verwendeten Kürzel und Werte von den von Ihnen verwendeten Kürzeln und Werten abweichen können.

Medienzuordnung nachträglich ändern

Um eine Festlegung nachträglich zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie im Statistikmodul über DBS > Medienzuordnung das Fenster für die Festlegung auf.
2. Wählen Sie im Feld Festlegung für (1) die zu verändernde Kategorie aus. Im Editierfeld (6) erscheint die von Ihnen bereits vorgenommene Zuordnung.
   Wenn Sie eine bereits festgelegte Zuordnung ändern möchten, löschen Sie diese, indem Sie den Text markieren und die Entf-Taste drücken.
3. Nehmen Sie eine neue Festlegung für die Kategorie vor.

Statistik durchführen

Wählen Sie im Statistikmodul in der Menüleiste DBS > Statistik, um die Funktion zur Ermittlung der DB-Statistik aufzurufen. In dieser Funktion werden die Zahlen für die Statistik ermittelt und im Formular für die Deutsche Bibliotheksstatistik ausgegeben. Sie können dieses Formular beliebig oft aufrufen, z. B. um zu testen, ob die Zuordnung korrekt funktioniert.

Das Formular zur Statistik zeigt alle wesentlichen Felder zu Medienbestand und Ausleihzahlen, die in den Erfassungsbogen eingetragen werden müssen. Dem System bekannte Informationen werden dabei automatisch in die farbigen Felder eingetragen. In den weißen Feldern können Sie selbst Eintragungen vornehmen.

Sie haben folgende Optionen:

• Der Bogen kann durch Anklicken der Schaltfläche mit dem Druckersymbol ausgedruckt werden.
• Über die Schaltfläche CSV-File wird automatisch die CSV-Datei StatistikDBS0.CSV erstellt. Diese Datei wird im Protokollpfad gespeichert. Den Protokollpfad können Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Allgemeines ermitteln.

Im Statistikmodul haben Sie außerdem in der Menüleiste noch folgende Statistiken zur Auswahl:

• Statistik MB: Statistikbogen für die Jahresstatistik des St. Michaelsbundes. Hierfür müssen in der Medienzuordnung unter Festlegung für die Werte, welche mit M. beginnen, ausgefüllt werden.
• Statistik WB: Statistikbogen für wissenschaftliche Bibliotheken. Hierfür müssen in der Medienzuordnung unter Festlegung für die Werte, welche mit W. beginnen, ausgefüllt werden.
• Jahresmeldung: Jahresmeldung für Österreich durchführen.

Für diese Statistiken ist das Erstellen eines CSV-Files nicht möglich.

 Tipp: Die Statistik und der Jahresabschluss sollten zum Jahreswechsel durchgeführt werden. Empfehlenswert ist, die eventuell vorhandene Schließzeit zwischen Weihnachten und Neujahr zu nutzen. Erstellen Sie die DBS am besten noch im alten Jahr und danach den Jahresabschluss bis zum 31.12.2021. Beim Erstellen der Jahresstatistik erst im neuen Jahr ab dem 01.01.2022 beachten Sie bitte, dass wir in diesem Fall ein geändertes Vorgehen empfehlen: Machen Sie in dem Fall erst den Jahresabschluss (möglichst bis zum 31.12.2021), bevor Sie die Jahresstatistik im neuen Jahr ab dem 01.01.2022 erstellen.

Jahresstatistik abschließen

Wählen Sie im Einstellungsmodul Systempflege > Jahresabschluss >Jahresstatistik abschließen, um diese Funktion aufzurufen. Diese Funktion bewirkt, dass die Ausleihzahlen für das neue Kalenderjahr (z. B. 2025 auf null gesetzt werden, indem die Ausleihen auf das Vorjahr (z. B. 2025) umgebucht werden.

Wenn Sie Jahresstatistik abschließen auswählen, erscheint die Sicherheitsabfrage „Wollen Sie die Statistikdaten wirklich umbuchen? Sie sollten zunächst die DB-Statistik ausführen!“.

1. Bestätigen Sie diese Abfrage mit Ja, sofern Sie die DBS durchgeführt bzw. geprüft haben. Es erscheint das Fenster Jahresstatistik umbuchen.
2. Klicken Sie auf Starten. Beachten Sie unbedingt die Hinweise in diesem Fenster und in den dann folgenden Sicherheitsabfragen.
   Am Ende erscheint das Fenster „Setzen der Jahres-Werte für die Statistiken“.
3. Setzen Sie hier alle Jahre um ein Jahr höher bzw. überschreiben Sie die Werte JAHR, VJAHR, VVJAHR, etc. Damit werden die Spaltenüberschriften in der Medienstatistik gesetzt.
   
   

5. Beenden Sie das Fenster danach mit OK. Die Spaltenüberschriften können auch nachträglich angepasst werden im Einstellungsmodul unter Konfiguration (SYS) > Direkteinstellung >Abschnitt: Statistik > Parameter SpaltenBezJahre .
   Wenn der Jahresabschluss beendet wurde, erscheint die Meldung: „Die Jahresstatistik wurde erfolgreich durchgeführt.“. 
6. Schließen Sie das Fenster über Klick auf das rote Schließkreuz oder auf die Schaltfläche Abbrechen.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Den erfolgreichen Jahresabschluss können Sie im Statistikmodul überprüfen, indem Sie die Medienstatistik aufrufen unter Medien > Medienstatistik > Weiter > Weiter > Weiter > OK. Die Spalte für 2025 zeigt überall die Anzahl 0. Beachten Sie, dass die DBS-Statistik nach dem Jahresabschluss bis zum Kalendarischen Jahreswechsel am 31.12. 2025 die Jahreszahlen versetzt anzeigt.

 Hinweis: Führen Sie den Jahresabschluss während einer größeren Pause oder am Abend durch, da er einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Während des Vorgangs sollte niemand in BIBLIOTHECAnext arbeiten.

Makulierte Medien löschen

Wählen Sie im Einstellungsmodul Systempflege > Jahresabschluss > Makulierte Medien löschen, um diese Funktion aufzurufen.

Dieser Vorgang ist nicht unbedingt unmittelbar mit dem Jahresabschluss notwendig und kann unabhängig vom Jahreswechsel, jedoch erst nach dem Erstellen der Jahresstatistik, durchgeführt werden.

Bei der Arbeit mit BIBLIOTHECAnext sollten ausgesonderte Exemplare nicht sofort gelöscht, sondern zunächst nur makuliert werden. Der Hintergrund ist, dass so die für diese Exemplare gespeicherten Ausleihdaten in der Statistik ausgewertet werden können. Die makulierten Medien können nach Abschluss der Jahresstatistik gelöscht werden. Der Makulierungsvorgang wird im Katalog vorgenommen. Sie können dafür beispielsweise den Barcode-Änderungsmodus nutzen. Beim Makulieren erhält das Exemplar automatisch ein Abgangsdatum und den Exemplarstatus Makuliert.

Möchten Sie nach Erstellen der Jahresstatistik die als makuliert gekennzeichneten Exemplare/Medien aus Ihrer Datenbank endgültig entfernen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Im Einstellungsmodul unter Systempflege > Jahresabschluss den Menüpunkt Makulierte Medien löschen auswählen. Das Fenster Makulierte Medien löschen öffnet sich. Beachten Sie unbedingt die Hinweise in diesem Fenster. Für das Feld Datum wertet das System das im Exemplarsatz vorhandene Abgangs-/Makulierungsdatum aus.
2. Über die Schaltfläche Starten stoßen Sie den Löschvorgang an.

Erwerbungsbudgets kopieren

Wählen Sie im Einstellungsmodul Systempflege >Jahresabschluss >Erwerbungsbudgets kopieren, um diese Funktion aufzurufen.

Dieser Vorgang muss nicht im Zusammenhang mit der Jahresstatistik durchgeführt werden und ist generell nur relevant, wenn mit der Etatüberwachung im Erwerbungsmodul gearbeitet wird und die Eingabe von Budgetzahlen erleichtert werden soll.

Mit dieser Funktion können die Erwerbungsbudgets automatisch für die Etatüberwachung vom alten ins neue Jahr kopiert werden. Dies betrifft den Punkt  Etat > Etatüberwachung in der Erwerbung. Mit einem Klick mit der rechten Maustaste in der Tabelle öffnet sich ein Kontextmenü und Sie können sich über den Punkt Budget anzeigen die Budgets für das laufende Jahr, das nächste Jahr und das Vorjahr anzeigen lassen.

Wenn Sie die Funktion unter Systempflege > Jahresabschluss > Erwerbungsbudgets kopieren starten, werden folgende Aktionen durchgeführt:

• Die Angaben aus der Spalte Budget Vorjahr werden gelöscht.
• Die Angaben aus der Spalte Budget laufendes Jahr werden in die Spalte Budget Vorjahr verschoben.
• Die Angaben aus der Spalte Budget nächstes Jahr werden in die Spalte Budget laufendes Jahr verschoben.

Das Kopieren der Erwerbungsbudgets ist nur dann sinnvoll, wenn alle Spalten bereits vorab ausgefüllt wurden, auch die Spalte Budget nächstes Jahr. Die Budgets für das nächste Jahr können aber auch später noch nachgetragen werden.

Bestellungen löschen

Wählen Sie im Einstellungsmodul Systempflege >Jahresabschluss > Bestellungen löschen, um diese Funktion aufzurufen.

Über diese Funktion können Sie alte Bestellsätze aus dem Erwerbungsmodul löschen. Dieser Vorgang ist nicht zwingend notwendig und steht ebenfalls in keinem Zusammenhang zur Erstellung der Jahresstatistik. Es werden nur diejenigen Bestellungen aufgelistet, bei denen alle unter einer Bestellnummer zusammengefassten Titel auf dem Bestellstatus Abgeschlossen stehen. Sind einzelne Titel einer Gesamtbestellung noch in einem anderen Erwerbungsstatus, storniert oder reklamiert, werden sie nicht für den Systemlauf zum Löschen von Bestellungen vorgesehen und nicht angezeigt.

Bei Bedarf können auch die Etatbuchungen zu den Bestellsätzen gelöscht werden. Dazu kann der Parameter EtatBuchungenLoeschen unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog genutzt werden.

Weitere Funktionen