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Vorlagen erstellen/anpassen

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So können Sie Vorlagen erstellen/anpassen

Bevor Sie mit der Medienerfassung beginnen, stehen Ihnen verschiedene Vorlagen zur Auswahl. Diese Vorlagen enthalten vordefinierte Feldgruppen und Felder, die darauf ausgelegt sind, unterschiedliche Katalogisierungsanforderungen abzudecken. Sie können auch eigene Vorlagen erstellen, die spezifische Felder und Einträge enthalten. Bei einer großen Anzahl von Vorlagen können Sie über die Suchleiste gezielt nach einer bestimmten Vorlage suchen. Die Anzahl der hinterlegten Vorlagen wird in Klammern im aufklappbaren Bereich angezeigt. Falls keine Öffentliche Vorlagen oder Persönlichen Vorlagen vorhanden sind, wird das entsprechende Bereich nicht angezeigt. Erst nach der Erstellung einer solchen Vorlage wird der Bereich sichtbar.

Über die Schaltflächen +Vorlage, Kopieren, Übernehmen, Bearbeiten, Löschen und  Schließen können Sie Vorlagen erstellen, bearbeiten und löschen.

Es gibt drei Arten von Vorlagen:

  • Öffentliche Vorlagen: Können von allen Mitarbeiter*innen genutzt und angepasst werden.

  • Persönliche Vorlagen: Stehen nur der BIBLIOTHECA-Kennung zur Verfügung, die sie angelegt hat.

  • Systemvorlagen: Werden automatisch von BIBLIOTHECAnext bereitgestellt und können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Neue Vorlagen erstellen

Klicken Sie auf die Schaltfläche +Vorlage, um eine neue Vorlage zu erstellen. Zur weiteren Bearbeitung stehen Ihnen die Schaltflächen +Felder, Speichern und Schließen zur Verfügung.

Mit +Felder öffnen Sie die gesamte Feldauswahl, die in verschiedene Abschnitte unterteilt ist. Hier wählen Sie die Felder aus, die in der Vorlage enthalten sein sollen. Über die Suchleiste können Sie gezielt nach Feldern suchen. Durch Anklicken eines Feldes (z.B. ISBN, Geistiger Schöpfer oder Haupttitel) wird dieses Feld automatisch ausgewählt. Die Auswahl kann über Zurücksetzen wieder aufgehoben werden. Mit Abbrechen schließen Sie das Auswahlfenster und kehren zur vorherigen Ansicht zurück. Mit Hinzufügen wird die Auswahl in die Vorlage übernommen, wobei die Anzahl der Felder in Klammern angezeigt wird.

Änderungen bestätigen Sie mit Speichern. Sie können den Vorgang jederzeit über Schließen beenden und zur vorherigen Auswahl zurückkehren.

Das Feld Vorlagenname ist ein Pflichtfeld. Falls Sie keinen eigenen Namen vergeben, wird die Vorlage automatisch mit dem Namen „Neu“ und einer fortlaufenden Nummerierung versehen.

Die Optionen Persönlich und Öffentlich bestimmen die Sichtbarkeit der neuen Vorlage. Mit der Berechtigung Daten als Vorbelegung übernehmen werden ausgewählte Registerwerte und Texte als Vorbelegung gespeichert.

Felder, die mehrfach genutzt werden können, können ebenfalls über +Felder dauerhaft in die Vorlage eingefügt werden.

Vorlagen aus einer bestehenden Vorlage erstellen

  1. Wählen Sie eine bestehende Vorlage aus der Übersicht aus.
  2. Klicken Sie auf Kopieren.
  3. Geben Sie einen neuen Vorlagennamen ein.
  4. Wählen Sie die Sichtbarkeit.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Die neue Vorlage wird zur Auswahl hinzugefügt.

Vorlagen anpassen

Bestehende Vorlagen können jederzeit hinsichtlich des Namens, der Sichtbarkeit (Persönlich oder Öffentlich), der Vorbelegungen und der Feldauswahl angepasst werden.

  1. Wählen Sie eine Vorlage aus der Übersicht.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen in die Vorlage zu übernehmen.

Vorlagen löschen

Sie können öffentliche und persönliche Vorlagen markieren und über die Schaltfläche Löschen dauerhaft entfernen. Gelöschte Vorlagen können nicht wiederhergestellt werden.